Agents M-Files : une IA qui lit, raisonne et achemine les demandes

Par Tapio Luostarinen, Janne Uitto, Yen Hoang et Minja Alakoski

Des factures en attente d’une vérification par rapport au contrat. Des évaluations des risques fournisseurs à réaliser, dont les indices sont dispersés dans les dossiers de non-conformité, les contrats et les certifications à travers tout le système. Des fiches d’inspection où chaque mesure doit être vérifiée par rapport au cahier des charges du produit avant qu’un lot puisse être accepté. Ce ne sont pas des problèmes complexes. Ils sont bien définis, les informations sont disponibles, et la bonne réponse est généralement évidente pour quiconque prend le temps de tout lire. C’est là que réside le goulot d’étranglement : quelqu’un doit s’en charger. L’IA peut tout lire plus rapidement que n’importe quelle personne. Mais lorsqu’elle est appliquée à du contenu non contrôlé, des dossiers, des fichiers plats et des sites déconnectés, elle produit des réponses rapides, plausibles, mais non vérifiables. Le goulot d’étranglement n’a jamais été la vitesse. C’était une vitesse à laquelle on pouvait se fier. La génération de contenu est une commodité ; la génération contrôlée ne l’est pas.

Nous vous présentons aujourd’hui les « M-Files Agents », des étapes de workflow basées sur l’IA qui lisent, raisonnent et agissent en votre nom, configurées en langage naturel par les administrateurs, sans nécessiter de développement sur mesure.

Comment ça marche ?

Une facture arrive et passe en état de vérification. Au moment où elle parvient au responsable de validation, l’agent a déjà lu le contrat, consigné ses conclusions et défini une action recommandée. Personne n’a donné le coup d’envoi. Le travail s’est simplement déroulé de lui-même. Pour les personnes dont les workflows intègrent désormais un agent, c’est là toute l’expérience : une étape qui, auparavant, nécessitait l’intervention d’une personne, s’effectue désormais automatiquement.

Derrière cette expérience, un administrateur a configuré l’agent une seule fois. Les administrateurs configurent les agents dans l’onglet « Automatisation » de n’importe quel état de workflow dans M-Files . Une invite décrit la tâche en langage naturel. Les espaces réservés de saisie intègrent le contexte provenant du coffre-fort, notamment les fichiers de l’objet déclencheur, ses métadonnées, ainsi que les propriétés et les fichiers des objets associés. Les espaces réservés de sortie définissent exactement quelles propriétés l’agent est autorisé à modifier. Tout ce qui se trouve en dehors de ces espaces réservés est interdit d’accès, quel que soit le raisonnement de l’agent. Un seul agent par état de workflow ; le même agent peut être réutilisé dans plusieurs états et workflows.

Concrètement, cela se traduit comme suit

Voici trois cas de figure dans lesquels la combinaison d'un contenu structuré et d'un graphe de connaissances modifie la qualité de la réponse.

Vérification des factures des sous-traitants

Avant qu'une facture de sous-traitant puisse être validée, il convient de vérifier les points suivants : les postes de la facture sont-ils couverts par le contrat ? Les tarifs correspondent-ils au barème en vigueur ? Le montant total respecte-t-il les limites autorisées par le contrat ?

Effectué manuellement, cela implique de repérer la bonne version du contrat et de la comparer à la facture, et ce pour chaque facture reçue. Lorsque le volume est important, ce processus devient un goulot d'étranglement. Des divergences peuvent passer inaperçues lorsque les vérificateurs travaillent à la hâte ou ne connaissent pas bien l'historique du projet.

Lorsque la facture passe à l'état « vérification » dans son flux de travail, l'agent consulte à la fois la facture et le contrat de sous-traitance. Le contrat de sous-traitance est extrait des documents associés au sous-traitant dans le coffre-fort, non pas via une requête de recherche qui pourrait ou non trouver la bonne version, mais grâce à une relation explicite qui existe en permanence. L’agent consigne ses conclusions : quels postes sont confirmés, lesquels ne le sont pas, et quelle est la divergence. Il transmet ensuite la facture directement à un responsable chargé de la validation.

