Kuinka Microsoft ja M-Files sisällönhallintaa

Kuinka Microsoft ja M-Files yhdessä sisällönhallinnan

Microsoftin Ian Story ja M-Files Antti Nivala M-Files , kuinka heidän yhteistyönsä tavoitteena on tarjota käyttäjille parasta mahdollista sisällönhallintaa

Vuosien ajan Microsoftin ja asiakirjanhallinta-alustan tarjoajan M-Files johtajat M-Files alan tapahtumissa, usein kilpailijoina. Nykyään tilanne on muuttunut. Yritykset ovat nyt kumppaneita, jotka kehittävät yhdessä integroituja ratkaisuja auttaakseen yrityksiä toimimaan entistä tuottavammin ja turvallisemmin.

”Kaikki ne vuodet, jolloin tapasimme erilaisissa tilaisuuksissa, olimme kilpailevia osapuolia”, muistelee Ian Story, Microsoftin OneDrive- ja SharePoint-tuotteiden pääarkkitehti. ”On hienoa, että voimme nyt istua tässä kumppaneina.”

M-Files perustajalle ja toimitusjohtajalle Antti Nivalalle tämä kumppanuus on linjassa sen alkuperäisen vision kanssa, joka hänellä oli M-Files perustettaessa.

”Alusta asti keskeisenä ajatuksenani oli tarjota loppukäyttäjille paras mahdollinen käyttökokemus”, hän selittää. ”Suurin osa asiakkaistamme käyttää Microsoftin työkaluja digitaalisena työympäristönään. Siksi minulle on ollut tärkeää varmistaa, että M-Files Office-työkaluihin, Windows-käyttöjärjestelmään ja nykyään myös pilvipohjaiseen Microsoft 365:een.”

Tämä integrointi on noussut uudelle tasolle, sillä M-Files käyttäjät M-Files laatia ja muokata asiakirjoja yhdessä samanaikaisesti Microsoft 365:n työpöytäsovelluksissa, samalla kun M-Files järjestää tietoja, ohjaa liiketoimintaprosesseja sekä automatisoi tietoturvan ja säännösten noudattamisen.

”Yhteistyö on erittäin tärkeää M-Files ”, Nivala toteaa.M-Files asiakkaita parhaiten silloin, kun se ei ole pelkästään tietojärjestelmä, vaan myös työjärjestelmä. Säännösten noudattaminen hoituu automaattisesti. Voit keskittyä työhön, kun kaikki muu hoituu taustalla.”

Story lisää: ”Se tarjoaa 100-prosenttisesti kaikki Microsoft 365:n alkuperäiset yhteistyöominaisuudet – kommentit, maininnat, läsnäolotiedot ja Copilot käytön Copilot eikä vain osittaista toiminnallisuutta.”

Näiden ominaisuuksien taustalla on Sharepoint Embedded, puhtaasti sovellusliittymäpohjainen ratkaisu, jonka avulla sovelluskehittäjät voivat hyödyntää Microsoft 365:n tiedosto- ja asiakirjojen tallennusominaisuuksia.

”Ratkaisu hyödyntää SharePointin ydintallennustekniikkaa, vaatimustenmukaisuus- ja tietoturvaominaisuuksia, mutta ei sen käyttöliittymää”, Story sanoo. ”Käyttäjät toimivat yksinomaan M-Fileskäyttöliittymän kautta. Siinä yhdistyvät molempien järjestelmien parhaat puolet.”

Yhteiskirjoittaminen on alku Nivalan ja Storyn suunnittelemalle paljon syvemmälle menevälle yhteistyölle, ja yritysten jo tekemä kehitystyö avaa uusia innovaatioväyliä.

M-Files Microsoft 365 on nyt integroitu tiiviisti toisiinsa, ja käytännössä sisältö tallennetaan Microsoft 365:n tallennustilaan”, Nivala sanoo. ”Tämä avaa lukuisia mahdollisuuksia. M-Files sopivia käyttötapauksia on valtavasti M-Files yksinkertaisesta synkronoinnista ja jakamisesta aina edistyneeseen asiakirjojen hallintaan. Kumppanuus on todella järkevä ratkaisu.”

