Cuando se imagina la "automatización", ¿qué le viene a la mente? A mucha gente le vienen imágenes de grandes cadenas de montaje de automóviles. Con brazos robotizados y otras maravillas modernas, estas instalaciones de fabricación son monumentos al poder de la automatización.

Sin embargo, la verdadera revolución de la automatización tiene lugar fuera de la planta de fabricación. En las oficinas de todo el mundo, el software de automatización está transformando el trabajo del conocimiento, especialmente las soluciones que incorporan inteligencia artificial (IA).

El estado de la IA y la automatización

Los chatbots de IA, como ChatGPT, están llamando la atención, sobre todo en las redes sociales. Los chatbots utilizan grandes modelos de lenguaje (LLM), procesamiento del lenguaje natural (NLP) y aprendizaje automático (ML) para generar respuestas útiles a preguntas escritas en lenguaje llano.

En el ámbito de los servicios profesionales, como la abogacía, las organizaciones deben abordar la automatización de la IA con cautela. En un error muy sonado, un abogado de Nueva York se enfrentó a sanciones por presentar una moción generada por un chatbot de IA que citaba jurisprudencia inexistente.

Tecnologías como la automatización de documentos -mejorada por la IA- serán las que más beneficien a los servicios profesionales y a los trabajadores del conocimiento en general.

Definición de la automatización de documentos

La automatización de documentos es el uso estratégico de programas informáticos para facilitar la creación y gestión de documentos electrónicos.

El proceso comienza con la identificación de elementos y funciones comunes en los documentos de una organización. A continuación, las organizaciones utilizan sistemas de automatización de documentos para crear plantillas y módulos a los que los usuarios pueden acceder para generar documentos individuales.

Ventajas de la automatización de documentos

La ventaja más significativa de la automatización de documentos es el ahorro de tiempo para los trabajadores del conocimiento.

En el ámbito jurídico y en otros campos, los trabajadores del conocimiento suelen crear, editar, revisar, firmar y aprobar documentos como parte habitual de sus tareas. Poder crear rápidamente nuevos documentos a partir de plantillas preexistentes les permite dedicar más tiempo a sus complejas habilidades de resolución de problemas y toma de decisiones de alto nivel.

La implantación de sistemas de automatización de documentos para la automatización del conocimiento también impulsa la coherencia y garantiza que los documentos internos y externos contengan información actualizada.

Automatización de documentos: Cómo funciona

Para los usuarios con conocimientos, acceder a un sistema de automatización de documentos es sencillo:

• Desde la interfaz del sistema de automatización de documentos, los usuarios seleccionan una plantilla pertinente para el tipo de documento que desean crear. Las plantillas de documentos pueden ser cualquier cosa, desde RFP hasta documentos de arrendamiento.
• Después de que el usuario responda a una serie de preguntas tipo entrevista, el sistema de automatización de documentos crea un primer borrador editable del documento. Algunos campos condicionales pueden estar ya rellenados; otros pueden requerir que el usuario los complete. La estructura y, en muchos casos, la mayor parte de la redacción se crearán para ellos.
• A partir de ahí, los usuarios pueden editar y revisar el documento creado según sus necesidades. También pueden compartir información y exportarla a formatos de archivo digitales habituales, como Microsoft Word o Microsoft Excel.

Automatización de documentos jurídicos

La automatización de documentos en el ámbito jurídico es especialmente importante, dado el papel esencial que desempeñan los documentos en los procedimientos judiciales.

La digitalización de los documentos jurídicos se ha quedado rezagada; incluso hoy en día, las enormes pilas de documentos en papel siguen siendo una imagen habitual en la mayoría de los bufetes de abogados. Los bufetes que adoptan la transformación digital están cosechando importantes ahorros de tiempo gracias a la gestión digital de documentos.

Los sistemas de automatización de documentos son el siguiente paso lógico en la automatización del trabajo del conocimiento. Los sistemas de gestión del conocimiento ayudan a los abogados y demás personal jurídico a redactar acuerdos, formularios, cartas y otros documentos jurídicos con mayor rapidez que los procesadores de texto o las herramientas PDF por sí solas.

Automatización de documentos frente a control de documentos

El control de documentos es un término amplio que hace referencia a los procesos mediante los cuales las organizaciones gestionan la creación, revisión, modificación y puesta en común de documentos.

La automatización de documentos se encuadra dentro de los componentes de creación y gestión de documentos del control documental. Pero los sistemas de control de documentos son mucho más que la automatización de documentos. Algunas funciones esenciales del control de documentos son:

• Identificación de documentos
• Almacenamiento de documentos
• Control de versiones
• Revisión y aprobación de documentos
• Distribución
• Archivo de documentos
• Recuperación de documentos y control de acceso
• Conservación y supresión de documentos
• Formación y sensibilización

Tanto la automatización como el control de documentos son aspectos importantes de la gestión del trabajo y el intercambio de conocimientos dentro de una organización.

Cómo elegir un sistema de automatización de documentos

La facilidad de uso es una de las consideraciones más importantes a la hora de evaluar los productos y servicios de automatización de documentos. Una interfaz de automatización visual y sin código permite a los trabajadores del conocimiento configurar los datos de los documentos con facilidad y hace que la automatización de documentos resulte sencilla para los usuarios sin conocimientos técnicos.

El uso de la inteligencia artificial se está convirtiendo rápidamente en un elemento diferenciador entre los proveedores. Muchas funciones importantes de automatización de documentos pueden beneficiarse de la IA, entre ellas:

• Clasificación automática de documentos
• Evaluación automática de documentos
• Función de autocodificador de documentos
• Etiquetado automático de documentos

Para aprovechar al máximo las herramientas de gestión del conocimiento, las organizaciones deben preguntar a los proveedores cómo utilizan la IA o los modelos de aprendizaje automático para las soluciones de gestión del conocimiento.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué es la automatización de documentos?

Las organizaciones utilizan el software de automatización de documentos para ahorrar tiempo en la generación de documentos nuevos y conformes a todos los niveles de complejidad.

Con el software de automatización de documentos, las organizaciones pueden crear una biblioteca de cláusulas o módulos para su uso en plantillas. Esto permite a las organizaciones crear, guardar y organizar fácilmente las mejores prácticas e integrar su libro de jugadas con una colección de cláusulas reutilizables.

El software de automatización de documentos puede permitir a usuarios no técnicos, como los profesionales de recursos humanos, automatizar documentos sin la ayuda de equipos de soporte informático. Los programas modernos de automatización de documentos ofrecen una interfaz visual fácil de usar. Los proveedores también pueden ofrecer otras herramientas de autoservicio. Por ejemplo, pueden ofrecer widgets que ayuden a liberar contenido automatizado en cualquier lugar o que ayuden a generar nuevos documentos directamente a partir de entradas de terceros.

¿Qué pueden ganar los trabajadores del conocimiento con la automatización?

El trabajo eficaz del conocimiento requiere un pensamiento sostenido y de alto nivel. Cualquier trabajo que interrumpa el flujo de los trabajadores del conocimiento es una sangría para la productividad y un despilfarro de los recursos de la organización. La automatización de documentos y otras soluciones de software de gestión del conocimiento ahorran a los trabajadores del conocimiento tiempo perdido en tareas mundanas para que puedan volver a resolver problemas y crear valor.