Ces dernières années, Google a déployé beaucoup d'efforts pour améliorer son offre G Suite afin de mieux servir les utilisateurs professionnels. Trois millions d'organisations paient déjà pour G Suite, et leur nombre ne cesse d'augmenter.

Comparé aux 85 millions d'utilisateurs d'Office 365, il s'agit bien sûr d'un petit nombre, mais il ne fait aucun doute que les excellentes capacités de collaboration de Google G Suite continueront à séduire les organisations.

Collaboration - le meilleur avantage des applications Google

La facilité de collaboration est un atout sur lequel G Suite peut effectivement s'appuyer. L'infrastructure basée sur le cloud est un cadre naturel pour une co-rédaction et une édition efficaces. Il y a quelque temps, j'ai eu l'occasion de discuter avec un utilisateur actif de Google Suite chez Neste Engineering Solutions, qui est en phase de transition de Microsoft à Google. Risto Oranne, qui travaille en tant que responsable de l'approvisionnement dans l'un de leurs projets de maintenance, m'a confirmé que "la collaboration et l'édition en temps réel sont un atout majeur pour l'entreprise" : "La collaboration et l'édition en temps réel sont de loin le meilleur avantage des applications Google. Il n'y a pas de documents ou de versions statiques car la version commune est partagée en permanence dans le nuage".

Cependant, le plus grand avantage est en même temps le plus grand défi. "Comme il n'y a pas de versions, il n'y a pas de moyen facile de documenter l'historique des versions ou de savoir qui a modifié quoi", poursuit M. Oranne. Cela peut s'avérer difficile lorsque vingt personnes travaillent sur le même document, mais que chacun contribue à une section spécifique du fichier. Par exemple, dans un document Google Sheets, toute modification du filtrage affecte tous les utilisateurs, et pas seulement la personne qui l'a modifié.

Réglementation et sécurité dans la gestion des documents pour Google G Suite

La sécurité des données est un autre point qui peut poser problème : il est un peu difficile de contrôler qui peut voir vos données dans Google. Le contenu des dossiers d'équipe est automatiquement visible par tous les membres de l'équipe, et les droits d'accès sont gérés manuellement. Des liens peuvent également être envoyés à des personnes extérieures à l'équipe pour leur permettre d'accéder au contenu avec des droits d'accès limités. Dans ce cas, le défi consiste à conserver ce lien de manière à ce que les personnes puissent le retrouver lorsqu'elles en ont besoin. "Le stockage de liens dans les courriels est encore très courant, mais il n'est pas très efficace du point de vue de la gestion du contenu", confirme M. Oranne.

Dans un autre cas, nous avons constaté que G Suite n'est peut-être pas encore très efficace pour l'archivage sécurisé des documents finis ou pour soutenir les processus d'entreprise conformément aux normes nationales ou sectorielles. Par exemple, en Suède, les organisations ne sont pas autorisées à utiliser Gmail comme système d'enregistrement. Autre exemple : les données des citoyens russes ne sont pas autorisées à quitter les serveurs en Russie. Dans le nuage de Google, il n'y a aucun moyen de garantir que cela ne se produira pas.

Ces réglementations imposent des exigences aux utilisateurs. Ils peuvent par exemple avoir besoin de supprimer le contenu de Gmail et de Google Drive et de le sauvegarder ailleurs pour un archivage à long terme. Si cette opération est effectuée manuellement, elle ne fait qu'ajouter de la complexité à des processus par ailleurs simples.

Pour Risto Oranne, la question de l'archivage est facile à résoudre au sein de sa propre organisation. Il n'y a pas de problèmes de réglementation et les structures semblent bien soutenir les utilisateurs. Mais même si Neste a pleinement adopté l'environnement Google, il reconnaît qu'il peut y avoir des défis à relever : "Si nous créons des documents pour des clients externes, il ne suffit pas de fournir des liens vers Google Drive. Nous avons également besoin de versions statiques, de sauvegardes et d'une gestion des documents. Dans les environnements à haut risque, nous devons mettre en place davantage de processus."

Outre les défis liés à l'archivage et à la sécurité des données, l'accès aux informations Gmail pourrait constituer un problème pratique. Si elles sont stockées dans la messagerie Gmail d'un employé, les informations ne seront pas accessibles aux autres membres de l'entreprise qui pourraient en avoir besoin. En outre, elles ne seront pas mises en contexte avec les documents et les données contenus dans d'autres systèmes, sans parler des flux de travail automatisés qui soutiennent les processus d'entreprise. Pour rendre le travail plus efficace, il convient de synchroniser tous les contenus connexes, qu'il s'agisse de Gmail, de documents, de données clients ou de relations entre ces éléments.

Il s'agit d'un changement de comportement...

Lorsque les entreprises passent aux outils Google, comme pour toute transformation, le changement de comportement des employés est la clé du succès. Les employés doivent adopter une nouvelle culture de travail axée sur une réelle collaboration. Risto Oranne l'explique ainsi : "Il est logique de penser à passer aux applications Google lorsqu'une organisation cherche à créer un environnement de travail collaboratif. Mais l'inverse n'est pas vrai. Le simple fait de décider de passer aux outils Google sans modifier les processus sous-jacents et la culture de travail ne signifie pas automatiquement une collaboration plus efficace."

M-Files pour Google G Suite à la rescousse !

M-Files pour Google G Suite permet aux clients d'utiliser les outils Google encore plus efficacement qu'auparavant. Il ajoute des métadonnées à l'équation. Les utilisateurs peuvent enregistrer le contenu de Google Drive et de Gmail directement sur M-Files en un seul clic dans l'interface utilisateur de leur application G Suite. Ils peuvent ajouter des métadonnées pour pouvoir gérer le contenu plus facilement. Toute modification du contenu est automatiquement répercutée dans les deux applications.

Dans un environnement réglementé, par exemple, les exigences en matière de contrôle du lieu de stockage sont beaucoup plus faciles à satisfaire. M-Files offre aux clients la possibilité de stocker les données soit sur place, soit dans le nuage sécurisé de M-Files . Le problème de la sécurisation des droits d'utilisateur et d'accès est résolu grâce aux droits d'utilisateur et d'accès basés sur les rôles, qui sont automatiquement mis à jour avec les métadonnées.

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