Cómo la gestión de contenidos empresariales contribuye a los objetivos empresariales

Box es también un elemento importante de otros sistemas organizativos, como el sistema de seguimiento de subvenciones del IRC, denominado Sistema de Seguimiento e Implementación de Oportunidades (OTIS). Con hasta 700 solicitudes de subvención tramitándose a la vez, el seguimiento puede resultar abrumador. Tener toda la información relacionada con las subvenciones organizada en un solo lugar permite a los empleados acceder a ella y compartirla fácilmente.

Otra función que cumple Box es el apoyo a la formación y la gestión del cambio. A medida que el IRC añadía plataformas como Salesforce y Office 365, los usuarios necesitaban ganar confianza y experiencia para garantizar su adopción. Por lo tanto, se publicaron diversos vídeos y artículos para ayudar en este proceso y, en ocasiones, se ofreció formación individual a distancia para promover las tecnologías con aquellos que ocupaban puestos de liderazgo. Fackler atribuye a Box el haber permitido a los usuarios comunicarse de forma mucho más segura y eficaz, lo que ahora se ha convertido en una "forma de vida" para ellos.

El etiquetado de metadatos triunfa sobre los archivos basados en carpetas

A pesar de la generalización de los sistemas ECM, muchas personas siguen recurriendo a sistemas de archivo personales basados en carpetas. Esto dificulta la colaboración, ya que el resto de usuarios no puede acceder a este tipo de información. M-Files fundó partiendo de la premisa de que los documentos no deben gestionarse mediante sistemas de carpetas, sino etiquetándolos con metadatos detallados y presentando vistas de la información relevantes en función del rol del usuario. «Las carpetas pueden volverse difíciles de gestionar rápidamente, especialmente en grandes organizaciones», afirma Ville Somppi, vicepresidente de soluciones sectoriales de M-Files. «Cuando se aplican metadatos exhaustivos a los documentos, los usuarios descubren que pueden acceder fácilmente a los que necesitan y se muestran más receptivos a utilizar un sistema empresarial centralizado».

Además, cuando los documentos se describen e identifican con precisión mediante metadatos, es posible aplicar reglas de negocio que dirigen el documento a través de flujos de trabajo. Por ejemplo, un comercial que desee tramitar una propuesta puede crear el documento a partir de una plantilla y remitirlo al siguiente revisor. «El sistema puede hacer cumplir las reglas», explicó Somppi, «y, al hacerlo, crear una colaboración estructurada». En el caso de un contrato, por ejemplo, podría ser necesario obtener aprobaciones en varios niveles.M-Files cada archivo y lo que debe hacerse con él», añadió, «por lo que enviaría el documento para que se siguiera la secuencia correcta de firmas».

Los metadatos garantizan una seguridad sólida gracias a su conocimiento del contenido de los documentos y del rol de cada usuario. «En el departamento de RR. HH., es posible que solo haya un número limitado de personas con acceso a los candidatos durante el proceso de selección», señaló Somppi. «En la siguiente fase, es posible que varios responsables de contratación puedan consultar la información del candidato. La capacidad de ver la solicitud viene determinada por las reglas de negocio de esa fase». En los sectores regulados, el seguimiento de la información puede ser extremadamente importante.M-Files quién ve un documento, quién lo modifica y cuál es el resultado final», explicó Somppi. «Se crea un registro de auditoría automático, de modo que la organización puede volver atrás y validar el recorrido del documento a lo largo del flujo de trabajo».

Algunos clientes se muestran reticentes a implementar un sistema ECM por temor a que la migración de todos sus datos a un sistema empresarial pueda suponer un obstáculo insuperable o merme la productividad. «Tenemos algunas estrategias para aliviar esas dificultades», comentó Somppi. «Por un lado, los usuarios pueden seguir utilizando SharePoint o cualquier otro producto que se haya implementado anteriormente», dijo.M-Files leer SharePoint mientras los usuarios se acostumbran a la M-Files . A esto lo llamamos una migración suave».

La colaboración tanto con socios como con clientes está cobrando cada vez más importancia. «Las fronteras entre organizaciones se están difuminando», señaló Somppi. «Es posible que haya empresas de consultoría externas participando activamente en un proyecto, o proveedores que necesiten conocer el estado de una tarea». La adquisición de Hubshare M-Files Hubshare la creación de portales accesibles para usuarios externos pero que, en combinación con los metadatos y las reglas de negocio M-Files, solo permiten a los usuarios ver la información a la que tienen derecho. «Queríamos reinventar la experiencia de colaboración de una forma que fuera fácil de usar, pero que mantuviera el control», concluyó Somppi.