Mitkä ovat organisaatiosi pahimmat "manuaalisen asiakirjan laatimisen" painajaiset? Ehkä ne ovat ne NDA-sopimukset, joiden toivoisit olevan automatisoituja, tai ne tietojenkäsittelysopimukset, jotka sinun on tehtävä ennen kuin uudet lainsäädännölliset määräajat astuvat voimaan. Hyvät uutiset? On olemassa parempi tapa - automatisoitu tapa. Mutta mitä asioita sinun on otettava huomioon, kun tarkastelet asiakirjojen automatisointia ensimmäistä kertaa?

Kuinka paljon se maksaa (ja millä perusteella)?

Jokaisella asiakirjojen automatisointityökalulla on erilainen hinnoittelumalli, mutta useimmat perustuvat käyttäjälisensseihin - ostat käyttöoikeuden alustaan X käyttäjämäärälle. Käyttäjillä voi olla erilaisia käyttöoikeuksia - admin, read only jne. Saattaa olla, että kun on hankittu X määrä lisenssejä, on olemassa alennustasoja. Todellisuudessa, vaikka tällä mallilla on helppo myydä, se ei oikeastaan auta ostajaa, joka haluaa olla innovatiivinen.

Jos ostajan on esimerkiksi ostettava käyttäjälisenssimallilla, ennemmin tai myöhemmin syntyy ristiriita sen välillä, kokeileeko hän uusia käyttäjiä käyttöönoton yhteydessä vai joutuuko hän maksamaan useammasta lisenssistä. Tämä hidastaa asioita, jos käyttöönotosta vastaavan henkilön on aina varmistettava, että lisenssejä käytetään.

Organisaatiossa työskentelevät henkilöt, jotka tarvitsevat jonkin verran suostuttelua ennen kuin he käyttävät sitä, tarvitsevat silti pääsyn siihen, vaikka he eivät käyttäisikään sitä heti. Paperilla se näyttää siltä, että rahaa ei ole käytetty hyvin, tai he eivät ole hyviä ehdokkaita ostamaan lisää lisenssejä.

Jos heidän tiellään on kuitenkin esteitä, he eivät pysty edes kirjautumaan siihen, saati sitten edistämään sen käyttöä omissa tiimeissään. Pääsyn puuttuminen on helppo tekosyy niille, jotka eivät halua muuttaa nykyisiä toimintatapojaan!

Tapa, jolla M-Files Ment tarjoaa palvelujaan, on erilainen. Suurimmassa osassa suunnitelmia tarjoamme rajoittamattoman määrän vakiokäyttäjiä, jotta se voidaan skaalata mahdollisimman nopeasti tarjoamalla asiakirjojen tuottaminen mahdollisimman monille ihmisille. Tämä luo tilaa ja aikaa innovoida eri käyttäjäryhmien kanssa, ja voit olla varma siitä, että sinun ei tarvitse esittää liiketoiminta-asiakirjaa jokaista uutta lisenssiä varten!

Tekeekö se kaiken, mitä tarvitsen sen tekevän?

Jokainen asiakirjojen automatisointityökalu on erilainen, mutta niiden kaikkien lähtökohta on sama: ne voivat ottaa asiakirjan, lisätä siihen datapisteitä ja ehtoja ja antaa käyttäjälle mahdollisuuden luoda sen nopeammin kuin hän pystyisi tekemään sen manuaalisesti.

Kaikki sen lisäksi on se, mikä erottaa joukon toisistaan. Jotkut saattavat olla käyttäjäystävällisempiä, toisilla saattaa olla ainutlaatuisia integraatioita ja toisilla saattaa olla ainutlaatuisempia tapoja hyödyntää tietoja. On tärkeää määrittää, mitkä ovat vaatimuksesi, ennen kuin alat tarkastella tekniikkaa.

Suurimman toiminnallisuuden omaavan työkalun houkutteleminen voi kuulostaa ihanalta, mutta jos et käytä sitä juuri ja juuri, maksat liikaa jostain, mitä et oikeasti tarvitse. Graafisen suunnittelun analogia: se on kuin ostaisi Photoshopin ja joutuisi hankkimaan siihen koulutuksen, vaikka tarvitsisit vain Canvan.

