Créer un Nouveau Lot de Données

M‑Files Reporting Data Services permet d'exporter des données depuis M‑Files vers des bases de données externes (SQL Server). L'administrateur peut spécifier manuellement les données qui seront exportées ou, sur une base planifiée, depuis M‑Files pour l'établissement de rapports ou autre utilisation. Les commandes de M‑Files Reporting Data Services sont installées conjointement avec M‑Files Server. Après avoir exporté le lot de données, vous pouvez l’utiliser pour générer un rapport.

Commencez en indiquant un lot de données que vous souhaitez exporter pour le reporting. Réalisez les étapes suivantes pour créer un nouveau lot de données :

  1. Ouvrez M‑Files Admin.
  2. Dans l'arborescence de gauche, déployez une connexion au serveur M‑Files.
  3. Déployez Coffres.
  4. Déployez un coffre.
  5. Sélectionnez Exportation de Données et Rapports, puis cliquez sur Nouveau Lot de Données dans le volet de commandes.
    Résultat :La boîte de dialogue Propriétés du Lot de Données s’ouvre.
  6. Dans le champ Nom, saisissez un nom pour le nouveau lot de données.
  7. Dans la rubrique Données à exporter, cliquez sur Objets... afin de sélectionner les objets à exporter.
    Résultat :La boîte de dialogue Ajouter des Objets au Lot de Données s’ouvre.
  8. Utilisez le menu déroulant Objets à Exporter pour sélectionner les objets à exporter sur la base du type d’objet.
    Vous pouvez cliquer sur Objets filtrés... pour affiner les objets sélectionnés en indiquant les conditions des propriétés que les objets doivent remplir pour être exportés. Pour obtenir plus de renseignements sur le filtrage des objets par propriétés, consultez Conditions basées sur des propriétés.
  9. Optionnelle : Sélectionnez l’objet que vous venez d’ajouter à la rubrique Données à exporter et cliquez sur Ajouter propriété... pour ajouter au type d’objet sélectionné une propriété que vous souhaitez exporter.
    1. Utilisez le menu déroulant Propriété à Exporter pour sélectionner la propriété à exporter.
    2. Rendez-vous à l'onglet Historique et Anciennes Valeurs.
      Dans l’onglet Historique et Anciennes Valeurs, vous pouvez définir si vous souhaitez exporter l’historique des modifications et les valeurs précédentes de la propriété sélectionnée.
      Résultat :L'onglet Historique et Anciennes Valeurs s’ouvre.
    3. Cochez la case Exporter l'historique des modifications de cette propriété si vous souhaitez exporter l’historique des modifications de la propriété sélectionnée.
      L'historique des modifications ajoute au lot de données une entrée pour chaque modification de la valeur de la propriété. Cela permet de répondre à des questions telles que « Quelle a été la valeur totale de contrats conclus en août ? » en exportant l’historique des modifications de la valeur de la propriété Fermée et en identifiant les objets pour lesquels la valeur de ladite propriété est passée de Non à Oui en août.
    4. Cochez la case Exporter les anciennes valeurs de cette métadonnée par échantillons si vous souhaitez exporter les anciennes valeurs de la propriété sélectionnée et utilisez le menu déroulant Echantillonnage pour définir la fréquence d’échantillonnage (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans).
    5. Sélectionnez l’option Historique complet, Période fixe ou Date de début pour définir la taille de l’historique pour l’historique des modifications et les anciennes valeurs de la propriété sélectionnée.
      Si la fréquence d'échantillonnage est élevée (par ex., quotidienne), il est recommandé de restreindre la durée de l'historique pour éviter d'agrandir inutilement la base de données et d'augmenter la vitesse de la commande d'exportation.
    6. Cliquez sur OK afin de fermer la boîte de dialogue des Propriété à Exporter.
  10. Dans le champ Chaîne de connexion OLE DB, saisissez la chaîne de connexion pour se connecter à la base de données cible ou cliquez sur Définir... pour définir la chaîne de connexion.

    Si vous utilisez Microsoft SQL Server comme base de données cible, il est recommandé d'utiliser Microsoft OLE DB Driver for SQL Server (MSOLEDBSQL) comme fournisseur de données et d'utiliser Simple ou Bulk-logged (temporaire) comme paramètre du mode de récupération dans la base de données cible. Cette opération vous permettra d’améliorer considérablement la vitesse et les performances d’exportation des lots de données.

    Pour obtenir plus de renseignements sur les chaînes de connexion à la base de données, consultez Connexions à des bases de données externes pour les Types d'Objet.

  11. Rendez-vous dans l'onglet Avancé.
    Résultat :L’onglet Avancé s’ouvre.
  12. Sélectionnez, dans le menu déroulant Utiliser l'identité de cet utilisateur pour lire les données, l’utilisateur dont vous souhaitez utiliser l’identité pour transférer des données de M‑Files aux services d’établissement des rapports.
    L'utilisateur le plus approprié est un utilisateur "régulier" ne disposant d'aucun droit étendu. Si vous utilisez, par exemple, votre propre identité d'utilisateur associée à des droits d'administration système, les données que vous souhaitez préserver de l'ensemble des utilisateurs risquent alors de se retrouver dans les rapports affichés par le logiciel client.
    Si la structure des métadonnées du coffre est traduite en plusieurs langues, la langue des métadonnées du lot de données exportées dépend des paramètres de la langue du coffre de l’utilisateur dont l’identité sert à la lecture des données.
    Si le module Electronic Signatures and Advanced Logging est en service, vous devez sélectionner (M-Files Server) comme utilisateur.
  13. Optionnelle : cochez la case Planifier l'export des données et cliquez sur Planifier... si vous souhaitez planifier l’exportation des données.
    Il est recommandé de planifier l'exportation de données à effectuer une fois par jour / semaine / mois. Les rapports sont mis à jour simultanément. Si vous ne sélectionnez pas la planification, les données ne seront pas mises à jour après l'exportation. Vous pouvez également créer un lien de mise à jour distinct dans les services d'établissement de rapports de sorte que l'utilisateur puisse mettre à jour le rapport dans le logiciel client le cas échéant. Pour plus d'informations, contactez notre service client à l'adresse support@m-files.com.
  14. Optionnelle : Dans l’onglet Avancé, vous pouvez définir un alias pour le lot de données.
    Si vous avez des alias automatiques en service et que vous écrivez un nom dans l’onglet Général, le champ Alias de l’onglet Avancé est automatiquement renseigné. L’alias a le format <préfixe prédéfini>.<nom>. Définissez les alias automatiques de votre coffre dans l’éditeur de configurations.
  15. Optionnelle : Cliquez sur Exporter pour exporter immédiatement les données.
    Vous pouvez cliquer sur la vue Etat de l'Exportation... pour consulter l’état du processus d’exportation lorsque l’exportation est en cours.
  16. Cliquez sur OK pour terminer de créer le nouveau lot de données.
Le lot de données que vous venez de définir est ajouté à la liste Exportation de Données et Rapports. Le lot de données est exporté soit automatiquement de manière planifiée soit manuellement, en fonction des paramètres que vous avez définis.
Étant donné que vous avez créé un lot de données, vous pouvez l’utiliser pour créer un rapport (consultez Création de rapports et logiciel requis), puis créez un objet rapport dans M‑Files pour lire le rapport (consultez Créer un objet rapport pour un rapport).