Henkilöstöhallinnon muuttaminen digitoimalla asiakirjoja ja tiedostoja

Olipa kyse sitten sisäisesti luodusta sisällöstä tai asiakkailta, yhteistyökumppaneilta ja toimittajilta saaduista asiakirjoista ja tiedostoista, yritykset hukkuvat nykyään tietomereen, joka kasvaa päivä päivältä.

Paperipohjaisen HR:n kustannukset

Henkilöstöosaston on erityisesti hallittava ja valvottava suurta määrää ja erilaisia tietoja, jotka ovat usein erittäin luottamuksellisia. Henkilöstörekisterit, työsopimukset, palkkatiedot ja oppimisvaatimukset raapaisevat hädin tuskin pintaa, kun on kyse henkilöstöosaston hallinnoimien tietojen ja niihin liittyvien prosessien paljoudesta. Kuinka paljon aikaa HR-ammattilaiset käyttävät näiden tietojen etsimiseen ja hallintaan sen sijaan, että he keskittyisivät työntekijöiden palkkaus- ja koulutusprosessin hallintaan?

Paperin, kansioiden ja arkistokaappien kaaos

M-Files kyselyn, johon osallistui 100 brittiläistä päätöksentekijää yli 50 työntekijän yrityksistä, selvittääkseen, miten henkilöstöosastot selviävät näin valtavien tietomäärien hallinnasta.

HR-henkilöstö ei löydä tarvitsemiaan tietoja

Tutkimuksen tulosten mukaan monet eivät yksinkertaisesti selviydy tehokkaasti.

Kyselyyn vastanneista henkilöstöpäättäjistä 41 prosenttia tuhlaa yli 10 minuuttia päivässä etsiessään asiakirjoja ja tietoja, joita he tarvitsevat työnsä hoitamiseen. Näistä ihmisistä lähes puolet käyttää yli 20 minuuttia!

On selvää, että tämä on erittäin tehotonta ajankäyttöä, mutta mikä on syynä siihen, että aikaa kuluu hukkaan tiedon etsimiseen?

Henkilöstöosastot ovat edelleen paperin varassa

65 prosenttia haastatelluista myöntää, että henkilöstötietoja hallinnoidaan edelleen paperiasiakirjojen ja paperipohjaisten prosessien avulla ja että niitä säilytetään arkistokaapeissa. Itse asiassa HR-tietojen hallinnassa paperi on suosituin menetelmä, jota käytetään enemmän kuin mitään muuta lähestymistapaa tai ratkaisua! Ei ole yllättävää, että HR-osastoilla on suuria ongelmia tietojen löytämisessä, jakamisessa ja päivittämisessä.

Lisäksi 47 prosenttia käyttää tiedostoja ja kansioita verkkolevyillä. Kun 65 prosenttia vastaajista hallinnoi HR-tietoja useammassa kuin yhdessä paikassa, ei ole yllättävää, että tietojen löytäminen on entistäkin haastavampaa. Puhumattakaan riskistä, että päällekkäisiä tietoja tallennetaan useisiin eri järjestelmiin tai sijainteihin, mikä tekee haastavaksi varmistaa, että käytössä on uusin ja ajantasaisin versio.

HR-prosessien virtaviivaistaminen digitaalisten ratkaisujen avulla

Kysyimme vastaajilta myös tyypillisistä HR-prosesseista, jotka he kokivat kaikkein tehottomimmiksi. Kolme tärkeintä oli seuraavat:

• Työntekijöiden arvioinnit, palkkaus ja etuuksien hallinnointi
• Avoimien työpaikkojen julkaiseminen ja hakemusten hallinnointi
• Uusien työntekijöiden haastattelut ja perehdyttäminen

Koska paperia käytetään paljon, ei ole ihme, että henkilöstöosastot pitävät manuaalisia prosessejaan aikaa vievinä ja tehottomina. Digitalisoimalla nämä prosessit ja automatisoimalla manuaaliset toiminnot mahdollisimman pitkälle HR-osastot voivat vapauttaa valtavasti aikaa, jolloin ne voivat työskennellä tehokkaammin.

Tehokkuuden lisääminen digitalisoinnilla ja automatisoinnilla

80 prosenttia vastaajista myöntää käyttävänsä paperipohjaista prosessia sellaisten asiakirjojen osalta, jotka edellyttävät hyväksyntää allekirjoituksin (esimerkiksi työsopimukset ja tarjouskirjeet). Monien HR-ammattilaisten mielestä uusien työntekijöiden palkkaaminen ja palvelukseen ottaminen on tehoton prosessi, mutta ottamalla käyttöön sähköiset allekirjoitukset näitä prosesseja voitaisiin parantaa, virtaviivaistaa ja automatisoida huomattavasti. Tämä ei ainoastaan säästäisi aikaa, vaan parantaisi myös tarkastettavuutta ja vaatimustenmukaisuutta.

Parempi vaatimustenmukaisuus ja tarkastettavuus

Manuaalisten HR-prosessien ongelma korostui entisestään, kun kysyimme: "Mitkä ovat suurimmat haasteet roolissasi?".

Manuaalinen asiakirjojen käsittely oli suosituin vastaus, ja 44 prosenttia henkilöstöpäättäjistä totesi, että asiakirjojen tulostaminen, skannaaminen ja allekirjoittaminen käsin sekä asiakirjojen lähettäminen sähköpostitse ja tietojen siirtäminen eri paikkoihin oli erityisen haastavaa. Lisäksi 41 prosenttia haastatelluista kamppailee paperin ja arkistoinnin hallinnan kanssa.

Oletko valmis virtaviivaistamaan HR-prosessit ja siirtymään paperittomuuteen? Varaa ilmainen esittely tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään!