M-Files perustettiin visiosta auttaa tietotyöntekijöitä työskentelemään älykkäämmin.

M-Files perustettiin kaksi vuosikymmentä sitten yksinkertaisen ajatuksen pohjalta: mitä jos asiakirjat voitaisiin järjestää sen perusteella, mitä ne ovat, eikä sen perusteella, missä ne sijaitsevat? Entä jos käyttäjät voisivat tallentaa asiakirjoja vain kerran, mutta tarkastella, järjestää ja löytää niitä monin eri tavoin omien tarpeidensa mukaan? Näin organisaatiot eivät tarvitsisi enää yrittää määritellä kansiorakennetta, johon kaikki olisivat tyytyväisiä, ja käyttäjät eivät tarvitsisi enää yrittää muistaa, minne asiakirjat on tarkoitus tallentaa.

Kun ensimmäinen ajatus oli saanut siivet, syntyi toinenkin uusi oivallus: asiakirjat eivät koskaan ole itsenäisiä, vaan ne liittyvät aina johonkin asiayhteyteen tai liiketoimintaprosessiin. Entä jos voisimme hyödyntää sitä, mitä jo tiedämme asiakirjoista, ja soveltaa automaattisesti liiketoimintaprosesseja ja hallintasääntöjä? Tämä lähestymistapa poistaisi käyttäjiltä manuaalista työtä ja auttaisi organisaatioita noudattamaan sisäisiä käytäntöjä ja ulkoisia määräyksiä.

Vaikka M-Files on jatkanut tuoteinnovaatioita ja laajentanut toimintojaan, nämä kaksi perusajatusta ovat pysyneet ytimessämme kahden vuosikymmenen ajan, ja nykyään meillä on yli 5000 asiakasta yli 100 maassa, jotka auttavat tietotyöntekijöitä löytämään tietoa nopeammin, työskentelemään älykkäämmin ja varmistamaan tietoturvan ja vaatimustenmukaisuuden. Perustajamme ja tuoteinnovaattorimme on edelleen mukana, ja hän ajaa meitä kohti teknologisen huippuosaamisen seuraavia aaltoja. Meillä on erinomaiset edellytykset hyödyntää generatiivista tekoälyä tehtävässämme auttaa tietotyöntekijöitä työskentelemään älykkäämmin.

Lähestymistapamme on ainutlaatuinen tiedonhallintamarkkinoilla

Kaikilla asiakirjahallintamarkkinoilla toimivilla toimittajilla on paperilla samankaltaiset ominaisuudet: ne kaikki hallitsevat jossain määrin asiakirjoja ja metatietoja ja niillä on asiakirjojen työnkulkuja ja liiketoimintaprosessien hallintaominaisuuksia. M-Files kansioton, metatietoon perustuva lähestymistapa on kuitenkin ainutlaatuinen markkinoilla. Toisin kuin muilla toimittajilla, meillä on objektisuuntautunut tietomalli, jolla voidaan hallita asiakirjojen lisäksi mitä tahansa yritystietoa. Ainutlaatuista on kykymme käyttää masterdataa useista eri yritysjärjestelmistä, luoda suhteita liiketoimintaobjektien ja asiakirjojen välille sekä ohjata niihin liittyviä liiketoimintaprosesseja yhdessä integroidussa ratkaisussa. Tämä on myös täydellinen perusta generatiivisen tekoälyn (GenAI) hyödyntämiselle, sillä se tarvitsee kuratoitua tietoa kontekstissa voidakseen antaa tarkkoja ja relevantteja vastauksia.

Vaikka nämä ominaisuudet tuottavat asiakkaillemme valtavaa arvoa, niitä on joskus vaikea selittää ihmisille, joilla on ennakko-odotuksia asiakirjahallinnosta. Markkinaluokat auttavat ihmisiä ymmärtämään tuotteita, antavat mahdollisuuden tehdä tuotevertailuja, luovat yhteistä sanastoa ja avaavat ovia analyytikkoyrityksille markkinoiden kuvaamiseen tai ohjelmistoarvostelusivustoille loppukäyttäjien palautteen keräämiseen.

Jos tuotteita ei kuitenkaan ole helppo luokitella, koska ne eroavat toisistaan kilpailullisesti, miten niitä voidaan vertailla asianmukaisesti?

Tietotyön automatisointi kuvaa sitä, mitä teemme, ei segmenttiä, jossa toimimme.

Suurimmasta osasta nykyaikaisesta työvoimasta on vähitellen tulossa tietotyöntekijöitä, ja tämä työ on hyvin yhteistoiminnallista ja edellyttää lukemista, kirjoittamista ja tietojen käsittelyä. Monilla toimialoilla tämä tieto vaatii vahvaa hallintaa arkaluonteisuuden, sääntelyn tai standardien vuoksi.

