De la aprobación de documentos a la preparación para la publicación: la incorporación de la IA en el control de calidad

Probablemente a todos nos haya pasado alguna vez que, al encontrar la versión _FINAL (o _FINAL_REAL) de un documento, nos hayamos preguntado si realmente se trata de la versión aprobada. Para los fabricantes y otras organizaciones que gestionan procesos controlados, esa duda puede tener consecuencias importantes.

La revisión de un producto puede depender de varios documentos relacionados. Un proceso de calidad puede exigir un registro firmado antes de que el trabajo pueda seguir adelante. A un documento presentado puede faltarle una página o un sello obligatorios. Aunque a simple vista todo parezca estar en orden, un solo detalle que se haya pasado por alto puede dar lugar a importantes repeticiones del trabajo, retrasos o problemas de cumplimiento en fases posteriores del proceso.

Para determinar si se han cumplido todas las condiciones y se han obtenido todas las autorizaciones pertinentes, las organizaciones deben conocer la situación actual, evaluar si la información está lista y tomar medidas en caso de que falte algo.

Ahí es donde un agente de calidad y preparación para el lanzamiento deM-Files puede cambiar el proceso.

El coste de «estar casi listo»

Los procesos de calidad dependen de la precisión.

Antes de que un trámite pase de una fase a otra, es posible que los empleados tengan que comprobar varios datos: ¿Están todos los documentos necesarios? ¿Llevan el sello requerido? ¿Falta algo?

Revisar estas cuestiones relativamente sencillas en cientos o miles de documentos y procesos supone una carga de trabajo manual considerable. Y el problema se complica aún más cuando la preparación depende de las relaciones entre los documentos.

Consideremos el siguiente ejemplo: una lista de materiales puede tener asociados tres documentos obligatorios. Los tres documentos existen, por lo que, a primera vista, el expediente parece estar completo. Sin embargo, solo se han aprobado dos. Un proceso que se limite a comprobar la presencia de los documentos podría dar lugar a que el trabajo siguiera adelante de forma prematura.

Te presentamos al agente de calidad y preparación para el lanzamiento de « M-Files »

Un agente de calidad y preparación para el lanzamiento (un agente personalizado de « M-Files » para la fabricación) puede actuar como un sistema de revisión inteligente dentro de un proceso basado en documentos, analizando la información relevante en el momento en que es necesario tomar una decisión sobre la preparación del producto.

El agente puede

• Comprueba si se dispone de los documentos necesarios y si se encuentran en el estado de aprobación adecuado.
• Revisar el contenido para comprobar si realmente figura la firma o el sello requeridos
• Comprueba si parece que faltan alguna de las páginas que se esperaban.

El objetivo es responder a la pregunta clave: «¿Está esto listo para seguir adelante?». Si la respuesta es afirmativa, el flujo de trabajo continúa. Si no se cumple alguna condición necesaria, el proceso avisa a una persona para que revise el asunto.

El proceso puede dividirse en tres etapas.

1. Comprender: En primer lugar , el agente analiza los documentos y su contexto. ¿Qué documentos están relacionados con este proceso? ¿Cuál es su estado actual? ¿Aparece en el contenido algún elemento obligatorio? ¿Se dispone realmente de la información necesaria para el siguiente paso? Estas distinciones son importantes porque el hecho de que se haya subido un documento no implica que se cumplan los requisitos correspondientes.
2. Juez: A continuación, el agente aplica los requisitos predefinidos por la organización. Es posible que tres documentos relacionados deban alcanzar el estado de «aprobado» antes de que una revisión pueda avanzar. Quizás un documento concreto requiera una firma. Otro proceso podría exigir que aparezca un sello en un expediente presentado. El agente evalúa lo que encuentra en función de esas condiciones definidas. Hacer que estas revisiones sean repetibles ayuda a agilizar los procesos y permite a las personas centrarse en tareas de mayor valor.
3. Acción: Por último, el flujo de trabajo responde a la decisión. Si todo cumple los requisitos, el proceso sigue adelante. Si falta una firma, el documento puede devolverse para que se le preste atención. Si no se cumple algún otro requisito, se puede notificar a la persona correspondiente.

Con este agente personalizado, el control de calidad pasa a formar parte del flujo de trabajo, en lugar de ser una tarea manual ajena al mismo, y señala los errores a las personas capacitadas para resolverlos.

Incorporar la IA allí donde se toman las decisiones

Los procesos de calidad basados en agentes deben comprender la información relevante, evaluar dicha información en función de unos requisitos definidos y utilizar el resultado para determinar cuál será el siguiente paso.

M-FilesEste enfoque «centrado en el contexto» conecta los documentos con las personas, los proyectos y los procesos que los rodean. Un registro de calidad está relacionado con un proceso. Una aprobación está relacionada con una decisión de publicación. Ese contexto sienta una base importante para incorporar la IA en flujos de trabajo con gran volumen de documentos, donde los agentes personalizados de M-Files llevan la IA de un segundo plano al centro de la toma de decisiones que mantienen el trabajo en marcha —o lo detienen cuando aún no está listo—.