Miten COVID-19 on nostanut digitaalisen työpaikan merkityksen valokeilaan?

COVID-19 on luonnollisesti noussut nykyään kaikkien mielenkiinnon kohteeksi. Niille, joita se ei ole suoraan koskettanut, muiden ihmisten välttely on luultavasti vaikuttanut dramaattisimmin heidän elämäänsä. Nopean leviämisen estämiseksi hallitukset, koulut ja yritykset ovat kannustaneet mahdollisimman monia ihmisiä pysymään kotona. Samaan aikaan harkittu digitaalinen työpaikka tarkoittaa, että monet työntekijät voivat silti tehdä työtään, vaikka eivät menisikään töihin.

Mitä yritykset tarvitsevat digitaaliseen työpaikkaan?

Kriisin edetessä on helppo huomata, että jotkin yritykset olivat valmistautuneet digitaaliseen työpaikkaan paremmin kuin toiset. Esimerkiksi Googlella ja monilla muilla suurilla teknologiayrityksillä oli jo ennestään vahva etätyökulttuuri, joten muutokset eivät välttämättä juuri vaikuta liiketoiminnan jatkuvuuteen. Samaan aikaan olet ehkä nähnyt uutisraportteja, joiden mukaan useat suuret organisaatiot, kuten suuret pankit ja jopa liittovaltion hallitus, joutuivat kamppailemaan lisääntyneen verkkokuormituksen kanssa, estämään tietoturvaongelmia ja ratkaisemaan muita ongelmia.

Kuten nimikin kertoo, digitaalinen työpaikka on riippuvainen teknologiasta. Samalla se on muutakin kuin pelkkää teknologiaa, vaan siinä käytetään parasta teknologiaa ja liiketoimintaprosesseja, jotta työntekijät voivat työskennellä kotoaan käsin. Jotkin perinteiset yritykset etsivät yhä kiivaasti parhaita tapoja, joilla ne voisivat mahdollistaa työntekijöilleen etätyön.

AIIM:n (Association for Intelligent Information Management) mukaan paras tapa valita oikeat ratkaisut digitaaliseen työpaikkaan on vastata näihin kolmeen peruskysymykseen:

• Mitä tietoja työntekijät tarvitsevat voidakseen tehdä työnsä?
• Missä näitä tietoja säilytetään tällä hetkellä?
• Voivatko työntekijät käyttää tätä tallennustilaa etänä ja turvallisesti?

Yrityskulttuurin valmistelu kotoa käsin työskentelevien työntekijöiden uuteen normaaliin tilanteeseen

Vaikka kotoa käsin työskentely on yleistynyt joillakin aloilla, perinteisemmät yritykset eivät ole aina pysyneet tämän trendin mukana. Perinteiset toimijat ovat saattaneet ajatella, että työntekijöiden kotona työskentelyn salliminen johtaa ajanhukkaan häiriötekijöiden vuoksi. On totta, että suoratoistopalvelut, sosiaalinen media ja jopa jääkaappi voivat houkutella joitakin ihmisiä pois työstään.

Silti monet tutkimukset ovat osoittaneet, että suuryritykset ovat itse asiassa hyötyneet tuottavuuden kasvusta ja muista eduista, kun työntekijät voivat nauttia joustavammista työpaikkavaihtoehdoista. Muita hyötyjä ovat yleensä alhaisempi poistuma, vähemmän sairauspäiviä ja parempi työmoraali. Tutkimuksissa suuri enemmistö työntekijöistä sanoo, että he haluaisivat mieluummin ainakin jonkin verran työskennellä kotona, ja he saattavat jopa vaihtaa korkeamman palkan joustavuuteen. Kun kotoa käsin työskentelystä on tullut monille yrityksille ainoa vaihtoehto, on tärkeää korostaa digitaalisen työpaikan etuja hyväksynnän edistämiseksi.

Yritysten on ehkä laadittava uusia standardeja, joiden avulla voidaan varmistaa, että työntekijät noudattavat hallinto- ja turvallisuuskäytäntöjä. Etenkin pienemmissä yrityksissä ad hoc -ratkaisut, kuten tiedostojen jakaminen ja viestintätyökalut, ovat usein houkuttelevia ja yksinkertaisia vaihtoehtoja uuteen infrastruktuuriin investoimiselle. Toteutukset eivät kuitenkaan aina tue liiketoiminnan yleisiä tavoitteita. Sen sijaan ne saattavat pahentaa varjotietotekniikan ongelmaa, kun työntekijät käyttävät hajallaan olevia ohjelmistoja ja laitteita, joista IT-yksikkö ei tiedä mitään eikä varmasti pysty tehokkaasti hallinnoimaan tai turvaamaan niitä.

Mikä on parasta tekniikkaa digitaaliselle työpaikalle?

Oikeat työkalut digitaalisen työpaikan mahdollistamiseksi voivat auttaa sinua vastaamaan nykypäivän kotona olevien tilausten vaatimuksiin ja jopa menestymään tulevaisuudessa. Ota huomioon nämä uusien työkalujen näkökohdat varmistaaksesi, että ne hyödyttävät yritystäsi nyt ja myöhemmin:

Digitoi mahdollisimman paljon

On jo aika skannata ja tallentaa mahdollisimman paljon paperisia asiakirjoja. Tietenkin sinulla pitäisi olla hyvä asiakirjahallintajärjestelmä, jotta työntekijät löytävät kaikki työnsä tekemiseen tarvitsemansa tiedot.

Automatisoi liiketoimintaprosessit

Älykkäät tiedonhallintatyökalut automatisoivat yleisiä liiketoimintaprosesseja. Näin voit tehostaa työnkulkuja ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Löydä parhaat etäkäyttöratkaisut

Tyypilliset kotiliittymät eivät ehkä tarjoa riittävää suojausta arkaluonteisille sovelluksille. Mieti lisäksi, mitkä työkalut voivat tarjota sinulle tarvitsemasi olennaisen turvallisuuden. Muista, että verkkorikolliset tietävät, että monet yritykset ovat siirtyneet Zoomin ja Dropboxin kaltaisiin ratkaisuihin, ja he ottavat ne kohteekseen.

Tehokas digitaalinen työpaikkasi auttaa muuhunkin kuin vain tämän päivän ongelmiin.

Tehokas digitaalinen työympäristöratkaisu auttaa yritystäsi menestymään nykyisessä tilanteessa ja pitkälle tulevaisuuteen. M-Files kaltaisen älykkään tiedonhallintaratkaisun M-Files asiakirjojen merkitseminen hakua varten M-Files helppoa. Järjestelmä löytää asiakirjat mistä tahansa, ei pelkästään yhdestä keskitetystä tallennustilasta. Automaatio-ominaisuudet auttavat luomaan työnkulkuja, seuraamaan historiaa ja havaitsemaan tietojen syöttövirheitä. Ne parantavat tehokkuutta, mahdollistavat parempia päätöksiä ja helpottavat auditointia huomattavasti. Tietojen omistajat voivat lisätä sääntöjoukkoja, jotka sallivat vain tietyille henkilöille erilaisia käyttöoikeuksia suojattuihin asiakirjoihin.

M-Files pilvipalveluiden ansiosta asiakkaamme ovat pystyneet siirtymään etätyöhön helpommin ilman, että heidän on tarvinnut laajentaa verkko-, tallennus- tai muuta infrastruktuuria pelkästään etätyöntekijöiden määrän kasvun vuoksi. Voit auttaa työntekijöitäsi hoitamaan tehtävänsä entistäkin tuottavammin, työskentelivätpä he sitten kotona tai palatessaan toimistolle.