Keskustelu M-Filesin toimitusjohtajan Jay Bhattin kanssa

Vuosien ajan organisaatiot ovat investoineet voimakkaasti modernisointiin, automatisointiin ja nyt tekoälyyn, jotta ne voisivat toimia nopeammin ja tehokkaammin. Silti monet johtajat kokevat, että käyttöönottamansa teknologian ja saavutettavissa olevan suorituskyvyn välillä on kasvava kuilu.

Tässä keskustelussa M-Filesin toimitusjohtaja Jay Bhatt avaa näkemyksiään siitä, mikä todellisuudessa hidastaa organisaatioita, miksi dokumenteista on tullut liiketoiminnan kriittinen mutta usein aliarvioitu perusta ja miten kontekstilähtöinen lähestymistapa voi auttaa vähentämään operatiivista kitkaa ja vapauttamaan todellista suorituskykyä tekoälyn aikakaudella.

1. Toimitusjohtajan näkökulmasta katsottuna, mikä on muuttumassa perustavanlaatuisesti nykyaikaisten organisaatioiden toimintatavoissa?

Eniten muuttunut asia on työn vauhti ja monimutkaisuus. Työ tapahtuu nyt useammissa järjestelmissä, useammissa tiimeissä ja useammien ulkoisten kumppaneiden kanssa kuin koskaan ennen, eikä se juurikaan seuraa selkeää, lineaarista polkua.

Samalla odotukset ovat kasvaneet. Johtajien odotetaan toimivan nopeammin, noudattavan sääntöjä ja tekevän varmoja päätöksiä reaaliajassa. Haasteena on, että monet toimintamallit ja järjestelmät on suunniteltu yksinkertaisempaan aikaan. Tätä epäsuhtaa on mahdotonta enää sivuuttaa.

2. Monet organisaatiot investoivat voimakkaasti tekoälyyn, automaatioon ja moderneihin työalustoihin, mutta suorituskyky tuntuu usein rajoittuneelta. Mikä on esteenä?

Teknologia itsessään ei poista monimutkaisuutta. Monissa tapauksissa se jopa paljastaa sen.

Suorituskyky kärsii, kun tiedot ovat hajanaisia, irrallisia tai vaikeasti luotettavia. Ihmiset käyttävät liikaa aikaa dokumenttien etsimiseen, versioiden täsmäyttämiseen tai päätösten vahvistamiseen sen sijaan, että edistäisivät työtä. Tämä toiminnallinen kitka leviää koko organisaatiossa ja rajoittaa vaikutusta, vaikka teknisesti oikeat työkalut olisivatkin käytössä.

3. Olet sanonut, että asiakirjat ovat modernin liiketoiminnan DNA. Mitä tarkoitat tällä?

Dokumentit ovat liiketoiminnan todellinen ydin. Ne sisältävät päätökset, velvoitteet, hyväksynnät ja institutionaalisen tietämyksen ajan mittaan.

Sopimukset, toimintaperiaatteet, projektitiedostot ja asiakastiedot eivät ole vain työn sivutuotteita – ne ovat itse työ. Ne tukevat toimintaa, säännösten noudattamista ja vastuullisuutta. Kun dokumentteja ei hallinnoida hyvin, kaikki niiden pohjalta rakennettu hidastuu ja muuttuu haavoittuvammaksi.

4. Mitä menettää, kun dokumentteja käsitellään staattisina tiedostoina eikä elävänä liiketoiminnan omaisuutena?

Ensimmäisenä menettää konteksti. Ihmiset menettävät näkyvyyden siihen, miksi päätökset tehtiin, kuka omistaa mitäkin ja miten työ liittyy eri prosesseihin.

Tämä johtaa viivästyksiin, uudelleen työstämiseen ja tarpeettomiin riskeihin. Ajan myötä luottamus heikkenee sekä tietoon että sen hallintaan tarkoitettuihin järjestelmiin. Kun näin tapahtuu, tiimit turvautuvat kiertoratkaisuihin, organisaation sisäiseen tietoon ja manuaalisiin tarkistuksiin. Silloin suorituskyky alkaa todella kärsiä.

5. Tekoäly on nykyään kaikkialla keskusteluissa, mutta sen todellinen vaikutus liiketoimintaan on edelleen epäselvä. Miksi?

Koska tekoäly on vain niin hyvä kuin sen perustana olevat tiedot.

Useimmissa organisaatioissa tiedot ovat hajallaan eri järjestelmissä, niiden hallinta on epäjohdonmukaista ja hallinnointi epätasaista. Ilman vahvaa perustaa tekoäly tuottaa tuloksia, joihin on vaikea luottaa tai joita on vaikea selittää. Sen sijaan, että se nopeuttaisi päätöksentekoa, se herättää epäilyksiä. Siksi niin monet tekoälyhankkeet pysähtyvät varhaisen kokeiluvaiheen jälkeen.

6. Mitä tekoälyltä vaaditaan, jotta siihen voidaan luottaa ja sitä voidaan käyttää aidosti liiketoiminnassa?

Tekoäly tarvitsee pääsyn tietoon, joka on oikeaa, ajantasaista ja rikasta kontekstiltaan, ja sen on toimittava selkeiden hallinta- ja tietoturvarajojen sisällä.

Luottamus syntyy, kun ymmärretään, mistä tiedot ovat peräisin, miten ne liittyvät liiketoimintaan ja miksi tulos on järkevä. Jos johtajat eivät pysty selittämään tai puolustamaan tekoälypohjaisia päätöksiä, he eivät käytä niitä todellisissa operatiivisissa tai vaatimustenmukaisuuden kannalta kriittisissä tilanteissa. Siksi arkkitehtuuri on tärkeää. Tekoäly tarvitsee jäsenneltyjä merkityksiä ja suhteita, ei vain pääsyä tiedostoihin.

7. Miten yritysjohtajien ja IT-johtajien tulisi uudistaa asiakirjojen hallintaa, jos he haluavat parantaa suorituskykyä ja hyödyntää tekoälyn potentiaalia?

Heidän on lakattava ajattelemasta dokumentteja tallennusvälineinä ja alettava kohdella niitä osana liiketoiminnan toimintarakennetta.

Kun dokumentit liitetään ihmisiin, prosesseihin ja käytäntöihin, niistä tulee luotettavaa tietoa automaatiota, analytiikkaa ja tekoälyä varten. Tämä muutos muuttaa dokumenttienhallinnan taustatoiminnosta suorituskyvyn vipuvarreksi.

8. M-Files puhuu kontekstilähtöisestä dokumenttienhallinnasta. Mitä se tarkoittaa käytännössä johtajille ja tiimeille?

Kontekstilähtöinen dokumenttienhallinta lähtee siitä, miten tietoa käytetään, ei siitä, mihin se on tallennettu. Dokumentit yhdistyvät automaattisesti siihen työhön, jota ne tukevat – asiakkaisiin, projekteihin, velvoitteisiin ja päätöksiin.

Tiimeille tämä tarkoittaa vähemmän etsimistä, sovittelua ja epävarmuutta. Johtajille se tarjoaa yritystason tietomallin, joka lisää näkyvyyttä ja luottamusta. Näet, miten työ etenee, missä riskit kasvavat ja noudatetaanko käytäntöjä ilman manuaalisia päivityksiä tai hiljaista tietoa. Ja ratkaisevaa on, että tämän on tapahduttava niissä työkaluissa, joita ihmiset jo käyttävät – kuten Microsoft 365:ssä   – muuten käyttöönotosta tulee pullonkaula. Näin operatiivinen kitka vähenee laajassa mittakaavassa.

9. Kun johtajat arvioivat ratkaisuja kitkan vähentämiseksi ja tekoälyn käyttöönoton valmistelemiseksi, mitkä kriteerit ovat tärkeimpiä?

Johtajien on katsottava ominaisuusluetteloiden taakse ja esitettävä muutamia perustavanlaatuisia kysymyksiä.

Ensinnäkin, tallentaako järjestelmä kontekstin automaattisesti vai perustuuko se ihmisten manuaaliseen tietojen merkitsemiseen, arkistointiin tai ylläpitoon? Jos konteksti elää ihmisten mielissä, se ei ole skaalautuva, eikä tekoälykään.

Toiseksi, onko luottamus sisäänrakennettu suunnittelussa? Tämä tarkoittaa, että hallinto, turvallisuus ja vastuuvelvollisuus eivät ole jälkikäteen lisättyjä, vaan ne ovat olennainen osa järjestelmää. Johtajien on tiedettävä, mistä tiedot ovat peräisin, miten ne liittyvät toisiinsa ja voidaanko niihin luottaa todellisten päätösten tekemisessä.

Kolmanneksi, pystyykö tekoäly päättelemään merkitystä, eikä vain hakemaan sisältöä? Ero dokumenttien hakemisessa ja suhteiden ymmärtämisessä on ero kyselyn ja vaikutuksen välillä.

Ja lopuksi, sopiiko se luonnollisesti ihmisten nykyiseen työtapaan? Nopein tapa hidastaa kehitystä on ottaa käyttöön järjestelmiä, jotka vaativat käyttäytymisen muutosta, jotta niistä saadaan hyötyä. Skaalautuvat järjestelmät sopivat tiimeille niiden nykytilanteessa ja poistavat automaattisesti taustalla esiintyvät kitkat.

Kun nämä kriteerit täyttyvät, suorituskyky paranee lähes sivutuotteena. Kun ne eivät täyty, organisaatiot saavat lisää työkaluja, mutta eivät parempia tuloksia.

10. Kun katsot tulevaisuuteen, mikä ajattelutavan muutos on tärkein johtajille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä?

Menestyvät johtajat keskittyvät operatiivisen kitkan vähentämiseen tallentamalla kontekstin koko organisaation laajuisesti.

Nopeus, vaatimustenmukaisuus ja tekoälyvalmius rakentuvat kaikki tämän perustan varaan. Kun järjestelmät heijastavat sitä, miten työ todella tehdään, ja kun tietoon voi luottaa, kaikki muu skaalautuu helpommin.