Les informations personnelles identifiables de vos clients sont-elles protégées ?

Lorsque les entreprises traitent les données de leurs clients, elles sont tenues de les sécuriser en vertu de la loi australienne sur la protection de la vie privée (Privacy Act). Si les informations concernent une personne originaire d'Europe, le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique également. Ces deux règlements exigent que les organisations gèrent de manière appropriée les informations personnelles identifiables (PII) qu'elles détiennent.

En outre, le gouvernement australien a stipulé que les entreprises doivent faire face à l'augmentation significative des violations de données au cours des deux dernières années. Entre juillet et décembre 2021, l'Office of the Australian Information Commissioner (OAIC) a reçu 464 notifications de violation de données, soit une augmentation de 6 % par rapport à la période précédente.

Pour les grandes entreprises, le défi est encore plus important. Ces entreprises disposent souvent de plusieurs référentiels de données utilisés par de multiples parties prenantes, et certaines ignorent quelles sont les informations sur les clients spécifiques à l'entreprise qu'elles détiennent dans leurs dossiers. Pour ces entreprises, une seule violation de données peut faire des ravages, surtout si elles ne disposent pas de la bonne gouvernance pour gérer ce type d'informations.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises ont adopté des mesures de prévention de la perte de données. Toutefois, il ne s'agit pas d'une solution infaillible. Les entreprises devraient plutôt prendre une longueur d'avance en adoptant une solution de gestion des documents qui distingue les données critiques de l'entreprise et les informations sensibles telles que les IPI, afin de les gérer de manière appropriée.

Avec l'augmentation du nombre de violations de données impliquant des IPI, il est important d'envisager la mise en œuvre des meilleures pratiques suivantes :

• Identification et classification des données à caractère personnel : une organisation dispose de milliers, voire de millions de documents dans ses référentiels de données, tels que les dossiers réseau, SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams et la messagerie électronique. Or, pour se conformer à la législation sur la protection de la vie privée, les entreprises ne devraient pas stocker de données à caractère personnel à ces emplacements. Les organisations avant-gardistes utilisent une solution qui aide les entreprises à repérer les données à caractère personnel dans toutes leurs bases de données, en marquant les documents susceptibles de contenir des numéros de sécurité sociale et des métadonnées. À partir de là, un workflow peut être lancé pour s’assurer que les documents classés à tort soient soit déplacés, soit détruits.
• Mettre en œuvre le modèle du moindre privilège : Le principe du moindre privilège (POLP) consiste à limiter les droits d'accès des utilisateurs et à ne leur accorder que l'accès nécessaire à l'exécution de la tâche requise. En définissant les autorisations d'accès, les entreprises peuvent éviter que les IPI ne tombent entre de mauvaises mains et ne soient distribuées à un réseau plus large.
• Tirer parti de la surveillance en temps réel : Avec une plateforme de gestion documentaire intelligente, les entreprises peuvent tirer parti d'un service d'arrière-plan automatisé qui vérifie en permanence l'existence de nouveaux fichiers et de nouvelles informations. Par exemple, si quelqu'un enregistre un numéro de carte de crédit dans la section des commentaires d'une application, le système doit pouvoir alerter cette personne pour que l'entreprise puisse agir.
• Éviter de stocker des IIP inutiles : les entreprises doivent détruire ou dépersonnaliser les IIP lorsqu'elles n'en ont plus besoin ou lorsqu'elles n'ont plus d'obligation légale de les conserver, y compris les données relatives aux anciens clients. La possibilité de définir automatiquement des autorisations pour protéger les documents contenant des IPI peut être utile. Les entreprises doivent également mettre en œuvre des mesures et des politiques appropriées pour éviter de laisser des traces de données dans des endroits non sécurisés ou de supprimer accidentellement des données.

Garder une longueur d'avance sur un paysage de menaces en constante évolution
Si les entreprises veulent réduire le risque de perte de données, elles doivent pratiquer une gestion supérieure des données IPI. Avec la bonne solution, les entreprises peuvent trouver et classer de manière proactive les données PII, ce qui leur permet de mieux comprendre les données qu'elles détiennent et de prendre les mesures nécessaires pour les gérer et les protéger efficacement.

M-Files permet de repérer les informations stratégiques au sein de vastes archives documentaires, puis de classer et de catégoriser automatiquement ces documents à l'aide de métadonnées pertinentes. Il aide également les entreprises à identifier diverses formes de données à caractère personnel issues de différents silos d'informations et à mettre en place un flux de travail permettant de gérer efficacement les documents et les bases de données des applications.

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