Tietoturva ja tietotyön automatisointi

11. huhtikuuta 2024|Artikkelit

Lukuaika: 4 min

Thumbnail-Banner-Data-Security-and-KWA-Blog-1200x628

Vuonna 2023 Yhdysvalloissa arvioidaan olevan yli 100 miljoonaa osaamistyöntekijää ja maailmanlaajuisesti yli miljardi osaamistyöntekijää. Nämä korkeasti koulutetut työntekijät tuottavat arvoa organisaatioille soveltamalla luovia ja ongelmanratkaisutaitojaan.

Generatiivisen tekoälyn yleistymisen myötä tietoon perustuvaan työhön liittyvien arkipäiväisten ja toistuvien toimintojen automatisointi on saanut uutta vauhtia. Tietotyöntekijät, joilla on pitkälle kehitettyjä taitoja ja tietopohjaa, ovat yleensä hyvin palkattuja. Heidän kiireiseen työhön käyttämänsä ajan vähentäminen ja heidän tehokkuutensa lisääminen on useimmille yrityksille ensisijainen tavoite.

Tekoälyä hyödyntävät tietotyön automatisointiohjelmistot auttavat organisaatioita vapauttamaan tietotyön arvon. Kehittyneet teknologiat automatisoivat tehtäviä, prosesseja ja toimintoja, jotka aiemmin edellyttivät ihmisen vuorovaikutusta.

Image-Data-Security-and-KWA-Blog-300x300-1

Tekoäly ja tietotyön automatisointi

Kun mukaan otetaan generatiivinen tekoälyteknologia, tietotyön automatisointialustoista tulee entistäkin tehokkaampia. Ne auttavat työntekijöitä järjestämään tietoa, ymmärtämään asiakirjojen asiayhteyden ja toimimaan vuorovaikutuksessa yrityksen tietopohjan kanssa luonnollisen kielen syötteiden avulla.

Tulos? Tietotyöntekijät - jopa ne, joilla ei ole koodausosaamista - voivat käyttää automaatiota, jotta asiakirjat löytyvät helpommin ja niitä on helpompi käyttää oikeassa liiketoimintayhteydessä. Tekoälyllä tehostetut alustat parantavat myös prosessien tehokkuutta ja tarkkuutta automatisoimalla asiakirjakeskeisiä työnkulkuja.

Tietotyön automatisointi ja tietoturva

Jotkut yritysjohtajat saattavat olla huolissaan siitä, että yrityksen tiedonhallintaohjelmistot voivat altistaa yrityksen uusille riskeille. Kun otetaan huomioon tietoturvaloukkauksen seuraukset, kuten sakot, maineen menetys ja liiketoiminnan keskeytyminen, tämä on aiheellinen huolenaihe. Oikea alusta kuitenkin vähentää liiketoimintariskiä automatisoimalla asiakirjojen turvallisuuden ja vaatimustenmukaisuuden.

Monet yritysjohtajat keskittyvät tietoturvatoimissaan tietokonevirusten ja hakkerointien estämiseen. Stanfordin yliopiston vuonna 2020 tekemän tutkimuksen mukaan yhdeksän kymmenestä tietomurrosta johtuu kuitenkin inhimillisestä virheestä. Sosiaalisen suunnittelun hyökkäykset, joissa huijarit pääsevät käsiksi tietoihin pelkällä kysymyksellä hakkeroinnin sijasta, ovat myös yleistymässä.

Kun tietotyöntekijöillä on rajoittamaton pääsy tietotekniikkajärjestelmiin, nämä hyökkäykset voivat olla tuhoisia organisaatiolle. Yksi parhaista toimista, joita organisaatiot voivat toteuttaa tietomurtojen estämiseksi, on varmistaa, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne, jotka on hyväksytty käyttämään niitä.

Tietämyksen saatavuuden hallinta

Oikeanlainen tiedonhallinta-alusta voi automatisoida asiakirjojen ja tietojen turvaamisen. Oikean yritystiedonhallinta-alustan avulla organisaatiot voivat leipoa suojatoimia ja parhaita käytäntöjä.

Politiikan täytäntöönpano

Avain tehokkaaseen käytäntöjen täytäntöönpanoon on metatieto. Metatietoihin perustuvat käyttöoikeudet mahdollistavat minkä tahansa asiakirjan täysin automaattisen käytönvalvonnan. Vain ne, joilla on oikeat ominaisuudet, voivat lukea, muokata, poistaa tai muuttaa minkä tahansa asiakirjan käyttöoikeuksia.

Image-Data-Security-and-KWA-Blog-300x300-2

Versionhallinta ja kirjausketju

Vanhojen versioiden säilyttäminen ja mahdollisuus palata aiempiin versioihin ovat kriittisiä asiakirjojen valvontaominaisuuksia vaatimustenmukaisuuden ja asiakirjojen hallinnan kannalta. Sisään- ja uloskirjautumis- ja uloskirjautumistoimintojen avulla organisaatiot voivat seurata, milloin tiedostoa muokataan ja kuka muutokset tekee.

Versiohistoria, joka seuraa jokaista muutosta, luo myös kirjausketjun siitä, kuka päivittää mitä tahansa asiakirjaa tiettynä ajankohtana. Se toimii asiakirjan elinkaaren tallenteena, jossa on täydellinen kirjautumishistoria kirjautumisista, uloskirjautumisista, salasanan muutoksista ja käyttäjäryhmien muutoksista.

Tulostus- ja lataussuojaus

Vaikka tulostaminen ja lataaminen eivät ole ainoita tapoja, joilla tietoon perustuvat käyttäjät voivat käyttää yrityksen tietoja väärin, ne ovat kuitenkin helpoimpia. Digitaalisten asiakirjojen hallintajärjestelmien (DDMS) avulla organisaatiot voivat estää asiakirjojen tulostamisen ja lataamisen sekä kuvakaappausten ottamisen. Tämä ominaisuus varmistaa, että käyttäjät voivat esikatsella asiakirjoja, mutta eivät tulostaa tai ladata niitä.

LDAP- ja SSO-integraatio

Integrointi olemassa olevaan kertakirjautumiseen tai LDAP:hen on tärkeää asiakirjojen turvallisuuden kannalta. Se mahdollistaa vastuullisen tiedon käytön ja samalla turvallisuuden säilyttämisen.

FAQ

Miten tietämyksenhallinta parantaa työsuoritusta?

Tietämyksenhallinta- ja automaatioalustat hoitavat suurimman osan ikävästä työstä, joka muuten vie tietotyöntekijöiden arvokasta aikaa. Tekoälyautomaation avulla tietotyön tulevaisuus on tehokkaampi ja vähemmän kiireisen työn tukahduttama.

Mitkä ovat tietotyön automatisoinnin haitat?

Yleinen harhaluulo on, että DDMS-järjestelmän käyttö tiedon jakamiseen lisää turvallisuusriskejä. Kaikki asiakirjojen säilyttämisestä niiden poistamiseen paranee kuitenkin, kun käytössä on vahva DDMS-järjestelmä. DDMS-järjestelmä sisältää asiakirjojen hallinnan parhaat käytännöt ja rajoittaa tiedonsaannin vain yrityksen hyväksymiin henkilöihin.