Configurer les workflows

M-Files s'intègre facilement aux processus administratifs et opérationnels de l'organisation. Il est en effet plus simple de définir et de contrôler les tâches là où se trouvent les documents qui y sont relatifs. Grâce à la gestion des workflows, les tâches routinières de l'entreprise peuvent être automatisées et les tâches à effectuer peuvent être affectées aux bonnes personnes au bon moment. Les utilisateurs reçoivent des notifications électroniques concernant les tâches, et les responsables peuvent contrôler l'avancement des tâches et approuver celles qui ont été terminées.

Consultez cette vidéo pour obtenir des conseils sur la création de workflows utiles :

Vidéo : Creating an Informative Workflow

Parmi différents autres processus, les workflow peuvent servir à traiter les factures d'achat. Dans ce cas, les étapes de workflow peuvent inclure :

  • En attente d'approbation
  • Autorisée
  • Refusée
  • Payée

Vous pouvez définir qui est autorisé à transférer l'objet d'une étape à une autre et qui est responsable de la prochaine étape. Par exemple, l'autorisation de règlement des factures peut nécessiter l'approbation d'un responsable.

Vidéo : Permissions in Workflows

Lorsque la facture est à l'étape Approuvée, le département comptabilité est automatiquement notifié qu'une nouvelle facture est en attente. Une fois la facture réglée, elle passe à l'étape Payée.

Les workflows simplifient les tâches routinières de l’entreprise. Par exemple, le traitement des factures d'achat.

Outil de conception de workflow graphique

M-Files est fourni avec une interface utilisateur graphique pour la gestion des workflow. Reportez-vous à Outil de conception de workflow graphique pour plus de détails.