4 asiaa, jotka olemme oppineet lähes 8 kuukauden kotoa käsin työskentelystä

Maaliskuussa 2020, maailmanlaajuisen COVID-19-pandemian puhjetessa, lähes kaikkien alojen työntekijät joutuivat yhtäkkiä työskentelemään etätyönä toistaiseksi. Etätyötä oli jo pitkään pidetty työn tulevaisuutena, mutta harva olisi osannut ennustaa, että tämä "uljas uusi maailma" olisi tullut niin pian kuin se tuli.

Olemme yhdessä oppineet paljon viimeisten kahdeksan kuukauden aikana, mutta yksi tärkeimmistä on ajatus siitä, että kotona työskentely on monella tapaa todella hienoa.

Vaikka on täysin totta, että kaikki eivät pidä ajatuksesta tehdä etätyötä, monet pitävät siitä - jopa siinä määrin, että vain harvat odottavat innolla, että asiat "palaavat normaaliksi", kun se päivä vihdoin koittaa. Kaikista COVID-19:n etätyön aikakauden aikana saamistamme kokemuksista on muutamia sellaisia, joita kannattaa varmasti tarkastella tarkemmin.

Omistettu työtila on ensiarvoisen tärkeä.

Vaikka kotoa käsin työskentely antaa paljon enemmän vapautta kuin perinteisessä toimistossa, yksi tärkeimmistä kokemuksista, joita olemme saaneet lähes kahdeksan kuukauden kotoa käsin työskentelyn aikana, on se, että tarvitset silti jonkinlaisen tilan, jota voit kutsua omaksesi päivän aikana.

Olipa kyseessä kokonainen huone, jonka muutat kotitoimistoksi, tai ruokapöydän tietty nurkka, sillä ei ole väliä - oman työtilan luominen auttaa sinua pääsemään ajattelemaan päivittäin tekemääsi tärkeää työtä. Jos heräät aamulla ja työskentelet missä tahansa kotonasi, on vaikea valmistautua henkisesti tulevaan päivään. Huomaat todennäköisesti viivytteleväsi enemmän kuin haluaisit, ja olet myös paljon alttiimpi häiriötekijöille.

Kun sinulla on oma työtila, voit tehdä aamulla henkisen muutoksen, kun siirryt henkilökohtaisesta ajasta "työaikaan". Lisäksi tämä on tärkeää päivän päätteeksi päinvastaisesta syystä - jos sinulla on oma tila, josta voit fyysisesti nousta ylös ja lähteä, sinun on helpompi siirtyä takaisin henkilökohtaiseen ajattelutapaan. On paljon epätodennäköisempää, että "otat työsi mukaasi kotiin", vaikka niin me kaikki kirjaimellisesti teemme nykyään.

Tiedonhallinta on välttämättömyys, nyt enemmän kuin koskaan.

Toinen tärkeä oppi, jonka olemme saaneet etätyön aikakaudella, liittyy keskeisten ratkaisujen, kuten viestintä- ja yhteistyövälineiden, merkitykseen. Etätyön mahdollistavien työkalujen joukossa tärkeimpänä on kuitenkin älykäs tiedonhallintajärjestelmä, jonka pitäisi olla jokaisen organisaation ytimessä.

Tietosiilot ovat aina vaaraksi nykyaikaiselle yritykselle - piste. Jos tiedot ovat ansassa eivätkä pääse liikkumaan vapaasti osastolta toiselle, ne eivät ole niiden ihmisten saatavilla, jotka tarvitsevat niitä parempien ja tietoon perustuvien päätösten tekemiseen, mikä aiheuttaa kielteisiä heijastusvaikutuksia koko yritykseen. Se, että kaikki työskentelevät nykyään niin hajallaan ja työskentelevät kotoa käsin, vain pahentaa tätä ongelmaa, mikä tekee viestinnästä ja yhteistyöstä hankalaa parhaimpinakin päivinä.

M-Files kaltaisen tiedonhallinta-alustan avulla monet näistä huolista sen sijaan häviävät. Sillä ei ole merkitystä, mihin tieto on tallennettu – olipa se verkkoasemalla, pilvipalvelussa tai jossain aivan muualla – käyttäjät löytävät sen Google-tyyppisen haun ja osuvien tulosten avulla. Ei ole edes väliä, missä nämä ihmiset sijaitsevat, ovatko he kotona vai tulevatko he edelleen toimistoon. Heillä on pääsy tarvitsemiinsa tietoihin silloin, kun he niitä tarvitsevat, joten he voivat käyttää vähemmän aikaa tietojen etsimiseen ja enemmän aikaa niiden hyödyntämiseen.

Viestintä on ja tulee aina olemaan kuningas

Viestinnästä puheen ollen, toinen arvokas opetus, jonka kotoa käsin työskentely on opettanut meille, on se, että meillä on nyt enemmän kuin koskaan tarve pitää yhteyttä toisiimme. Viestintä ei ole vain keskeinen osa yrityksesi tuottavuutta, vaan se on myös tärkeä osa organisaatiokulttuuria, jonka rakentamiseksi olet tehnyt kovasti töitä.

Jos haluat pitää ihmiset sitoutuneina kotoa käsin työskennellessäsi, sinun on varattava aikaa videokonferensseille. Tarkoituksellinen viestintä on ehdottoman välttämätöntä - sekä sen varmistamiseksi, että ihmiset pitävät kirjaa kaikesta tärkeästä työstä, jota he tekevät, että jotta he voivat vain nähdä toisensa ja muistuttaa itseään siitä, että he ovat osa paljon suurempaa tiimiä kuin miltä näissä olosuhteissa voi joskus tuntua.

Vapautuminen 9-to-5-työn murroksesta

Lopuksi totean, että olemme kaikki oppineet COVID-19-aikakauden aikana, että termi "työpäivä" ei enää tarkoita sitä, mitä se ennen tarkoitti. Menneet ovat ne ajat, jolloin työ rajoittui yksinomaan 9:stä 5:een -aikatauluun. Tämä on luultavasti yksi syy siihen, miksi etätyö ei sovi kaikille - sen lisäksi, että toimistossa työskentelystä puuttuu kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus, monien on vaikea käsitellä etätyön mukanaan tuomaa jäsentymättömyyttä.

Mutta monille muille ihmisille tämä vapaus perinteisistä "toimistotunneista" ei olisi voinut osua parempaan aikaan. Voimme todella olla niin tuottavia kuin tarvitsemme aina kun HALUAMME olla - tämä tarjoaa uuden mahdollisuuden säilyttää työ- ja yksityiselämän tasapaino, jonka aivan liian moni on vuosien varrella menettänyt.