Perinteiset digitaaliset arkistointijärjestelmät hallitsevat tietoja jäljittelemällä "vanhan koulukunnan" kansioita ja kaappeja, joita käytetään edelleen monissa paperipohjaisissa toimistoissa. Tämä lähestymistapa edellyttää, että työntekijät muistavat tai arvaavat, missä kohteita säilytetään. Oikeiden tietojen etsiminen on useimmille työntekijöille ja yrityksille aikaa vievää ja tuottavuutta heikentävää toimintaa.

Alan analyytikot ovat tutkineet kansiopohjaisen tallennuksen tehottomuutta. Gartner väittää, että ammattilaiset käyttävät keskimäärin 18 minuuttia asiakirjan etsimiseen. IDC laski yhteen näihin hakuihin tuhlatun ajan ja arvioi kustannusten olevan 19 732 dollaria tietotyöläistä kohden vuodessa.

Kansiottomia tallennustapoja kehitettiin alun perin vastauksena tarpeeseen löytää tehokkaampia vaihtoehtoja tietovarantojen hallintaan. Nykyään metatietopohjaiseen lähestymistapaan perustuvat asiakirjahallintaratkaisut tarjoavat lukemattomia etuja verrattuna hankaliin kansiopohjaisiin järjestelmiin ja järjestelmiin. Metatietojen avulla mitä tahansa asiakirjaa tai tieto-objektia voidaan intuitiivisesti luokitella ja hallita sen perusteella, mitä se on, eikä sen perusteella, missä se on tallennettu.

Metatiedon voima

Mitä on metatieto?

Metatieto, joka usein määritellään tietoa kuvaavaksi tiedoksi, on ollut olemassa jo tuhansia vuosia. Antiikin Kreikassa kirjastonhoitajat kiinnittivät merkintöjä kääröjen päihin, jotta oikea käärö löytyi ilman, että kääröä piti avata ja lukea käärö toisensa jälkeen. Nykyään metatiedot mahdollistavat digitaalisen sisällön järjestämisen ja tarkastelun sen perusteella, mitä se on, eikä sen perusteella, mihin se on tallennettu.

Miten metatiedot toimivat?

Nykyaikaisen asiakirjahallintaratkaisun ytimessä on tunniste (tai useita tunnisteita), joka tunnetaan myös nimellä attribuutti, joka liitetään asiakirjaan tai tieto-objektiin luontihetkellä. Luettelot voivat sitten käyttää tätä metatietoa kaikkien asiaankuuluvien tietojen nopeaan ja dynaamiseen hakemiseen. Asiakirjat tai mikä tahansa tietovaranto voidaan "löytää" monissa eri näkymissä tai hauissa ilman tietojen päällekkäisyyttä. Näkymä on yksinkertaisesti metatietojen dynaaminen tuote eikä niinkään staattinen paikka tai säiliö, joka itsessään luokittelee tiedot. Tuloksena on nopeampi pääsy juuri siihen sisältöön, jota käyttäjät etsivät.

Metatietopohjaisen asiakirjahallinnan edut

Nopeampi tiedonhaku

Monet alan analyytikot ja asiantuntijat ovat hyväksyneet tämän tulevaisuuteen suuntautuneen lähestymistavan tiedon tehokkaampaan järjestämiseen ja löytämiseen. Gartner mukaan "metatiedot avaavat tiedon arvon". Yrityksen Hype Cycle for Content Management, 2014 -julkaisussa analyytikkoyritys toteaa, että "arkistoarkkitehtuurit siirtyvät metatietokeskeiseen, virtuaaliseen näkymään perustuvaan lähestymistapaan... Jokaisella käyttäjällä on sisältöön liitettyä metatietoa, joka mahdollistaa kontekstisidonnaiset näkymät." He myös selittävät, että metatietoon perustuvat sisällönhallintaratkaisut "mahdollistavat suuremman joustavuuden ja kontekstisidonnaisen tiedon.". Haku-, metatieto- ja sääntömoottorit vetävät sisältöä monista paikoista ja sovelluksista."

Parannettu yhteistyö ja joustavuus

Tehokas metatiedon hallinta muuttaa dramaattisesti sitä, miten yritykset voivat käyttää tietoa. Valjastamalla metatiedon voiman organisaatiot voivat lisätä tehokkuutta. Metatiedon ja siitä johtuvien dynaamisten, intuitiivisten näkymien avulla vältetään aikaa vievät hakut kansioiden läpi ja myös parannetaan:

• Yhteistyö - Yrityksen laajuisia näkymiä voidaan ottaa käyttöön ja jakaa toimintojen ja osastojen kesken.
• Joustavuus - Näkymiä voidaan räätälöidä yksilöllisiin tai tiimin tarpeisiin.

Parannettu turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus

Sen lisäksi, että metatietokeskeiset asiakirjahallintaratkaisut säästävät aikaa ja lisäävät tehokkuutta, ne parantavat myös turvallisuutta. Metatiedon avulla pääsysäännöt voivat perustua asiakirjan luokkaan, työrooliin, sijaintiin tai lähes mihin tahansa muuhun yrityksen määrittelemään ominaisuuteen, toisin kuin kansiopohjaisissa ympäristöissä, joissa kunkin tiedoston käyttöoikeudet periytyvät kansiosta, jossa se sijaitsee.

Yksinkertaistettu eDiscovery ja säilyttäminen

eDiscovery ja säilyttämiskäytännöt - Sisältöä voidaan jäädyttää ja säilyttämiskäytäntöjä voidaan määrittää asiakirjan ominaisuuksien perusteella sen sijaan, että joudutaan lukitsemaan suuria kansiohierarkioita. Tämä parantaa vaatimustenmukaisuutta ja optimoi tietovarastoja.

Tiedostonhallinnan tulevaisuus: Metadata

Metatiedon hyödyt ulottuvat kunkin tietovarannon koko elinkaaren ajalle. Metatietoihin perustuvia sääntöjä voidaan ottaa käyttöön, jotta voidaan tehostaa replikointia ensisijaisten ja palautuspaikkojen välillä sekä hallita automaattisesti muiden kuin ajankohtaisten tietovarantojen pitkäaikaista arkistointia.

Metatiedot tarjoavat jännittävän mahdollisuuden säästää aikaa ja ottaa käyttöön älykkäämpi lähestymistapa tiedostojen hallintaan. Nykyaikaisen digitaalisen arkistointijärjestelmän huomattavasti tehokkaamman perustan kulmakivenä metatiedot auttavat organisaatioita lopettamaan sisällön kaaoksen ja ottamaan käyttöön käytäntöjä, jotka lisäävät tuottavuutta, turvallisuutta ja liiketoiminnan ketteryyttä.

Oletko valmis hylkäämään kansiot ja ottamaan asiakirjasi haltuun? Varaa ilmainen esittely tai aloita ilmainen kokeilujakso jo tänään!