Un sistema de gestión documental (SGD) es un software que ayuda a las organizaciones a almacenar, clasificar, proteger y automatizar documentos, reduciendo costes y mejorando la eficacia de los equipos.

Sistema de gestión de documentos (SGD) 101:

Definición, ventajas y casos de uso
La mayoría de las organizaciones trabajan con un gran volumen de documentos. Estos pueden incluir contratos, informes, registros internos y hojas de cálculo. Estos archivos son esenciales para el trabajo diario y los objetivos a largo plazo, por lo que deben estar organizados y ser de fácil acceso.

Un sistema de gestión de documentos, o DMS, ayuda a estructurar este proceso. Proporciona a los equipos el control que necesitan para gestionar los documentos de forma segura y automatizar los flujos de trabajo clave.

Tanto si su organización sigue utilizando papel como si ya trabaja digitalmente, un DMS puede reducir el desorden, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos (SGD)?

Un sistema de gestión de documentos, o DMS, es un programa informático que mantiene sus archivos organizados. Almacena los documentos en un solo lugar para que tu equipo pueda encontrarlos y utilizarlos rápidamente.

Puedes gestionar contratos, formularios de RRHH, archivos de proyectos y mucho más. Algunos sistemas utilizan carpetas para mantener las cosas ordenadas. Otros, como M-Files, utilizan metadatos. Esto significa que puedes buscar por el contenido del archivo, no por dónde está guardado.

Un DMS mejora la forma de trabajar de los equipos. Ahorra tiempo, reduce los errores y facilita el acceso a los archivos importantes.

¿En qué se diferencia un DMS de los métodos tradicionales de almacenamiento de archivos?

Un sistema de gestión de documentos sustituye a métodos de almacenamiento antiguos, como archivadores, unidades de red compartidas y carpetas básicas en la nube. Estas herramientas antiguas pueden almacenar documentos, pero ofrecen una estructura, seguridad y control limitados.

En lugar de limitarse a almacenar archivos, un DMS ayuda a los equipos a gestionarlos en cada fase. Es una forma más inteligente de organizarse y cumplir los objetivos de conformidad.

M-Files gestiona estas tareas automáticamente en segundo plano. Esto reduce el trabajo manual y ayuda a los equipos a mantener la coherencia entre proyectos y departamentos.

¿Cuáles son las principales ventajas de implantar un SGD?

Un sistema de gestión de documentos ayuda a los equipos a trabajar mejor. Mejora la eficacia, refuerza la seguridad y favorece el cumplimiento de las normativas.

Estas son algunas de las principales ventajas de los SGD:

• Los archivos son más fáciles de encontrar gracias a la búsqueda inteligente y los metadatos
• El acceso se basa en la función del usuario, el tipo de documento o las necesidades de la empresa.
• El seguimiento de versiones evita errores y duplicados
• Los datos están más seguros gracias al almacenamiento centralizado y las copias de seguridad
• El cumplimiento es más sencillo gracias a las pistas de auditoría y las políticas de conservación.
• Las tareas se agilizan mediante flujos de trabajo automatizados
• Los equipos recurren menos al papel, lo que reduce los costes y los errores.

Un buen SGD mejora tanto las tareas diarias como el control de los documentos a largo plazo.

Herramientas como M-Files ayudan a automatizar estas tareas entre bastidores. Así, los equipos dedican menos tiempo a gestionar archivos y más a hacer su trabajo.

¿Qué sectores se benefician más de un SGD?

Cualquier organización que trabaje con documentos puede beneficiarse de un sistema de gestión documental. Un SGD es especialmente útil en sectores que manejan grandes volúmenes de archivos complejos o delicados.

Algunos ejemplos son:

• Los equipos jurídicos gestionan contratos, expedientes y correspondencia
• Los profesionales sanitarios almacenan y protegen los historiales de los pacientes para cumplir la normativa
• Los equipos de construcción e ingeniería realizan un seguimiento de los planos, permisos y esquemas.
• Los fabricantes gestionan documentos de seguridad, especificaciones y certificaciones
• Los equipos financieros se encargan de los registros de clientes, los archivos de auditoría y las tareas de cumplimiento.
• Los organismos públicos organizan los registros internos y los documentos públicos
• Los colegios y universidades gestionan los expedientes, expedientes académicos y comunicaciones de los estudiantes

Incluso las pequeñas y medianas empresas de servicios profesionales pueden beneficiarse. Un DMS ayuda a gestionar los documentos con menos riesgos y más control.

Soluciones como M-Files se utilizan a menudo en estos sectores porque son flexibles y fáciles de ampliar.

¿Quién utiliza un SGD?

Los distintos equipos de una organización dependen de los documentos para realizar su trabajo. Sin embargo, las herramientas DMS son especialmente útiles para los equipos que manejan un gran volumen de archivos cada día.

Algunos ejemplos comunes son:

• Equipos jurídicos que gestionan contratos y políticas
• Equipos de proyecto que comparten documentos entre sedes
• Los departamentos de RRHH controlan los expedientes de los empleados
• Equipos financieros que supervisan las aprobaciones y auditorías

Industrias como la construcción, la fabricación y los servicios profesionales dependen de las herramientas DMS. En estos entornos, la estructura y la coherencia son importantes.

Resumen de lo esencial en DMS

Un sistema de gestión documental hace algo más que almacenar archivos. Ayuda a su equipo a organizarse, proteger la información y trabajar con más eficacia.

Con búsqueda inteligente, acceso seguro, control de versiones y automatización del flujo de trabajo, un DMS mejora la gestión de documentos de principio a fin. Le ayuda a ahorrar tiempo, reducir riesgos y tenerlo todo en el mismo sitio.