Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan hoy en día la mayoría de las organizaciones no tiene tanto que ver con el volumen de datos con los que trabajan a diario como con la cantidad de datos no estructurados.

Los datos no estructurados, como sugiere el término, son aquella información que o bien no tiene algún tipo de modelo predefinido, o bien no está organizada de ninguna manera predeterminada. Por lo general, esta información contiene mucho texto y no sólo fechas y números, sino también otros datos críticos. Los datos no estructurados también pueden presentarse en forma de texto en un documento escaneado o en algún otro tipo de imagen fotografiada.

En esencia, el reconocimiento óptico de caracteres (también conocido como OCR) está diseñado para ello. Se trata de un proceso tecnológico que convierte el texto de los documentos en algo que no sólo puede editarse y almacenarse, sino también buscarse electrónicamente.

El poder del OCR: agilizar los flujos de trabajo y extraer valor

La principal razón por la que el OCR es tan importante es, con diferencia, porque A) ayuda a eliminar las tareas de introducción manual de datos que consumen demasiado tiempo valioso de sus empleados y B) ayuda a capturar información crítica de forma que sea más fácil que nunca extraer valor en bruto para seguir avanzando.

Normalmente, el proceso es más o menos así:

1. En primer lugar, los documentos se escanearán (o fotografiarán) en algún tipo de formato electrónico.
2. A continuación, se aplica el reconocimiento óptico de caracteres.
3. El texto contenido en ese documento se guarda como texto con metadatos que permiten realizar búsquedas.
4. Esto puede utilizarse para iniciar flujos de trabajo y mejorar los procesos de apoyo en todos los ámbitos.

Eliminación de la introducción manual de datos

En efecto, el reconocimiento óptico de caracteres está diseñado para eliminar la necesidad de introducir datos manualmente, reconociendo automáticamente caracteres como letras, números y símbolos. A continuación, se puede trabajar fácilmente con esa información en una plataforma digital. Incluso puede almacenarse en una plataforma inteligente de gestión de la información como M-Files, lo que facilita enormemente la búsqueda y recuperación de esa información.

Búsqueda y accesibilidad de la información

En conjunto, el reconocimiento óptico de caracteres aporta una amplia gama de ventajas que pueden aprovechar organizaciones de todas las formas y tamaños. Además de facilitar la búsqueda de información, el reconocimiento óptico de caracteres está en el centro de muchos procesos de desarrollo, como el aprendizaje automático.

OCR y aprendizaje automático: Una potente combinación

Tomemos como ejemplo la gestión de documentos. El aprendizaje automático es un componente fundamental en este caso, ya que ayuda a eliminar las tareas manuales que son redundantes y consumen mucho tiempo, liberando así tanto tiempo en nombre de sus empleados para que puedan centrarse en aquellos asuntos que realmente necesitan su atención.

Mejora de la gestión de documentos y agilización de los flujos de trabajo

Además del reconocimiento inteligente de caracteres para la escritura a mano, el OCR (cuando se combina con el aprendizaje automático) puede ayudar a mejorar el análisis de sentimientos, el reconocimiento de objetos y mucho más. Incluso puede convertirse en la piedra angular de tu política de protección de la privacidad de los datos, ya que si sabes exactamente con qué información estás trabajando y dónde está almacenada, estás en una posición mucho mejor para mantenerla realmente a salvo de quienes quieren hacerte daño.

Mayor seguridad y protección de datos

El reconocimiento óptico de caracteres está incluso en el centro de muchos esfuerzos de transformación digital de las empresas. Recuerde que la primera parte de cualquier transformación digital exitosa implica la digitalización de todos los documentos en papel con los que está trabajando, todo para que pueda almacenarlos adecuadamente y ponerlos a disposición de las personas de su organización que necesitan esa información para hacer su trabajo.

OCR: la base de la transformación digital

Con la solución de OCR adecuada a su lado, puede digitalizar elementos como notas de reuniones, órdenes del día, cartas, registros de clientes e incluso fotografías. En ese momento, todo puede insertarse en tu sistema de gestión de contenidos digitales para que pueda moverse libremente por toda la empresa según sea necesario.

Digitalización de documentos en papel y almacenamiento centralizado

Pero al final, la verdadera ventaja es que el reconocimiento óptico de caracteres es el primer paso para poner en marcha proyectos más amplios de automatización de flujos de trabajo en su empresa. Muchas de las tareas manuales de las que son responsables sus empleados pueden ser importantes, para ser justos, pero también llevan demasiado tiempo y dejan la puerta abierta a problemas como el error humano.

Automatización del flujo de trabajo y aumento de la eficacia

Con la automatización del flujo de trabajo, no tendrá que enfrentarse a ninguno de estos efectos secundarios. Los propios procesos se completan de forma más rápida, eficiente y precisa que nunca, todo ello mediante pasos que también son fácilmente repetibles. De este modo, no sólo obtendrá una coherencia garantizada, sino que sus empleados podrán centrarse en los asuntos que realmente generan ingresos para su empresa, lo que puede ser la ventaja más importante de todas.

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