Ce qui change, c'est ce que reçoit la personne chargée de la validation : un ensemble structuré de conclusions déjà compilées, couvrant les éléments facturés, les dispositions du contrat et la prochaine action recommandée. La personne chargée de la validation exerce son jugement sur les éléments mis en évidence par l'agent. Elle n'a pas besoin de rechercher le contrat ni de relire les deux documents depuis le début. Chaque facture fait l'objet de la même vérification, dans le même délai, quelle que soit la charge de travail du vérificateur ou sa connaissance du projet.

Évaluation des risques liés aux fournisseurs

La plupart des organisations procèdent à des évaluations régulières de leurs fournisseurs, mais dans la pratique, ces évaluations manquent de cohérence. Dossiers qualité, état des contrats, expiration des certifications, non-conformités en suspens : les indicateurs sont bien présents dans l’ensemble du système, mais leur compilation prend du temps, et les évaluations sont souvent négligées lorsque la charge de travail est importante. Un fournisseur présentant des facteurs de risque cumulés peut sembler conforme à un évaluateur qui n’a consulté qu’une seule source d’information.

Ce cas d’utilisation illustre concrètement ce M-Files . Un utilisateur disposant d’un outil de chat devrait rassembler manuellement les enregistrements de non-conformité, vérifier l’état du contrat, rechercher la date d’expiration de la certification, puis coller toutes ces informations dans une fenêtre de saisie, et ce pour chaque fournisseur et à chaque cycle de révision. L’agent obtient toutes ces informations automatiquement, car elles existent déjà sous forme d’objets interconnectés dans le coffre-fort. Il n’y a aucun document à coller. Chaque donnée (catégorie de fournisseur, date de début de la relation, rapports de non-conformité, statut du contrat, date d’expiration de la certification) provient de métadonnées et de relations entre objets résolues au moment de l’exécution. L’agent parcourt ces relations, reconstitue le tableau complet et en tire des conclusions.

Le message de notation applique des critères minimaux déterministes : une certification périmée ou une non-conformité en cours entraîne toujours une évaluation de risque au moins « Moyenne ». Une instruction d’escalade permet à l’agent d’évaluer le risque combiné lorsque la combinaison ou le contexte des constatations justifie un niveau plus élevé. L’agent consigne un niveau de risque, une brève explication de son raisonnement et une date de prochain examen calculée à partir du calendrier défini dans le guide. Les fournisseurs classés « Élevé » passent à un état d’examen humain ; tous les autres reviennent automatiquement à l’état « Actif » et sont programmés pour leur prochaine évaluation. Chaque fournisseur du système fait l’objet d’une évaluation complète à chaque cycle, et pas seulement ceux que quelqu’un a eu le temps d’examiner.

Contrôle à la réception : vérification des mesures

Lorsqu'un fournisseur livre un lot de produits, il joint une fiche de contrôle indiquant les valeurs mesurées pour cette livraison. Avant que le lot puisse être accepté, chaque mesure doit être identifiée, comparée à la tolérance autorisée, et tout écart ou valeur manquante doit être signalé. Cette tâche est minutieuse et répétitive, et les erreurs dues à la fatigue sont précisément le type d'erreurs qui peuvent laisser passer un lot non conforme.

Dans le cadre d'un traitement manuel, le contrôleur lit la fiche d'inspection, recherche le cahier des charges du produit et vérifie une à une toutes les mesures. Lorsque le volume d'inspections est important, ou lorsque la même personne examine successivement de nombreuses fiches similaires, ce processus devient à la fois un goulot d'étranglement et un risque.

Lorsque la fiche d’inspection passe à l’état « Analyse » dans son flux de travail, l’agent la lit en parallèle du document de conception du produit, récupéré via la chaîne de relations entre objets dans le coffre-fort. Un réviseur utilisant un outil d’IA générique devrait trouver la spécification appropriée, déterminer quelles mesures s’appliquent à ce type de produit, puis intégrer toutes ces informations dans une requête. Ici, le référentiel dispose déjà de ces informations : le produit est lié à son document de conception, et les métadonnées du produit définissent les mesures requises pour le contrôle à la réception. L’agent vérifie que ces mesures figurent bien dans la fiche de contrôle et qu’elles respectent les tolérances définies dans le cahier des charges. L’ajout d’un nouveau produit implique la création d’un document de conception et la définition des mesures requises dans la fiche produit. La configuration de l’agent lui-même n’a jamais besoin d’être modifiée.

