Cas d'utilisation de la gestion de l'information dans le monde réel : Acheminer et signer des documents par voie électronique

Cet article fait partie d'une série en quatre volets présentant des cas d'utilisation concrets de solutions de gestion de l'information telles que M-Files. Découvrez les trois autres articles ici :

• Partage d'informations et de documents avec les clients
• Identifier les violations internes
• Examen et approbation à quatre yeux

Vous serez peut-être surpris d'apprendre que l'un des changements les plus significatifs, les plus positifs et les plus durables que vous puissiez apporter à votre entreprise est directement lié à quelque chose que beaucoup d'entre nous considèrent comme allant de soi : les signatures électroniques.

Selon une étude récente, l'adoption des signatures électroniques a permis à 92 % des institutions financières en particulier de réduire les erreurs de numérisation dans leurs flux de travail. Par ailleurs, 66 % d'entre elles ont pu réduire de manière significative les fichiers manquants, améliorant ainsi la qualité des données.

Une autre étude récente indique que les entreprises de tous les secteurs économisent en moyenne entre 55 % et 78 % lorsqu'elles passent de la signature papier à la signature électronique, en tenant compte de facteurs tels que les coûts de matériel, d'administration et d'abonnement.

Mais la statistique la plus importante est peut-être la suivante : l'obtention d'un document signé à l'ancienne - c'est-à-dire par le biais d'une copie papier - prend en moyenne cinq jours. Le délai d'obtention d'une signature électronique?

Environ 37 minutes. 

L'obtention de signatures est un élément essentiel de la vie des affaires, quel que soit le secteur d'activité. Pourtant, de nombreuses personnes rencontrent des difficultés dans ce processus apparemment simple, ce qui leur occasionne des coûts énormes.

Avec un système de gestion de l'information adapté, tel que M-Files, vous pourrez toutefois rendre tout cela plus facile, plus simple et plus efficace. Vous pourrez ainsi tirer parti de la technologie pour soutenir et optimiser vos processus de travail, ce qui vous permettra de consacrer moins de temps aux tâches administratives et davantage à la réussite de votre entreprise, exactement comme il se doit.

M-Files de M-Files en matière d'acheminement et de signature électronique des documents

Dans l'ensemble, M-Files un outil conçu pour éliminer les tracas, les coûts et même les risques de sécurité inhérents aux processus d'approbation de documents sur papier et manuels.

Toute entreprise, quelle que soit sa taille, a des documents qui nécessitent des signatures pour être exécutés. Il peut s'agir, entre autres, de contrats, de bons de commande, d'accords, etc. Pour beaucoup trop d'entreprises, cela reste un processus manuel qui se déroule soit par e-mail, soit, pire encore, sur des feuilles de papier imprimées qui passent d'une personne à l'autre dans un processus inefficace et épuisant.

Chaque fois qu'un document change de mains, c'est une occasion de le perdre. C'est l'occasion de commettre une erreur qui fera redémarrer le processus. C'est une chance pour que différentes versions soient diffusées en même temps dans le monde, ce qui brouille considérablement le processus.

Qu'un élément soit perdu, endommagé ou qu'il entre en conflit avec une autre version, deux choses restent vraies : une énorme perte de temps et une augmentation du risque opérationnel bien au-delà de ce que vous devriez avoir à gérer.

Une plateforme de gestion de l'information adaptée, telle que M-Files, peut toutefois appliquer un flux de travail simple à ces documents et améliorer considérablement les choses une fois mise en place. Grâce à M-Files, vous pouvez gérer de A à Z l'ensemble du processus de révision, de validation et de signature électronique, le tout sur une seule version faisant autorité.

En définitive, le processus se déroule un peu comme suit :

1. Créer. Vos utilisateurs créent un document - qu'il s'agisse d'un contrat, d'un bon de commande, d'un accord d'expédition ou de tout autre chose.
2. Notifier, réviser, approuver. Ensuite, ils lui attribuent un flux de travail - en notifiant les parties et en le mettant à la disposition des réviseurs et des approbateurs potentiels. Il peut s'agir d'autres employés, de dirigeants de l'organisation ou même de sources externes telles que des clients, en fonction de la situation.
3. Signature. À partir de là, M-Files à tous les principaux fournisseurs de logiciels de signature électronique pour permettre la mise en œuvre des signatures électroniques.
4. Enregistrer. Une fois que toutes les parties ont signé, cette version unique et exacte du document est accessible depuis M-Files le travail peut se poursuivre sans interruption.

Tout cela en éliminant au passage tous les processus manuels frustrants et les documents papier.

Selon cette même étude, il est littéralement 55 % moins cher de préparer un document et de le faire signer électroniquement que de le faire signer sur papier. Cela peut sembler formidable, mais n'oubliez jamais qu'il y a une série d'erreurs que vous pouvez commettre et qui réduiront considérablement le retour sur investissement.

C'est en grande partie pour cette raison qu'une plateforme de gestion intelligente de l'information comme M-Files si performante. Non seulement M-Files vous M-Files mettre en place de meilleurs flux de travail pour l'acheminement et la signature des documents, mais elle permet également de diffuser ces gains d'efficacité de manière fluide à l'ensemble de votre entreprise. Les personnes qui ont besoin d'accéder à ce document signé pour faire leur travail pourront le consulter en quelques instants.

Tout cela au service de l'objectif le plus important : permettre à vos utilisateurs de se concentrer moins sur les tâches administratives fastidieuses afin qu'ils puissent se consacrer davantage à votre entreprise, comme il se doit.