Koska maailmanlaajuiset häiriöt ovat yhä otsikoissa, ei ole koskaan huono ajatus oppia, miten maksimoida tehokkuus kaikissa liiketoimintaprosesseissa, myös asiakirjojen automatisoinnissa. Seuraavassa on muutama vinkki siihen, miten valmistautua asiakirjojen automatisointiin ja ottaa siitä kaikki hyöty irti, ja sitä kautta myös siitä saatavista tehokkuushyödyistä.

Varmista, että mallisi ovat ajan tasalla

Kun ihmiset ajattelevat asiakirjojen automatisointia, he luultavasti ajattelevat välittömästi luotua asiakirjaa, joka ilmestyy muutaman näppäinpainalluksen ja klikkauksen tuloksena kyselylomakkeen kautta. Se, mitä he eivät luultavasti ajattele, on se, miten tähän pisteeseen päästään. Valitettavasti on joitakin vähemmän jännittäviä asioita, jotka on tehtävä sitä varten, kuten mallien päivittäminen.

Tämä sisältää todennäköisesti sanamuotomuutoksia, jotka perustuvat markkinastandardeihin, sääntelyn muutoksiin tai lainsäädännöllisiin muutoksiin, jotka ovat tapahtuneet edellisen päivityksen jälkeen. Siihen sisältyy todennäköisesti myös oikolukua, muotoilumuutoksia ja yhdenmukaisuuden luomista malleissasi. Automaatio toimii periaatteella "roskat sisään, roskat ulos". Käytettävän mallin on siis oltava oikea, koska toistat samasta mallista useita kertoja. Tuo räikeä kirjoitusvirhe toistuu monta kertaa, jos se automatisoidaan.

Yhdistetään mahdollisuuksien mukaan

On todennäköistä, että olet ajan mittaan luonut useita muunnelmia tietystä sopimusmallista - yhden kaikkiin tilanteisiin. Sen sanamuoto on hyvin samankaltainen, mutta siinä on tarkemmin kohdennettu sanamuoto tietyntyyppiselle asiakkaalle, toimialalle tai asiakastyypille. Kun tarkastelet malleja uudelleen, kannattaa ehkä miettiä, tarvitaanko mitään näistä muunnelmista enää ja voisitko konsolidoida joitakin malleja automatisointia varten. Näitä tarkennettuja malleja käytetään sitten myöhemmin automatisoitujen mallien pohjana.

Harkitse, kenen pitäisi laatia täytäntöönpanon jälkeiset

Esimerkiksi lakiasiaintoimistossa vastaus on todennäköisesti asianajaja. Sanoisimme, että näin ei aina ole. Asiakirjojen automatisointi voi auttaa tiettyä yrityksen oikeudellista toimintoa tai asianajotoimistoa kahdella tavalla. Ensimmäinen on se, että vanhemmat lakimiehet voivat siirtää nuoremmille lakimiehille kyvyn luoda ensimmäisiä sopimusluonnoksia, mikä vapauttaa heidät laatimisesta ja vähentää myös hyväksyntään kuluvaa aikaa.
Toinen tapa on merkityksellisempi yrityksille kuin asianajotoimistoille. Sisäiset lakimiehet voivat tarjota pääsyn malleihin, jotta yrityskäyttäjät voivat luoda asiakirjoja itse. Se, kuinka paljon oikeudellinen osasto luottaa yrityskäyttäjiinsä, voi riippua siitä, saavatko he asiakirjan lopussa vai pitääkö sen kulkea lakiosaston kautta hyväksyttäväksi.

Tässä yhteydessä pohditaan oikeudellisten asiakirjojen laatimisprosessia ja sitä, voidaanko tässä yhteydessä tehostaa tai saavuttaa tehokkuutta antamalla muiden laatia asiakirjoja teknologian avulla. Johdon näkökulmasta se voi lisätä tiimin kapasiteettia.

Mieti, miten ihmisten on muututtava

Asiakirjojen automatisoinnin käyttöönotto on hanke, joka edellyttää joitakin muutoksia yrityksessäsi tai asianajotoimistossasi. Jos teillä ei ollut sitä aiemmin, muutos edellyttää, että työntekijät siirtyvät manuaalisesta laatimisesta automaattiseen laatimiseen. Niille, jotka jo käyttävät asiakirjojen automatisointia, muutos on se, että ihmiset opitaan käyttämään uutta sovellusta.

Missä tahansa organisaatiossa on erityyppisiä käyttäjiä, jotka ovat niin innokkaita aloittamaan uuden ohjelmiston käytön kuin niitä, jotka suhtautuvat muutoksiin täysin vastenmielisesti. On parasta laatia suunnitelma siitä, miten saat ihmiset suostuteltua siirtymään uuteen dokumenttien automatisointityökaluun. Miten saat muutosta vastustavat henkilöt ottamaan uuden työkalun käyttöön? Miten varmistat, että ihmiset ottavat työkalun käyttöön ja käyttävät sitä?

Asiakirjojen automatisointialustat, kuten M-Files Ment , tarjoavat ylivoimaisia, asiakaskohtaisia toimintoja, jotka mahdollistavat helpomman tiedonkeruun ja mahdollisuuden tarjota malleja tilausten yhteydessä. Tämäntyyppiset toiminnot edellyttävät muutosta vakiintuneeseen prosessiin tai toimintatapaan, ja siksi ne ovat toinen esimerkki tilanteesta, jossa tarvitaan muutossuunnitelmaa potentiaalin maksimoimiseksi täysimääräisesti.

Harkitse tarpeitasi

Nyt kun olet varmistanut, että mallisi ovat mahdollisimman valmiita automatisointia varten, ja kun olet ottanut huomioon joitakin käyttöönoton ihmis- ja prosessinäkökohtia, seuraava vaihe on määritellä asiakirjojen automatisointia koskevat vaatimukset. Miten asiakirjojen automatisointi voi lopulta optimoida ihmisten ja prosessien avulla saavuttamasi tehokkuuden?

Voit myös harkita integrointivaatimuksia. Jos prosesseja tarkastellessasi huomasit, että työntekijät ottivat tietoja yhdestä sovelluksesta ja kirjoittivat ne uudelleen toiseen sovellukseen, voit ehkä välttää tämän tulevaisuudessa integraatioiden avulla. Esimerkkejä ovat integraatiot CRM, asiakirjahallintajärjestelmien, SSO:n ja sähköisen allekirjoituksen sovellusten kanssa.

Mitä seuraavaksi?

Kun olet tehnyt valmistelutyön, olet valmis lähtemään markkinoille ja katsomaan, miten asiakirjojen automatisointiyritykset vastaavat vaatimuksiasi. Pidä nämä mielessäsi, kun käyt demoja läpi. Varmista, että vertaat kutakin yritystä vaatimuksiisi ja kustannuksiin. Mieti myös, kenen on otettava se käyttöön ja kenen on ylläpidettävä sitä - ja arvioi myös niiden kustannukset.

Tutustu tarkemmin

Katso M-Files Ment toiminnassa. Ota yhteyttä jo tänään ja tutustu alustan eri ominaisuuksiin ja siihen, miten voit hyötyä niistä.