L'agent génère une liste de validation structurée : chaque mesure requise, sa plage admissible telle qu'indiquée dans le cahier des charges, et si elle se situe dans les tolérances, en dehors de celles-ci ou s'il manque une valeur sur la fiche d'inspection. En fonction de ses conclusions, il pilote directement la transition du flux de travail. Les fiches sur lesquelles toutes les mesures requises sont présentes et respectent les tolérances sont automatiquement acceptées ; tout écart ou valeur manquante entraîne l'acheminement de la fiche vers un vérificateur humain pour résolution. Pas de file d'attente, pas de décision manuelle d'acheminement.

Une IA régulée, explicable dès sa conception

Chaque action de l'agent s'effectue dans les limites fixées par l'administrateur. Les autorisations dépendent de l'état : l'agent ne voit que ce que l'invite lui permet de voir et ne modifie que ce qu'il est autorisé à modifier. Les espaces réservés de sortie dans l'invite définissent l'ensemble complet des propriétés que l'agent peut modifier. Aucune propriété ne figurant pas dans cette liste ne peut être modifiée, quelle que soit la conclusion à laquelle le raisonnement de l'agent pourrait aboutir.

Ce qui fait de cette fonctionnalité bien plus qu'une simple mesure de sécurité au niveau de la configuration, c'est ce qui se passe après l'intervention de l'agent. Chaque valeur définie par l’agent est signalée sur la fiche de métadonnées par un indicateur IA. En cliquant dessus, on accède au raisonnement de l’agent, c’est-à-dire à l’explication des raisons pour lesquelles cette valeur a été choisie, en s’appuyant sur le contenu source lu par l’agent. Un gestionnaire de contrats peut ainsi voir exactement pourquoi une ligne de facture a été signalée. Un ingénieur qualité peut vérifier à quoi l’agent a comparé une mesure. Un responsable des achats peut consulter l’ensemble des éléments justifiant la notation de risque d’un fournisseur avant de prendre une décision.

Ce raisonnement reste accessible dans l'historique des versions, même après que la valeur a été modifiée ou remplacée par un utilisateur. La capture des décisions est un artefact à part entière : le raisonnement initial de l'IA et sa justification font toujours partie du dossier, et pas seulement le résultat.

Pour les organisations opérant dans des environnements réglementés, cela revêt une importance particulière. La loi européenne sur l’IA exige que les systèmes d’IA utilisés dans la prise de décision professionnelle soient transparents, explicables et vérifiables. L’architecture de raisonnement persistant M-Files répond directement à ces exigences : chaque valeur de métadonnées générée par l’IA dispose d’une explication traçable, liée au contenu source, stockée avec l’objet et accessible à toute personne devant la consulter. La piste d’audit n’est pas un rapport distinct. Il s’agit du produit lui-même, intégré à l’enregistrement du document.

Au fur et à mesure que la précision de l'agent se confirme, les processus peuvent évoluer. Une étape de vérification humaine qui semblait justifiée au départ peut devenir superflue une fois que les recommandations de l'agent se sont avérées fiables ; de plus, le format structuré des résultats fournis par l'agent facilite cette transition dès que l'organisation est prête à l'opérer.

Le travail qui, auparavant, devait attendre que quelqu'un s'en charge est désormais celui qui est réalisé en priorité, avec un compte rendu complet de la manière dont il a été effectué et des raisons qui l'ont motivé.

Ce que cela implique pour votre organisation

Chaque facture fait l'objet de la même vérification. Chaque fournisseur fait l'objet d'une évaluation complète des risques à chaque cycle. Chaque fiche d'inspection est comparée au cahier des charges avant même d'être examinée par un humain. Le travail s'adapte sans qu'il soit nécessaire d'agrandir l'équipe, et chaque décision prise par l'agent est justifiable, traçable et vérifiable à partir du dossier documentaire lui-même.

Disponible dès maintenant en version bêta
M-Files Agents est disponible en version bêta depuis la mise à jour du 24 juin 2026. Le guide de l'administrateurM-Files Agents vous accompagne de l'installation à la configuration de votre premier agent.