Vaatimukset ovat subjektiivisia ja riippuvaisia oman organisaatiosi tarpeista. Mitä monimutkaisemmasta ratkaisusta on kyse, sitä enemmän koulutusta sen käyttäminen kuitenkin vaatii. Enemmän koulutusta tarkoittaa todennäköisesti myös enemmän kustannuksia. Monimutkaisempi ratkaisu tarkoittaa todennäköisesti hitaampaa käyttöönottoa, koska sen täysipainoinen hyödyntäminen kestää kauemmin ja saattaa vaatia kapea-alaisia (ja kalliita) resursseja.

M-Files Ment on suunniteltu niin, että helppokäyttöisyys on ensiarvoisen tärkeää, joten se on helppo skaalata sekä mallien tekijöille että tavallisille käyttäjille. Se tarjoaa myös neljän viikon pilottijakson, jonka aikana osa malleista voidaan automatisoida ja tekijöitä kouluttaa, mikä mahdollistaa sijoitetun pääoman tuoton toteutumisen hyvin lyhyessä ajassa. Kun pilottijakso päättyy, asianajajat tai muut käyttäjät voivat skaalautua itse ilman tukea.

Miten se toteutetaan?

Toisessa päässä on yrityksiä, jotka hoitavat automatisoinnin puolestasi ja tarjoavat sinulle vain pääsyn mallien kyselylomakkeisiin portaalin kautta. Se ulkoistaa mallien automatisoinnin myyjälle, mutta se maksaa melko kalliin tilauksen (johon olet todennäköisesti riippuvainen, koska et omista malleja).

Toista ääripäätä voidaan kutsua "täydeksi hallinnaksi" - sinulla on pääsy alustaan ja voit luoda siitä malleja, mutta sinun on luotava ne itse. Tämän spektrin sisällä on alustoja, jotka on helppo toteuttaa, ja alustoja, jotka on vaikea toteuttaa. Helppo työkalu on kooditon tai vähän koodia sisältävä alusta. Vaikeampi vaihtoehto sisältää todennäköisesti työkaluja, jotka vaativat laajempaa ja vähemmän intuitiivista merkintää, joka muistuttaa enemmän koodausta.

Ihanteellinen ratkaisu, joka on helpommassa päässä asteikkoa, voidaan ottaa käyttöön nopeasti ja helposti, joten se skaalautuu helpommin ja ihmiset saavat siitä nopeammin hyötyä. Hankalammat ratkaisut edellyttävät todennäköisesti päätöstä asianmukaisten resurssien hankkimisesta tai lisäkoulutusta, jotta ihmiset pääsevät vauhtiin. Jos koulutukseen ja alustan hallintaan on käytettävä paljon aikaa, käyttöönotto on todennäköisesti hitaampaa.

Miten ylläpidän sitä sen jälkeen, kun se on otettu käyttöön?

Toinen kysymys, joka olisi esitettävä joka kerta. Ihannetapauksessa sinulla olisi täysi määräysvalta malleihisi, jotta voit ylläpitää niitä sitä mukaa, kun uusia markkinastandardien sanamuotoja tai lainsäädännöllisiä/säädännöllisiä muutoksia on tehtävä. Sinun tulisi miettiä, kuka ylläpitää malleja sen jälkeen, kun ne on otettu käyttöön - onko se juridinen resurssi vai lakimiehet itse.

Tähän kysymykseen vastataan todennäköisesti sillä, kuinka helppoa asianomaisen huoltohenkilön on ottaa asiakirjojen automatisointityökalu käyttöön. Asianajaja ei esimerkiksi ylläpidä omia mallejaan, jos hän joutuu käyttämään päiviä tai viikkoja perehtymiseen työkaluun, mikä vie hänen maksullisen työaikansa. Tässäkin voi siis olla kyse siitä, pitääkö ylläpidon suorittamiseen palkata resurssi vai pitääkö hankkia konsulttipalveluita ylläpidon suorittamiseksi.

Onneksi M-Files Ment on suunniteltu niin, että asiakkaat voivat ottaa työkalun nopeasti käyttöön ja käyttää sitä. Asianajajat voivat näin ollen ylläpitää omia mallejaan ilman lisäresursseja, mikä on suuri kustannus- ja aikasäästö.

Tutustu tarkemmin

Katso M-Files Ment toiminnassa. Ota yhteyttä jo tänään ja tutustu alustan eri ominaisuuksiin ja siihen, miten voit hyötyä niistä.