Charles River Laboratories
Charles River Laboratories l'automatisation des processus et économise des millions
Points forts
- Économies annuelles estimées à 2,4 millions de dollars grâce à l'amélioration de l'efficacité des processus
- 9 600 heures économisées par an grâce à l'automatisation des flux de travail documentaires
- Économie annuelle de 326 400 $ sur DocuSign
Cas d'usages
Gestion des risques et de la conformité
Gestion des informations sur les projets
Gestion des informations sur les clients
Solutions par secteur
CRO/Sciences de la vie : Recherche et développement pharmaceutiques
Pays
États-Unis
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Présentation de l'entreprise
Avec plus de 20 000 employés à travers le monde, la société de recherche pharmaceutique Charles River Laboratories CRL) est le plus grand fournisseur mondial de services de découverte, de données, de développement non clinique et de tests de sécurité des médicaments. Basée dans le Massachusetts, cette société a joué un rôle déterminant dans le processus de développement de médicaments pour 85 % des études approuvées par la FDA en 2021.
Chaque année, CRL traite des dizaines de milliers de documents pour ses clients, dans des délais serrés et avec des exigences de qualité élevées. Ces documents constituent un élément clé du processus de soumission des demandes d'autorisation de mise sur le marché des médicaments par les laboratoires pharmaceutiques. « Nous nous efforçons en permanence de fournir à nos clients des données de manière plus efficace et, dans le cadre de nos efforts d'optimisation, l'accès aux métadonnées relatives aux documents revêt une importance croissante », a déclaré Jenith Charpentier, directrice principale des services de livraison de données et de rapports chez CRL.
L'un des aspects clés des activités du CRL consiste à superviser la documentation réglementaire relative à l'évaluation de la sécurité dans le cadre des études. Des domaines d'expertise complexes, tels que les protocoles pharmaceutiques, les tableaux et les rapports d'essais, peuvent rapidement générer un volume important de documents. L'unité opérationnelle du CRL chargée de l'évaluation de la sécurité opère sur 20 sites de données, contre cinq en 2010. L'équipe de cette unité collabore et navigue entre ces sites afin de documenter les protocoles et les processus et de mener des investigations scientifiques.
« Chaque protocole est le fruit d'une collaboration entre nos clients, les organismes de réglementation et nos scientifiques internes afin de garantir que nous préparons la meilleure étude possible pour cette enquête », a déclaré Jenith. « Il y a plusieurs niveaux de révision interne à gérer, ainsi que des échanges avec le client, et nous devons veiller à ce que les commentaires correspondent aux versions afin de nous assurer que tout est pris en compte dans l'accord final. »
Au fur et à mesure que son équipe traite les études, elle collecte des données dans plusieurs plateformes réglementées qui génèrent une documentation détaillée, ainsi que des résultats formatés pour l'analyse et la présentation des données. « Pour créer le rapport principal, nous pouvons combiner des centaines de fichiers qui ont fait l'objet d'un examen indépendant et qui présentent des structures complexes », ajoute Jenith. « Ce document est également vérifié, révisé et soumis à un contrôle qualité avant d'être partagé avec le client. »
Il est évident qu'un traitement aussi complexe et volumineux de rapports, d'ensembles de données et de protocoles réglementaires nécessiterait une plateforme d'automatisation du travail intellectuel révolutionnaire, permettant aux travailleurs intellectuels de CRL de trouver plus rapidement les informations, d'éliminer le chaos informationnel et de maintenir une efficacité et une précision optimales des processus. Cependant, la plateforme de CRL ne répondait pas aux attentes strictes de l'entreprise.
Principaux défis avant M-Files
Avec une structure de dossiers classique, la plateforme de gestion documentaire de CRL n'avait pas la capacité de télécharger automatiquement les documents à partir des systèmes standard. Les travailleurs du savoir devaient passer des heures à placer manuellement les fichiers aux bons emplacements.
De plus, l'infrastructure de gestion des documents stockait souvent les fichiers dans un « trou noir », rendant les recherches difficiles et frustrantes. Au fil du temps, les variations dans la dénomination et l'emplacement des fichiers pour un document donné ont commencé à nuire à la productivité.
« Je clique donc : je travaille sur ce site et je travaille sur cette étude et ce type de fichier dans cette catégorie », explique Jenith. « Il faut parfois descendre sept niveaux avant d'arriver à son fichier. »
« Et puis, —oups— que se passerait-il si votre collègue interprétait différemment l'emplacement où placer ce fichier ? » a-t-elle ajouté. « Vous devez remonter quatre niveaux et descendre l'autre branche de l'arborescence pour voir si vous pouvez le trouver là-bas. C'est donc ce que nous faisions, et c'était en quelque sorte l'un des casse-tête associés à cette tâche. »
Pour rester compétitive, CRL avait besoin d'une solution permettant de livrer plus rapidement les projets à ses clients, tout en appliquant des normes de reporting claires et une uniformisation des systèmes sur l'ensemble de ses plus de 20 sites. CRL avait également besoin que cette solution soit déployée avec un minimum de perturbations afin de s'adapter à sa charge de données actuelle et d'évoluer au rythme de sa croissance rapide.
« Charles River se trouvait à un tournant technologique et avait besoin d’une solution de gestion documentaire modernisée pour soutenir sa trajectoire de croissance. M-Files la concurrence dans les analyses menées par CRL concernant les gains de temps pour les tâches prioritaires et les économies globales réalisées. »
Jenith Charpentier, directrice principale, Services de fourniture de données et de rapports, Charles River Laboratories
La solution M-Files
Après avoir passé en revue 19 fournisseurs de solutions de gestion documentaire, CRL a réduit sa sélection à cinq. Ce processus a notamment consisté à examiner attentivement Gartner . M-Files été désigné « Choix des clients » dans le rapport Gartner Peer Insights de mars 2022 intituléPeer Insights Voice of the Customer: Content Services Platforms ». Dans ce rapport, M-Files parmi les cinq fournisseurs ayant obtenu une note supérieure à la moyenne du marché et la distinction « Customers’ Choice ». En effet, 95 % des personnes interrogées recommanderaient M-Files.
