Ah. Democracia. Un término sagrado que siempre ha inspirado a los ciudadanos del mundo libre. Una palabra que nos remite a la famosa descripción de Abraham Lincoln: "Del pueblo, por el pueblo y para el pueblo". Y es con un guiño a la frase de Lincoln que describimos del mismo modo la democratización de la información en la empresa. La democratización de la información significa que extendemos el poder de la información empresarial creada por el pueblo, al pueblo.

La democratización de la información en la empresa

Dicho de otro modo, significa que la información creada por los empleados pasa a estar disponible para todos los demás empleados. ¿Y no es mejor así? Cuando los empleados tienen acceso a la información, pueden tomar mejores decisiones; les da visibilidad, perspectiva y perspectivas clave; es lo último en transparencia. La democratización de la información es el gran igualador.

Silos de información frente a democratización de la información

Pongamos un ejemplo:

Estamos en 2005. La información de la empresa está dispersa por toda la organización como un páramo desolado, con PDF y hojas de cálculo flotando como plantas rodadoras. Algunos están en una unidad de red maestra. Algunos están en la solución ERP. Pero la mayoría de los documentos viven en silos en los ordenadores de los individuos, lejos de los ojos de todos los demás.

El vendedor John tiene una epifanía y cambia algunas diapositivas de la presentación de ventas. Estos cambios han supuesto una gran diferencia y sus ventas han aumentado. Quiere informar a su equipo de estos cambios, pero el correo electrónico se queda en borrador mientras él se dedica a otras cosas.

Nadie se dará cuenta de los ajustes hasta que John los explique.

Elaine, empleada de Finanzas, guarda las facturas en una carpeta de su escritorio y las carga en el software financiero una vez pagadas, cuando tiene tiempo. Otros departamentos se preguntan dónde está esa factura o si se ha pagado.

Nadie se entera realmente de las facturas hasta que Elaine les cuenta lo que ha pasado, o aparecen en el software financiero.

Esa es una versión simplificada de la información en silos. Ahora veamos la democratización de la información en acción.

Estamos en 2020. La organización dispone de M-Files, que sirve de eje central de información, conectando la información contenida en carpetas de red, ERP, el software financiero, SharePoint y otras aplicaciones de línea de negocio.

El vendedor Sam está investigando a un cliente actual, buscando formas de ampliar la cuenta. Busca información relevante en M-Files y la encuentra:

• Notas de un vendedor anterior sobre otra oportunidad dentro de la organización del cliente
• Audio de una llamada telefónica entre el cliente y su equipo de éxito de clientes, en la que el cliente explica por qué está tan satisfecho con los productos de la empresa.
• Facturas anteriores que reflejen descuentos y promociones de precios de los que se haya beneficiado el cliente
• Un comunicado de prensa emitido por el cliente hace un año
• Un borrador incompleto del estudio de caso en el que el equipo de marketing está trabajando con este cliente.

Y Sam lo tiene todo bien ordenado. No tuvo que preguntar a sus 264 colegas si habían tratado alguna vez con ese cliente. Buscó y encontró información de otras personas, información que le ayudó a tomar mejores decisiones, le ayudó a elaborar una propuesta de valor para ampliar la cuenta.

Es la democratización de la información en la empresa.

La advertencia

La única consideración que hay que tener en cuenta a la hora de democratizar totalmente la información es la seguridad y los permisos de los usuarios. Obviamente, la información sensible debe estar protegida y ser accesible sólo a quienes corresponda. Con los permisos de usuario dinámicos que ofrecen las plataformas de gestión de la información como M-Files, datos como los salarios de los empleados, los pagos de los clientes y otros datos confidenciales sólo son visibles para quienes tienen los permisos adecuados.

Se mire por donde se mire, las empresas se están democratizando.

Uber dio a todo el mundo la oportunidad de ser conductor y pasajero sin tener que poseer un solo taxi.

AirBnB dio a todo el mundo la oportunidad de poseer una propiedad de alquiler y ser inquilino, sin ser propietario del inmueble.

Amazon ha dado a todos la oportunidad de ser minoristas y consumidores sin ser propietarios de los productos (en la mayoría de los casos).

Del mismo modo, las empresas necesitan democratizar la información empresarial. Tienen que dar a sus empleados el poder de ser creadores y buscadores de información, todo en el mismo movimiento rápido. El camino hacia este pilar de la transformación digital puede ser sinuoso, pero merece la pena.

Como dijo el ex Presidente taiwanés Chen Shui-Bian: "El camino hacia la democracia puede ser sinuoso y es como un río que toma muchas curvas, pero al final el río llegará al océano".