Nivalan mukaan uuden kumppanuuden todellinen arvo Microsoftin asiakkaille piilee M-Files kontekstuaalisissa tiedoissa.

”Integroimme järjestelmämme liiketoimintajärjestelmiin, kuten SAP Salesforceen, ja käytämme näitä liiketoimintaobjekteja asiakirjojen taustatietona”, hän sanoo. ”Kyse ei ole pelkästään asiakirjojen hallinnasta. Asiakastiedoista laitos- ja laitetietoihin – kaikki nämä tiedot voidaan yhdistää metatietojen avulla Microsoft 365:n sisällä. Tämä on varsin ainutlaatuista M-Files.”

M-Files voivat nyt hyödyntää SharePointin ominaisuuksia M-Files kautta.

Tekoäly avaa Microsoftille ja M-Files uusia mahdollisuuksia.
”Se, että Copilot pääsee Copilot käsiksi sisältöön, on jännittävä mahdollisuus”, Nivala sanoo. ”Kun M-Files liiketoimintakonteksti ja asiakirjat tuodaan Copilot M-Files yhdessä Microsoft Graphin kanssa, päästään todella oikeaan lopputulokseen riippumatta siitä, mitä käyttäjä tarvitsee.”
Story ennakoi myös, että yritykset alkavat kehittää yhdessä erikoistuneita tekoälyagentteja.

”Voin kuvitella tulevaisuuden sovelluksia verotuksen ja kirjanpidon, tekniikan tai biotieteiden aloilla”, hän sanoo. ”Kun M-Files liiketoimintakohteiden konteksti M-Files Microsoft Teamsin yhteistyötietoihin M-Files sähköpostitietoihin Microsoft Graphissa, tuloksena on todella tehokas yhdistelmä.”
Turvallisuus ja säännösten noudattaminen pysyvät yhteistyön keskeisenä painopisteenä.

"Hyvin käytännönläheinen esimerkki ovat herkkyysmerkinnät", Nivala sanoo. "Nyt integraation ansiosta voimme luoda herkkyysmerkintöjä automaattisesti metatietojen avulla. Jos asiakirja liittyy luottamukselliseen projektiin, metatiedot voivat käynnistää salauksen ja estää liiallisen jakamisen."

Artikkelissa tuodaan esiin asiakkaille koituvat sääntöjenmukaisuuden edut, kun he käyttävät Microsoft 365:tä M-Files kautta.

”On mukavaa tietää, että kaikki sisältösi on yhdessä paikassa”, hän sanoo. ”Osa sisältöä ei ole Microsoft 365:ssä ja osa jossain muualla. Sisältö on suojattu Microsoft Purview -palvelulla, ja sillä on FedRAMP-, SOC 2 HIPAA. Jos asiakkaat kysyvät, onko heillä pääsy Microsoft Defenderiin tai Advanced Threat Protection -palveluun, vastaus on kyllä – aivan kuten mihin tahansa muuhun sisältöön Microsoft 365:ssä. Kaikki on integroitu suoraan Wordiin, Exceliin ja jopa Acrobatiin. Ei laajennuksia, ei ylimääräisiä työkaluja – se vain toimii.”

Sekä Nivala että Story pitävät nykyisiä integraatioita vasta alkuna.

”Microsoft 365:n ja M-Files yhdistelmä M-Files tarkoita pelkästään nykyisten ongelmien ratkaisemista – kyse on siitä, että luodaan pohja sille, miten ihmiset tekevät yhteistyötä tulevaisuudessa”, Story toteaa. ”Kun ratkaisuun on integroitu tekoäly, säännösten noudattaminen ja saumaton yhteinen muokkaus, autamme asiakkaita siirtymään kohti työympäristöä, jossa sisältö on aina saatavilla, aina turvassa ja aina asiayhteydessään.”

Nivala on samaa mieltä: Nivala: "Tämä on paljon suuremman matkan alku. Mitä enemmän älykkyyttä ja automaatiota tuomme päivittäiseen työnkulkuun, sitä lähemmäs pääsemme tekemään tiedonhallinnasta vaivatonta". Se on visio - ja olemme vasta alussa."