Qu'il s'agisse de contenu créé en interne ou de documents et de fichiers reçus de clients, de partenaires et de fournisseurs, les entreprises sont aujourd'hui noyées dans une mer d'informations qui grossit chaque jour.

Le coût des ressources humaines sur papier

En particulier, le service des ressources humaines doit gérer et contrôler un grand volume et une grande variété d'informations qui sont souvent hautement confidentielles. Les dossiers des employés, les contrats de travail, les données salariales et les exigences en matière d'apprentissage ne représentent qu'une infime partie de la pléthore d'informations et de processus connexes gérés par le département des ressources humaines. Pourtant, combien de temps les professionnels des ressources humaines passent-ils à essayer de trouver et de gérer ces informations au lieu de se concentrer sur la gestion du processus d'embauche et de formation des employés ?

Papier, dossiers et classeurs Chaos

M-Files a mené une enquête auprès de 100 décideurs britanniques, issus d'entreprises de plus de 50 salariés, afin de mieux comprendre comment les services des ressources humaines font face à la gestion d'une telle quantité d'informations.

Le personnel des RH ne trouve pas les informations dont il a besoin

D'après les résultats de l'enquête, de nombreuses personnes ne parviennent tout simplement pas à faire face à la situation.

Parmi les décideurs RH interrogés, 41% perdent plus de 10 minutes par jour à chercher les documents et les informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail. Près de la moitié d'entre eux y consacrent même plus de 20 minutes !

Il est clair qu'il s'agit là d'une utilisation extrêmement inefficace du temps, mais qu'est-ce qui fait perdre ce temps à la recherche d'informations ?

Les services des ressources humaines restent attachés au papier

65% des personnes interrogées admettent que les informations RH sont encore gérées à l'aide de documents papier, de processus basés sur le papier et stockées dans des classeurs. En fait, lorsqu'il s'agit de gérer les informations RH, le papier est la méthode la plus utilisée, plus que toute autre approche ou solution ! Il n'est pas surprenant que les départements RH aient tant de difficultés à trouver, partager et mettre à jour les informations.

En outre, 47% utilisent des fichiers et des dossiers sur des lecteurs réseau. Comme 65 % des personnes interrogées gèrent les informations RH à plus d'un endroit, il n'est pas surprenant que la recherche d'informations devienne encore plus difficile. Sans parler du risque de duplication des informations stockées sur plusieurs systèmes ou sites, ce qui rend difficile l'utilisation de la version la plus récente et la plus à jour.

Rationaliser les processus RH grâce aux solutions numériques

Nous avons également interrogé les répondants sur les processus RH typiques qu'ils considèrent comme les plus inefficaces. Les trois principaux identifiés sont les suivants :

• Évaluation des employés, rémunération et administration des avantages sociaux
• Publication d'offres d'emploi et gestion des candidatures
• Entretiens et intégration des nouveaux employés

Compte tenu de la forte utilisation du papier, il n'est pas surprenant que les départements des ressources humaines trouvent leurs processus manuels chronophages et inefficaces. En numérisant ces processus et en automatisant autant que possible les activités manuelles, les RH peuvent libérer beaucoup de temps, ce qui leur permet de travailler plus efficacement.

Accroître l'efficacité grâce à la numérisation et à l'automatisation

80 % des personnes interrogées admettent utiliser un processus papier pour les documents qui nécessitent une approbation par le biais de signatures (par exemple, les contrats d'embauche et les lettres d'offre). De nombreux professionnels des ressources humaines considèrent que l'embauche et l'intégration de nouveaux employés sont des processus inefficaces, mais la mise en œuvre de signatures électroniques permettrait d'améliorer, de rationaliser et d'automatiser considérablement ces processus. Cela permettrait non seulement de gagner du temps, mais aussi d'améliorer l'auditabilité et la conformité.

Amélioration de la conformité et de l'auditabilité

Le problème des processus manuels en matière de ressources humaines a été mis en évidence lorsque nous avons posé la question suivante : "Quels sont les plus grands défis liés à votre fonction ?"

Le traitement manuel des documents est la réponse la plus fréquente, 44 % des décideurs en ressources humaines déclarant que l'impression, la numérisation et la signature manuelle des documents - ainsi que l'envoi de documents par courrier électronique et le transfert d'informations vers différents sites - sont particulièrement difficiles. En outre, 41 % des personnes interrogées ont du mal à gérer le papier et le classement.

Prêt à rationaliser vos processus RH et à passer au zéro papier ? Planifiez une démonstration gratuite ou commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui !