Tehosta digitaalista transformaatiota SaaSin avulla: Miksi IT:n ulkoistaminen on avainasemassa

Etätyön kehittyessä ja etukäteisajattelevien yritysten kasvavien vaatimusten myötä asiakirjojen digitalisoimiseksi ja työnkulkujen automatisoimiseksi ei pitäisi järkyttää ketään, että yhä useammat organisaatiot ulkoistavat digitaalisen muutoksen SaaS-palveluntarjoajille pysyäkseen ketterinä mullistuvassa maailmassa. Konica Minoltan teettämän tuoreen tutkimuksen mukaan juuri näin on tapahtumassa.

Keypoint Intelligencen ja Konica Minoltan toteuttaman Digital Transformation Survey -tutkimuksen mukaan yli puolet organisaatioista on ulkoistanut ainakin osan työnkuluistaan SaaS-toimittajille. Mikroyrityksille pyrkimys muutoksen aikaansaamiseen voi olla erityisen tuskallista, kun otetaan huomioon rajalliset resurssit, jolloin ulkoistamisesta tulee tarve - ei halu. Raportissa lisätään:

COVID-19-pandemia kiihdytti lukuisia digitaaliseen transformaatioon liittyviä suuntauksia ja aiheutti yrityksille valtavia paineita mukauttaa etätyöinfrastruktuureja ja digitalisoida työnkulkujaan. Tämä yhdessä yössä tapahtunut muutos on aiheuttanut oman osansa kipupisteistä erityisesti mikroyrityksissä ja pk-yrityksissä, jotka eivät ole tottuneet etätyöinfrastruktuuriin ja joilla on jo valmiiksi pulaa resursseista ja budjetista.

SaaS:n nousu: SaaSaaS: Ulkoistaminen ketteryyden ja tehokkuuden vuoksi

Ei ole yllättävää, että kyselyssä todettiin, että 34 prosenttia vastaajista oli eniten huolissaan tietoturvasta. "Äkillinen siirtyminen etätyöhön ja lisääntynyt riippuvuus digitaalisista puitteista sekä työntekijöiden ja yritysten infrastruktuuri- ja koulutuspuutteet mainittujen työnkulkujen käsittelyssä loivat ilmapiirin, jossa rikolliset voivat kukoistaa", kyselyn tekijät totesivat. Itse asiassa neljä vuotta sen jälkeen, kun yleinen tietosuoja-asetus (GDPR ) otettiin käyttöön vuonna 2018, yli neljännes suurista yrityksistä ja pienistä ja keskisuurista yrityksistä (pk-yritykset) totesi, että säännön noudattaminen on edelleen suuri haaste.

Turvallisuusnäkökohdat huomioitu: SaaS & tietosuoja

Työnkulkujen ulkoistamisen lisäksi yhä useammat yritykset ulkoistavat myös tietojen tallennuksen. COVID-19-pandemian jälkeen 72 prosenttia yrityksistä oli ottanut käyttöön jonkinlaisen pilviratkaisun. Erityisesti vastaajat sanoivat, että pilvipalvelumuutos oli yksi tärkeimmistä osa-alueista heidän infrastruktuuritarpeissaan seuraavilla aloilla:

• Yhteistyön hallinta - 78 prosenttia
• Prosessien hallinta - 76 prosenttia
• Tulostuksen hallinta - 69 prosenttia
• Sisällönhallinta - 65 prosenttia

Tutkimuksessa havaittiin myös, että monet yritykset ovat jäljessä joustavien asiakirjahallinta-alustojen ylläpidossa - 66 prosenttia vastaajista oli samaa mieltä väitteen "asiakirjojen varastointi ei ole vieläkään hyvin järjestetty" kanssa.

"Monet organisaatiot käyttävät työnkulussaan liian monia erilaisia alustoja, mikä luo runsaasti mahdollisuuksia siiloutumiseen ja tuottavuuden esteisiin", tutkimuksessa todetaan.

Näissä organisaatioissa asiakirjojen useita versioita voidaan usein tallentaa useille eri sisältöalustoille ja liiketoimintasovelluksiin, jolloin tiimin jäsenet joutuvat tuhlaamaan aikaa asiakirjojen etsimiseen, myöhästyvät määräajoista huolimattomien siirtojen vuoksi tai ottavat riskin siitä, että asiakkaan turvallisuusvaatimuksia ei noudateta. Asiakirjahallinta-alustat, jotka voidaan integroida saumattomasti SharePointin, Salesforcen, Google Workspace ja muiden sisältösovellusten kanssa, voivat ratkaista nämä ongelmat ja auttaa lisäämään tuottavuutta ja vähentämään riskejä.

M-Files: kumppanisi digitaalisessa muutoksessa

Tutkimuksen perushavainto on yksinkertainen: Kaikenkokoiset yritykset hyötyvät IT-palvelujen ulkoistamisesta. "Uskomme, että nykypäivän verkkotyöympäristön ekosysteemin kasvava monimutkaisuus ei ole poistumassa lähiaikoina, minkä vuoksi Keypoint Intelligence päättelee, että hallinnoitujen IT-palvelujen ulkoistaminen on yhä tärkeämpää lähitulevaisuudessa", Keypoint Intelligencen apulaisjohtaja Colin McMahon sanoo. Hän lisäsi:

"Näemme tässä uudessa, digitalisoituneessa maailmassa mahdollisuuksia kaikenkokoisille yrityksille, mutta erityisesti mikroyrityksille ja pienille ja keskisuurille yrityksille (pk-yrityksille), jotka voivat ratkaista henkilöstö- ja budjettivajeensa omaksumalla näkemyksen, että kaikkia prosesseja ei tarvitse hoitaa talon sisällä. Oikealla yhdistelmällä digitaalisten prosessien käyttöönottoa sekä tutkittujen ja huolellisten kumppanuuksien avulla yritykset voivat tehostaa digitaalista muutostaan ja asemoida itsensä kilpailukykyisemmiksi tulevaisuudessa."

Olaf Lorenz, Konica Minolta Business Solutions Europen kansainvälisen markkinointiosaston johtaja, on samaa mieltä. "Kaikenkokoisilla yrityksillä on vielä monia esteitä voitettavana matkalla kohti digitaalista muutosta", hän totesi.

On selvää, että yritykset, jotka tekevät yhteistyötä SaaS-palveluntarjoajien kanssa, jotka ovat todistetusti omistautuneet asiakkaille, joilla on alan tunnustettu kokemus ja tietohallinnon asiantuntemusta, voivat kokea räjähdysmäisen kasvun ROI:ssa.

"Tutkimuksemme osoittaa, että monet organisaatiot ovat havainneet ulkoistamisen tehokkaaksi keinoksi ratkaista digitaalisen transformaation puutteita omassa organisaatiossaan", Lorenz sanoo. "Ulkoinen palveluntarjoaja voi tukea yritystä nopeasti ja tehokkaasti IT-alan lisäosaamisella ja sopivilla IT-ratkaisuilla."

Oletko valmis vapauttamaan SaaSin voiman digitaaliseen muutokseen? Varaa ilmainen demo tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään!