Haluaisiko organisaatiosi parantaa asiakirjojen ja tiedonhallintakäytäntöjään ja harkitseeko se ECM-järjestelmän (Enterprise Content Management) käyttöönottoa?

ECM-järjestelmän käyttöönotto voi olla tehokas ratkaisu sisältöongelmiin. Se voi kuitenkin saavuttaa täyden potentiaalinsa tehokkuuden lisäämisessä vain, jos organisaatio on tehnyt tehokkaasti pohjatyötä ennen käyttöönottoa. Tämä tarkoittaa sitä, että organisaatio tietää lähtökohdat ja halutun tilan, minkä lisäksi se omistaa riittävästi aikaa ja resursseja määrittelyyn, toteutukseen ja seurantaan.

Menestyksen perustan luominen: Käyttöönottoa edeltävä suunnittelu

Yrityksen sisällönhallintaprojektissa, kuten missä tahansa muussakin projektissa, on tärkeää asettaa perusodotukset ja ymmärtää, mitä organisaatio yrittää tehdä.

Liiketoiminnan tavoitteiden määrittely

Onnistuakseen organisaation on otettava kolme tärkeää askelta ECM-toteutusprojektin suunnittelun aloittamiseksi:

• Aseta selkeät liiketoimintatavoitteet
• Ymmärtää muutos ja mitä se merkitsee organisaatiolle ja sen työntekijöille.
• Ymmärtää riskit

Ilman näitä kolmea vaihetta on mahdotonta suunnitella ja hallita hanketta tavalla, joka tukee liiketoimintaa ja sen keskeisiä prosesseja. Lisäksi tehokkuuden lisääminen ei väistämättä onnistu, koska uudet työskentelytavat eivät tue keskeisiä liiketoimintaprosesseja.

Inhimillisen tekijän ymmärtäminen & Change Management

Vaikka ECM-toteutusprojektiin sisältyy tyypillisesti uusia ohjelmistoja, jotka on otettava käyttöön, kyseessä EI ole IT-projekti. ECM-toteutushanke muuttaa ja sen pitäisi muuttaa liiketoimintaprosesseja, työnkulkuja ja ennen kaikkea työntekijöiden käyttäytymistä. Jos inhimilliseen puoleen ei kiinnitetä asianmukaista huomiota, osa tärkeimmistä tavoitteista epäonnistuu.

Mahdollisten riskien tunnistaminen ja lieventäminen

Voimme tarkastella hanketta viiden muutosvaiheen kautta. Ytimessä on uusi ECM-järjestelmä. Sen jälkeen tulevat asiakirjahallintakäytännöt ja se, miten ne muuttuvat uuden järjestelmän myötä. Seuraava painopistealue on tehokkuuden tuottaminen kehittämällä työnkulkuja. Nämä työnkulut tukevat liiketoimintaprosesseja ja muuttavat niiden hallintaa. Ja lopuksi tämän kaiken on muutettava työntekijöiden käyttäytymistä. Jos työntekijät eivät hyväksy uutta järjestelmää ja toimintatapoja, toivottu vaikutus kannattavuuteen jää saavuttamatta.

Oletko valmis vapauttamaan ECM:n koko potentiaalin? Varaa ilmainen demo tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään!