Kaikkien yritysten on suojattava omat ja muiden toimittamat tietonsa. Samoin ne kaikki toimivat lakisääteisten velvoitteiden alaisina, ja niiden on pysyttävä vaatimustenmukaisina. Se on kuitenkin usein helpommin sanottu kuin tehty, ja se vaatii työntekijöiltä lisäponnistuksia. Kun otetaan huomioon sakkojen, maineen menettämisen ja liiketoiminnan lopettamisen riski, yritykset vastaavat mielellään kustannuksista ja nimittävät omistautuneita henkilöitä huolehtimaan vaatimustenmukaisuusprosessista.
Entä jos olisi olemassa keino sisällyttää vaatimustenmukaisuuden valvonta osaksi päivittäistä työtä? Entä jos olisi mahdollista tehdä henkilöstöstä tuottavampaa ja samalla vähentää säännösten noudattamiseen liittyviä riskejä? Kohdennetuilla investoinneilla huippuluokan älykkäisiin tieto- ja asiakirjahallintaratkaisuihin yritykset voivat tehostaa vaatimustenmukaisuusprosessia huomattavasti.

Vaatimusten noudattamisen valvonta

Ensimmäinen askel sääntöjen noudattamiseen liittyvien riskien hallinnassa on näkyvyys. Mitään liiketoimintatietoja ei saisi olla organisaation tarjoamien tietojärjestelmien ulkopuolella, ja kaikkien käyttöoikeuksien olisi oltava määriteltyjen käytäntöjen mukaisia. Tämän toteuttaminen edellyttää joko tietojen yhdistämistä yhteen tietovarastoon tai järjestelmien välisen yhdistetyn lähestymistavan käyttöönottoa.

Esimerkiksi varainhoidossa neuvonantajat sijoittavat asiakkaidensa varoja yhteisesti sovitun suunnitelman mukaisesti. Ennen kuin tällaisia suunnitelmia voidaan tehdä, on tehtävä soveltuvuus- ja riskiarvioinnit. Ja ennen liiketoimia on kirjattava kirjallinen todiste asiakkaan suostumuksesta. Sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi kaikkien näiden tietojen on oltava helposti saatavilla asiakasvalituksen tai tilintarkastuksen varalta.

Vaatimustenmukaisuuden ja tietoprosessien automatisointi

Toinen askel kohti tuottavuutta on automaatio. Kaikki, mitä voidaan automatisoida, olisi automatisoitava inhimillisten virheiden riskin minimoimiseksi ja työn yksinkertaistamiseksi. Kaikki, mikä voidaan sijoittaa malliin, täyttää automaattisesti tai tarkistaa työntekijän puolesta, parantaa tuottavuutta. Miksi luottaa ihmisen muistiin ja jättää tärkeä vaatimustenmukaisuuteen liittyvä toimenpide kiireisen tietotyöntekijän tehtäväksi, jos se voidaan hoitaa automaattisesti?

Esimerkki: Kirjanpito-, vero- ja tilintarkastusyritysten on suoritettava useita tarkistuksia ennen uuden asiakkaan tai uuden työn vastaanottamista. Olemmeko asioineet tämän henkilön kanssa aiemmin? Onko meillä todisteita hänen asemastaan ja toimivallastaan asiakasyrityksessä? Onko jokin, mitä olemme tehneet tai teemme, ristiriidassa tämän uuden tilaisuuden kanssa? Nämä tarkistukset voidaan yleensä virtaviivaistaa niin, että vain epäselvät tapaukset jäävät ihmisten ratkaistavaksi, mikä säästää aikaa useimmissa tapauksissa ja luo johdonmukaisuutta tämän prosessin toteuttamiseen.

Valvonnan sisällyttäminen päivittäiseen työhön

Viimeisessä vaiheessa on kyse vaatimustenmukaisuuden valvonnan sisällyttämisestä saumattomaksi osaksi päivittäistä työtä. Sitomalla tiedot ja asiakirjat suoraan liiketoimintaprosesseihin on mahdollista varmistaa kaikenlaisten valvontatoimenpiteiden noudattaminen, olivatpa ne sitten peräisin laeista ja asetuksista, standardeista, asiakasvaatimuksista tai yrityksen sisäisistä toimintaperiaatteista.

Ajattele kiireistä konsulttia, joka on juuri saanut uuden sopimuksen uuden go-to-market-strategian suunnittelusta kasvavalle asiakkaalle. Koska viereinen osasto työskentelee kilpailijalle, on erityisen tärkeää, että kaikki tieto tästä tapauksesta pysyy luottamuksellisena. Manuaalisten ja tapauskohtaisten menettelyjen sijaan asiakkaan nimi voidaan koodata automaattisesti ja kaikki pääsy asiakastietoihin voidaan automaattisesti rajoittaa vain sopimustiimiin. Näin tiimi voi keskittyä työhönsä ja antaa taustalla olevan järjestelmän hoitaa vaatimustenmukaisuuden.

Vaatimustenmukaisuuden hallinta voi olla erittäin monimutkaista, mutta yksi asia on yksinkertainen: Noudattamalla näitä kolmea vaihetta yritykset voivat varmistaa kaikkien sovellettavien säännösten ja lakien noudattamisen vaarantamatta työntekijöiden tuottavuutta.