Principales retos de la adopción de un nuevo sistema de gestión documental

La historia de Innisfree

Fundada en 1997, Innisfree M&A Incorporated, junto con su filial londinense Lake Isle M&A Incorporated, es una empresa que ofrece servicios de información a los accionistas, asesoramiento estratégico y solicitud de representación a las principales empresas e inversores del mundo. Innisfree ofrece asesoramiento experto sobre activismo accionarial, propuestas de remuneración de ejecutivos, cuestiones de gobierno corporativo, relaciones con los inversores y mucho más.

El año pasado, el proveedor de sistemas de gestión de documentos de Innisfree, Worldox, fue adquirido por NetDocuments. Cody Pannella, estratega jefe de datos de Innisfree , que llevaba cinco años utilizando este sistema de gestión de documentos, afirma que la empresa ya se había planteado migrar a un nuevo sistema. Ese plan se catapultó a la lista de prioridades de Cody el año pasado, cuando NetDocuments anunció que dejaría de utilizar Worldox.

"Así que eso pasó de ser una posibilidad a un requisito que nos puso las cosas en marcha para empezar a buscar un nuevo sistema de gestión de documentos", explica Cody.

Un enfoque basado en metadatos

Con personal en Nueva York, Londres, Pittsburgh y Richmond (Virginia), Innisfree cientos de clientes en más de 20 países. Por ello, Cody y su equipo sabían que debían garantizar una migración fluida y seguir utilizando un sistema de gestión documental basado en metadatos.
«Queríamos asegurarnos de que el nuevo producto estuviera muy centrado en los metadatos y aprovechara la forma en que guardábamos los archivos», afirmó.
Tras empezar con 10 empresas, Innisfree eligiendo M-Files su nueva plataforma de gestión de documentos basada en metadatos. Tras considerar los retos a los que se enfrentaría un equipo de TI al adoptar un nuevo sistema, Cody afirma que el M-Files abordaba cada uno de ellos, desde la sincronización hasta la facilidad de uso y la adopción fluida.

Facilidad de uso

Gracias a M-Files, Cody y su equipo pudieron implementar un sistema que resultaba similar a la interfaz anterior, pero con una funcionalidad mejorada. «[M-Files meM-Files ] más funcionalidades y más opciones en los metadatos que utilizo, de modo que no solo puedo replicar el sistema antiguo que tengo, sino que puedo ir un paso más allá para solucionar los problemas que tenía con la estructura anterior y sustituirlos por las nuevas funcionalidades de metadatos que M-Files », afirmó Cody.

Todo es cuestión de tiempo

Aunque Cody dirige un equipo de cinco profesionales, cada uno de los miembros tuvo que dedicar tiempo no sólo a continuar con sus tareas a tiempo completo, sino también a trabajar en las pruebas y pruebas de concepto del nuevo sistema de gestión de documentos. El tiempo lo era todo.

"Queríamos asegurarnos de que priorizábamos las piezas principales: Ser capaces de priorizar y probar -cuáles son nuestras mayores preocupaciones, cuáles son nuestros mayores problemas, cuáles son nuestras mayores características que nos gustaría mantener- y revisar y encontrar exactamente lo que encaja mejor", dijo Cody.

«M-Files ayudarnos con ese reto», añadió. «No se perdió demasiado tiempo: a M-Files le resultó más fácil M-Files exactamente lo que nos convenía. Y ni siquiera tuvimos que entrar en detalles menores, porque los aspectos más importantes quedaron resueltos desde el primer momento».

De cara al futuro, Innisfree espera llevar su gestión de la información al siguiente nivel. Cody añade: "La automatización del flujo de trabajo es una parte importante que estamos estudiando ahora para poder automatizar y, a veces, agilizar algunas de las actividades y algunos de los procesos que tenemos internamente".

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