Määritelmänsä mukaan metatiedot kertovat enemmän muista tiedoista. Se antaa yleisiä "avaimia" tiedon löytämiseksi sen perusteella, mitä se on, eikä sen perusteella, missä se sijaitsee.

Metatiedon avulla tiedot voidaan luokitella yhteisellä, tehokkaalla tavalla, jotta ne ovat kaikkien saatavilla. Vaikka metatieto tarjoaa jo nyt paljon etuja organisaatiolle, se on kuitenkin vain yksi askel kohti parempaa kannattavuutta.

Jotta voit hallita tehokkaasti kaikkia organisaation tietoja, tarvitset menetelmän, jolla voit löytää, tunnistaa, hallita ja käsitellä tietoja niiden sijainnista riippumatta. Tarvitset liittimiä, joilla pääset käsiksi muissa arkistoissa oleviin tietoihin, ja älykkäitä työkaluja, joilla löydät ja hallitset tarvitsemiasi tietoja.

Webopedia selittää älykkään tiedonhallinnan olevan joukko prosesseja ja taustalla olevia teknologiaratkaisuja, joiden avulla organisaatiot pystyvät ymmärtämään, järjestämään ja hallitsemaan kaikenlaisia tietotyyppejä.

Älykäs tiedonhallinta perustuu metatietoihin perustuvaan lähestymistapaan asiakirjojen hallintaan yhdistettynä kykyyn hallita tietoja eri järjestelmissä ja arkistoissa ilman siirtotarvetta. Lisäksi tekoäly on osa pakettia, joka auttaa automatisoimaan siihen liittyviä prosesseja.

Tiedonhallinta on avainasemassa sekä kannattavuuden parantamisessa että lakien ja asetusten noudattamisessa. Älykäs tiedonhallinta tuo läpinäkyvyyttä työnkulkuihin ja auttaa noudattamaan vaatimustenmukaisuutta koskevia vaatimuksia helpommin.