Tämä artikkeli on yksi neliosaisesta sarjasta, jossa esitellään reaalimaailman käyttötapauksia tiedonhallintaratkaisuista, kuten M-Files. Tutustu kolmeen muuhun osaan täällä:

• Tietojen ja asiakirjojen jakaminen asiakkaiden kanssa
• Asiakirjojen reitittäminen ja allekirjoittaminen sähköisesti
• Sisäisten rikkomusten tunnistaminen

Neljä silmää -periaatteen periaate on pohjimmiltaan yksinkertainen: kahden eri henkilön on hyväksyttävä jokin toimenpide ennen kuin se voidaan toteuttaa. Olet varmasti kuullut vanhan sanonnan "kaksi päätä on parempi kuin yksi". Tämä on yksinkertaisesti sama käsite sovellettuna laajempaan yritysmaailmaan.

Four Eyes -periaatetta sovelletaan monilla eri toimialoilla. Esimerkiksi lakimiesammatissa monissa asiakirjoissa vaaditaan yhden allekirjoituksen sijasta kaksi allekirjoitusta. Vähittäiskaupassa voi olla vaatimuksena, että vähintään kaksi henkilöä purkaa kuorma-autoa tai varastoi hyllyjä samanaikaisesti, jotta loukkaantumis- tai varkausriskiä voitaisiin vähentää. Jopa joissakin tiedonhallintajärjestelmissä vaaditaan, että kahden henkilön on hyväksyttävä asiakirjojen päivitykset, ennen kuin muutokset siirretään tietoihin.

Siitä huolimatta, mitä todella yrität tehdä, on lisätä vastuullisuutta kaikkialla. Toinen henkilö saattaa huomata virheen tai muunlaisen ongelman asiakirjassa, jonka ensimmäinen henkilö ei huomannut.

Joissakin ympäristöissä tämä on tietysti helpommin sanottu kuin tehty - erityisesti silloin, kun tiedot ovat hajaantuneet moniin eri arkistoihin ja johtajilta saattaa puuttua perusnäkyvyys siitä, mitä tallennetaan minne, milloin ja miten. Jos et ole varma, missä asiakirjan viimeisin versio on, on vaikea saada yhtä henkilöä allekirjoittamaan tai tarkistamaan sitä - saati kahta.

Onneksi on olemassa ratkaisu, jonka avulla voit hyödyntää Four Eyes -periaatteen kaikkia etuja. Yksinkertainen työnkulkuprosessi tiedonhallintajärjestelmässä, kuten M-Files , voi tehdä tästä entistä helpompaa, mutta samalla yksinkertaista ja tehokasta.

Neljä silmää -periaate ja M-Files: taivaassa sovitettu yhteen.

Ajattele neljän silmän periaatetta asiantuntijapalveluyrityksessä, jossa kahden eri henkilön on tarkistettava sama asiakirja ennen kuin se päätyy asiakkaan käsiin. Tässä tapauksessa tämä protokolla tarjoaa laadunvalvontatason kaikille asiakastoimituksille - puhumattakaan tarkistuksista ja tasapainotuksista, joilla varmistetaan, että tärkeät asiat lähtevät ajoissa ulos ovesta.

Jos yritys on esimerkiksi viimeistellyt päivitetyn yhtiöveroilmoituksen asiakkaalle, on selvää, että vähintään kahden henkilön on tarkistettava se - sen laatineen kirjanpitäjän ja asiakkaan tilinhoitajan.

Kun käytössä on tiedonhallintaratkaisu, kuten M-Files, näiden kahden henkilön ei välttämättä tarvitse olla jatkuvasti yhteydessä toisiinsa, koska järjestelmä on suunniteltu käsittelemään prosessin kaikki vaiheet. Heti kun yritysveroilmoitus on valmis, tiedot osoitetaan automaattisesti työnkulkuun, joka ilmoittaa siitä välittömästi tarkastaville osapuolille. Tämä tapahtuu riippumatta siitä, missä tiedot on tallennettu tai missä tietovarastossa ne ovat. M-Files yhdistää erilaiset tietovarastot ja luo yhden ainoan tietolähteen koko yrityksen tiedoille.

Tässä vaiheessa kaikki yhteistyökumppanit voivat laatia asiakirjan yhdessä ja lisätä muistiinpanoja lisämuutoksia varten. Vasta kun kaikki keskeiset sidosryhmät ovat virallisesti hyväksyneet kaiken, asiakirja hyväksytään asiakkaan toimitettavaksi. Näin varmistetaan, että asiakkaalle toimitetaan vain paras mahdollinen versio asiakirjasta, mikä parantaa asiakkaan kokemusta ja estää tarpeettomat viivästykset.

Menemättä liian pitkälle, nelisilmäiset hyväksyntätyönkulut voidaan konfiguroida yrityksen haluamalla tavalla.

Peräkkäinen, peräkkäinen hyväksyntä. Yksi tällainen kokoonpano on peräkkäinen hyväksyntätyönkulku, jossa asiakirja siirtyy ensimmäiselle hyväksyjälle ja sen jälkeen toiselle.

Samanaikainen, rinnakkainen hyväksyntä. Toisessa vaihtoehdossa tarkastelu ja hyväksyntä suoritetaan samanaikaisesti, ja kun molemmat ovat saaneet tarkastelunsa päätökseen, asiakirjaprosessi on valmis.

Konfigurointi on täysin käyttäjän päätettävissä. Joka tapauksessa tämäntyyppinen työnkulun automatisointi on erinomainen tapa luoda neuvoa-antavista tuotoksista kirjausketju, jonka avulla voidaan seurata, kuka teki mitäkin muutoksia, milloin ja miksi. Jos jokin asiakirjaan liittyvä asia tulee tulevaisuudessa kyseenalaiseksi, voit aina nähdä, kuka teki mitäkin tarkistuksia, ja saada selville, mitkä olivat heidän perustelunsa. Tämä ei ole hyödyllistä vain asiakirjojen yleisen tilan seurannassa niiden kulkiessa liiketoimintasi läpi - se on myös ehdottoman tärkeää vaatimustenmukaisuuden ja jopa oikeudellisten syiden vuoksi.

Yleisesti ottaen organisaatioilla, joilla on yleensä vaikeuksia toteuttaa Four Eyes -periaatetta menestyksekkäästi, on vaikeuksia, koska ne eivät alun perin hallitse tietojaan. Niillä ei yleensä ole tapaa seurata käytössä olevien asiakirjojen edistymistä, mikä johtaa tilanteeseen, jossa kaksi eri henkilöä saattaa työskennellä asiakirjan eri versioiden pohjalta - mikä aiheuttaa tarpeettomia virheitä matkan varrella.

Oikeanlainen tiedonhallintajärjestelmä, kuten M-Files, on sitä vastoin suunniteltu estämään tällaiset tilanteet. M-Files voi auttaa purkamaan nämä tietosiilot, jotta viestintä ja yhteistyö ovat helpompia kuin koskaan ennen. Tämä puolestaan luo kaikkein tärkeimmän hyödyn: tilanteen, jossa Four Eyes -periaate toteutuu nopeasti ja saumattomasti.