GenAI:n esiinmarssi on luonut merkittäviä uusia mahdollisuuksia siihen, miten ohjelmistopohjainen automaatio voi muuttaa liiketoimintaprosesseja, joihin liittyy asiakirjoja ja jäsentymätöntä tietoa. Kokemuksemme mukaan asiakkaiden odotukset ovat alkaneet siirtyä perinteisten asiakirjojen hallinnan, yhteistyön ja transaktioiden käyttötapausten ulkopuolelle ja sisältävät tarpeen automatisoida mahdollisimman paljon tietotyötä. Näin tietotyöntekijät voivat keskittyä olennaiseen työhön, eikä heitä kuormiteta hallinnollisilla tehtävillä. Olemme ottaneet tietotyön automatisoinnin käsitteen asemointimme ytimeen, sillä se kertoo siitä, että voimme antaa asiakkaillemme mahdollisuuden automatisoida kaikki tietotyön osa-alueet nykyisten ja uusien teknologioiden avulla. Meille on ensisijaisen tärkeää, että puhumme potentiaalisille asiakkaillemme ja asiakkaillemme tavalla, joka saa heidät ymmärtämään.

Gartner tunnustaa kykymme toteuttaa ja tuottaa innovaatioita.

Gartner on asiakirjahallintamarkkinoita kattava analyytikkoyritys, johon viitataan eniten. Markkinoiden pysähtyneisyyden vuoksi Gartner päätti lakkauttaa Content Service Platforms -alustojen Magic Quadrantin vuonna 2021. GenAI loi innovaatiovyöryn kyseisille markkinoille, ja vastauksena tähän Gartner otti Magic Quadrantin uudelleen käyttöön Document Management Magic Quadrantina.

M-Files oli mukana CSP Magic Quadrantissa jo yli kymmenen vuoden ajan. Gartner sisällytti M-Files vuoden 2024 Magic Quadrantiin asiakirjahallinnan alalla, ja saimme korkean pistemäärän Ability to Execute -toimintakyvystämme, koska meillä on kypsyyttä asiakkaiden arvostamien näkökohtien suhteen, mukaan lukien: Tuote/palvelu, asiakaskokemus, markkinoiden reagointikyky, yrityksen elinkelpoisuus ja saavutukset. Gartner kehui meitä myös kyvystämme toteuttaa ja toimittaa innovaatioita markkinoille. Integroidut tekoälyominaisuutemme tunnustettiin erillisessä Gartner Market Quadrant for Generative AI Knowledge Management / General Productivity -markkinakvadrantissa, jossa M-Files sijoittui johtavaan asemaan.

Arviointiprosessin aikana meille kävi selväksi, että analyytikkojen ymmärryksessä visiostamme ja strategiastamme oli puutteita. Kuten keskusteltiin, M-Files on ainutlaatuinen markkinoilla, mikä asettaa meille haasteen sovittaa meidät perinteiseen asiakirjahallinnan muottiin. Tämä epäsuhta vaikutti markkinaymmärrystä ja strategiaa koskeviin pisteytyksiimme, minkä vuoksi meidät sijoitettiin haastajaksi eikä johtajaksi.

Asiakaskeskeisyys on keskeinen arvo M-Filesille

M-Files on kolme perusarvoa: Make it Happen, Help Others ja Love Customers. Asiakaslähtöisyys on ollut meille keskeinen arvo alusta alkaen, ja luokkansa parhaat asiakaspysyvyys- ja asiakastyytyväisyysluvut osoittavat, että teemme edelleen oikeita asioita asiakkaidemme hyväksi. Keskustelemme asiakkaiden kanssa säännöllisesti käyttäjätutkimuspaneeleissa, maailmanlaajuisissa ja alueellisissa käyttäjäkonferensseissa sekä asiakkaiden seuraamisohjelmissa. Asiakkaiden kuunteleminen ja heidän palautteensa huomioon ottaminen tuotekehityssuunnitelmassamme näkyy kyvyssämme toteuttaa.

Vaikka kolmansien osapuolten tunnustukset ja palkinnot saavat aina nöyräksi, tärkein vahvistus tulee asiakkailtamme. Heidän palautteensa pitää meidät keskittyneinä siihen, mikä on tärkeää, ja heidän jatkuva uskollisuutensa pitää liiketoimintamme kasvussa. Kuka tahansa, joka tarkastelee M-Files -sivustoa, voi saada tietoa asiakkailtamme; he ymmärtävät arvomme ja todistavat sen mielellään. Tutustu Voice of the Customer -sivuumme, niin näet, että 96 prosenttia asiakkaista suosittelisi M-Files. Tai selaa tapaustutkimuksiamme löytääksesi asiakkaita eri toimialoilta ja alueilta ja heidän saavuttamansa arvon.

Olemme tietotyön automatisoinnin edelläkävijöitä, ja tiedämme, että monet muut seuraavat perässä.

Jos haluat tietää lisää:

• Asiakkaan ääni
• Gartner Magic Quadrant -raportti