Miten tekoälymetatietotyökalut auttavat älykkäämpään asiakirjojen merkitsemiseen?

Olemme aiemmin keskustelleet laadukkaan metatiedon lisäämisen tärkeydestä useista syistä. Paremmat metatiedot parantavat luonnollisesti hakutuloksen kaikkia osa-alueita. Lisäksi oikeat tunnisteet ja tagit voivat tarjota sinulle liiketoimintatietoa, tarkastustukea, ideoita lisätulovirtoihin ja paljon muuta. Todellinen kultakaivos on jäsentymättömän datan muuntaminen jäsennellyksi dataksi.

Näiden lisätietojen lisääminen asiakirjojen kuvaamiseen voi tuntua suurelta työltä, ja se on varmasti totta, jos et käytä parhaita työkaluja. Ei hätää. Nykypäivän tekoäly auttaa luomaan ja lisäämään parempia metatietoja vähemmällä vaivalla. Lisäksi se toimii kaikentyyppisten tiedostojen, kuten tekstin, grafiikan, äänen ja videon kanssa.

Miten älykkäät asiakirjahallintajärjestelmät parantavat metatietojen luomista?

Huolimatta laadukkaiden metatietojen ilmeisistä eduista, niiden lisääminen lukemattomiin tiedostoihin ja tietueisiin saattaa tuntua uskomattoman aikaa vievältä ja työläs prosessi. Sinulla ei ehkä ole tarpeeksi työvoimaa haravoida satoja tuhansia teksti-, kuva- ja videotiedostoja relevanttien avainsanojen valitsemiseksi. Vaikka sinulla olisikin resursseja, se ei ehkä tunnu parhaalta keinolta käyttää työntekijöitäsi. Tekoälyn ja koneoppimisen edistysaskeleet voivat minimoida ihmisen työpanoksen ja tuottaa erinomaisia tuloksia, ja tällä tavoin tekoäly on vihdoin lunastamassa hypeä.

Miten tekoäly toimii metatietojen luomisessa?

Tässä luettelossa esitetään yleiskatsaus tekoälyteknologian tyypeistä, joita järjestelmät käyttävät metatietojen luomisen apuna:

• Luonnollisen kielen käsittely: Nämä järjestelmät pystyvät käsittelemään kieltä tavalla, joka on hyvin samankaltainen kuin ihmisten aivojen toiminta. NLP voi etsiä kuvioita tekstistä, kuvista ja äänitiedostoista.
• Tilastollinen oppiminen: Tämä tekniikka perustuu tilastollisiin malleihin, joiden avulla suurista tietomääristä voidaan erottaa tärkeää tietoa.
• Neuroverkot: Neuroniverkot on suunniteltu toimimaan kuten aivojen orgaaniset neuronit.
• Syväoppiminen: Nämä kehittyneet järjestelmät pystyvät seulomaan tietokerroksia poimimaan merkityksiä, kuvioita ja vertailuja.

Tekoäly voi poimia metatietoja kaikenlaisista tiedostotyypeistä

Aiemmin indeksointi yhdistettiin lähinnä tekstidokumentteihin. Nykyaikainen tekoäly ei rajoitu vain tekstitiedostoihin. Esimerkkitapaus... Las Vegasin kasvojentunnistus tunnistaa tunnetut huijarit ja kortinlaskijat videokuvista. Olet ehkä nähnyt tästä esimerkkejä myös suosituissa sosiaalisissa verkostoissa. Kuten silloin, kun Facebook tietää, että sukukokouksen kuvassa on Wanda-täti, ja ehdottaa tunnisteen. Kielen käsittelyllä voidaan poimia merkitys äänitiedostojen puheesta. Eri tekniikoita yhdistelemällä saadaan myös videotiedostoista ylimääräisiä tunnisteita.

Tekoälyn avulla voit siis luoda ja lisätä metatietoja teksti-, grafiikka- ja videotiedostoihin. Esimerkiksi nykyiset hakukoneet voivat indeksoida ja luokitella .MP3- ja .JPG-tiedostoja sekä .HTML- ja .PDF-tiedostoja. Älykäs tiedonhallintajärjestelmä voi tehdä saman organisaatiossasi.