Cependant, Jenith souligne que c'est la flexibilité M-Filesqui a vraiment fait pencher la balance : « En tant qu'organisme de recherche sous contrat, nous constatons parfois que les solutions prêtes à l'emploi ne répondent pas à nos besoins », a-t-elle déclaré. « Nous étions vraiment ravis de pouvoir créer des coffres-forts et des flux de travail adaptés à nos processus, mais aussi de bénéficier de la possibilité d'interconnecter différents systèmes. »
En tant que plateforme leader du secteur pour l'automatisation des tâches intellectuelles basée sur les métadonnées, M-Files CRL à déterminer la meilleure façon d'automatiser les flux de travail documentaires liés à ses projets d'étude, ce qui a permis d'améliorer l'efficacité de l'ensemble de ses autres processus.
« Les efforts que nous avons déployés avec M-Files pour mettre en place les configurations de reporting et de publication ont vraiment commencé à nous ouvrir de nouvelles perspectives », a déclaré Jenith.
« Par exemple, nous avons conçu un système de publication distinct qui s'appuie sur un ensemble d'informations, de documents et de métadonnées provenant de M-Files. Il s'agissait d'une solution véritablement créative et collaborative qui a permis d'élargir le champ de nos possibilités. »
Les résultats
Aujourd'hui, CRL utilise M-Files créer des vues personnalisées permettant de suivre l'état d'avancement des flux de travail et d'évaluer leur adoption et leur progression. Les utilisateurs peuvent ainsi facilement visualiser et comprendre la charge de travail de chacun et de chaque équipe, ce qui aurait été impossible avec une structure traditionnelle de fichiers et de dossiers.
De plus, CRL utilise M-Files faciliter les transferts automatisés au sein des flux de travail, obtenir efficacement les signatures électroniques requises pour se conformer aux exigences réglementaires et bénéficier d'une visibilité précise sur l'état de n'importe quel document. Grâce à M-Files, CRL réduit également les risques opérationnels en conservant l'historique des documents, ce qui permet d'établir les chaînes d'audit nécessaires et de se conformer à la réglementation.
Jenith a ajouté que son équipe peut utiliser les métadonnées des documents dans le cadre d'une étude sur les médicaments pour aider à choisir les modèles appropriés.
« Tout cela se fait donc de manière organique au sein du système de gestion documentaire », a déclaré Jenith.
« Et nous n’avons pas besoin de trier, de sélectionner et de recréer tout cela dans un système de publication. Tout est déjà là. C’est donc un gain de temps considérable. C’était également un avantage majeur en termes de licences », a-t-elle ajouté. Avant M-Files, CRL utilisait trois systèmes de publication différents à la suite d’une série de fusions et d’acquisitions. Désormais, l’équipe de Jenith n’en utilise plus qu’un seul. « Ainsi, si nous avons peu de travail sur un site et beaucoup sur un autre, il nous est très facile de prendre le relais. »
Aujourd’hui, Charles River Laboratories l’automatisation des tâches intellectuelles pour optimiser les processus d’étude, ce qui permet de gagner du temps, de réduire les coûts et de limiter le travail manuel, tout en optimisant le retour sur investissement. « [Avec M-Files], nous pouvons comprendre les éléments de la conception de l'étude : nous disposons de nos clients, de nos modèles et de nos sites, et nous sommes réellement en mesure de mener des actions grâce à ces métadonnées, ce qui fait partie de ce que nous essayons de mettre en œuvre dans l'ensemble de notre pipeline de données et de nos efforts de mise à disposition des données », a déclaré Jenith.
Une comparaison des économies réalisées entre l'ancien système de gestion documentaire de CRL et M-Files :
- Signatures électroniques, validation, rapports et publication simplifiés
- Plateforme d'automatisation du travail intellectuel améliorée, intégrée à des référentiels d'
s externes sans migration coûteuse. - 15 secondes gagnées par document traité, soit 8 658 heures par an
- Économies totales estimées : 2,4 millions de dollars
« Avant M-Files, CRL utilisait trois systèmes de publication différents à la suite d'une série de fusions et d'acquisitions. Avec M-Files, nous avons conçu un système de publication distinct qui s'appuie sur un ensemble d'informations, de documents et de métadonnées provenant de M-Files. Il s'agissait d'une solution véritablement créative et collaborative qui a permis d'élargir le champ de nos possibilités. »
Jenith Charpentier Directrice principale, Services de fourniture de données et de rapports, Charles River Laboratories
« Je fais cela depuis longtemps, et il devient facile de savoir quand un fournisseur écoute activement vos besoins et vous propose des solutions que le système peut aider à satisfaire, plutôt que de reformuler les documents marketing », a déclaré Jenith. « C'était passionnant d'interagir avec une entreprise qui s'est intéressée à nos idées dès le début, et je suis ravie que cette relation se poursuive dans cette voie. »
Pour Jenith, le succès du partenariat est le reflet naturel du succès de l'équipe CRL : « Nous comptons environ 20 000 employés dans le monde entier. Leur collaboration et leur efficacité ont contribué à générer un chiffre d'affaires de 3,5 milliards de dollars en 2021, soit une croissance de plus de 20 % par rapport à l'année précédente pour l'entreprise », a-t-elle déclaré.
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