CMSWiren esimerkkejä älykkäiden järjestelmien käytöstä erityyppisten tiedostojen luokittelussa:

Kuvia: Terveydenhuoltoala on tukeutunut voimakkaasti kuvantunnistustekniikkaan kaikenlaisissa lääketieteellisissä skannauksissa. Muut toimialat voivat käyttää tätä tekniikkaa skannattujen asiakirjojen, myös käsialan, luokittelussa. Jos olet tallettanut käsinkirjoitetun shekin pankkiautomaattiin, olet luultavasti nähnyt tällaisen kuvantunnistuksen toiminnassa.

Audio: Amazon Alexa ja vastaavat kotijärjestelmät ovat yleisiä esimerkkejä älykkäästä puheenkäsittelystä. Olet luultavasti myös käyttänyt ääni-tekstiä tekstiviestien laatimiseen tai hakupyyntöjen tekemiseen matkapuhelimellasi. Sama tekniikka voi löytää kuvioita yrityksesi äänitallenteista.

Video: Videotiedostojen analysoinnissa yhdistyy tekoälytekniikka, jota käytetään kuvien, tekstin ja äänen käsittelyyn. Voit esimerkiksi merkitä kaikki kokouksen osallistujat käyttämällä nauhoituksen kasvojentunnistusta. Vastaavasti voit asettaa videolle aikaindeksit, joiden avulla on helpompi löytää tarkka hetki, jolloin tietystä aiheesta keskusteltiin.

Ihminen tekee tekoälyavusteisesta metatiedon luomisesta yhä parempaa.

Tekoäly voi auttaa vähentämään työtä ja joissakin tapauksissa parantamaan metatietojen laatua. Useimmiten älykkäät järjestelmät voivat tehdä mahdolliseksi hankkeita, joiden nopeaan toteuttamiseen ei ehkä ole aikaa tai varoja, jos ne pitäisi tehdä manuaalisesti. Vielä parempi on, että nämä järjestelmät oppivat työnsä aikana, joten ne voivat tarjota ajan mittaan yhä parempia ja hyödyllisempiä tuloksia. Koska koneet eivät koskaan väsy tai kyllästy, ne voivat myös auttaa minimoimaan ja eliminoimaan virheet, joita ihmiset helposti tekevät.

Tässä on yksinkertainen esimerkki: Kuinka nopeasti nopein tietotyöläinen voisi käydä läpi 500 asiakirjaa löytääkseen sosiaaliturvatunnuksia ja merkitä nämä asiakirjat arkaluonteisiksi? Ehkä muutamassa päivässä. Älykäs tiedonhallinnan tekoäly voi tehdä sen muutamassa minuutissa, ellei jopa sekunnissa. Tällaisesta tehosta me puhumme tässä.

Eri sidosryhmien on silti otettava mukaan määrittämään, millaisia metatietoja tarvitaan, jotta järjestelmään voidaan luoda sääntöjä ja tarkistaa tulokset. Näiden sääntöjen avulla voit ohjata sekä älykästä ohjelmistoa että laadunvalvontaryhmiäsi. Periaatteessa mitä suurempi riski tiettyihin tietoihin liittyy, sitä enemmän sinun on ehkä luotettava ihmisiin, jotka normalisoivat älykkyyttä hallintasääntöjen ja laadunvarmistuksen avulla.

Voit priorisoida erityyppisiä tietoja, jotta voit käyttää enemmän aikaa niihin asiakirjoihin, joilla on eniten arvoa ja joihin liittyy eniten riskejä. Voit myös alkaa testata älykkäitä järjestelmiäsi matalan prioriteetin tiedoilla, jotta sekä sinä että tekoälyjärjestelmäsi oppivat työskentelemään paremmin yhdessä.

Katso Älykkään metatiedon luominen toiminnassa

Sinun ei tarvitse odottaa tulevaisuuden teknologiaa, jotta voisit hyödyntää älykkäitä tietojärjestelmiä tiedonhallinnassa. Me M-Files tarjoamme mielellämme ilmaisen kokeiluversion tai esittelyn, jossa vastaamme kysymyksiisi.