Les personnes chargées de rédiger des contrats savent qu'il est frustrant de perdre du temps à obtenir toutes les informations nécessaires avant de rédiger un contrat. Les cabinets d'avocats et les juristes d'entreprise ont tous deux des clients qui ont besoin de contrats, qu'il s'agisse de clients du cabinet d'avocats ou d'entreprises qui font appel au service juridique de la société pour leurs besoins en matière de contrats.

Recueillir des informations auprès des clients

Il y a de fortes chances pour que vous utilisiez un formulaire Word que vous envoyez en espérant que le client vous donne tout ce dont vous avez besoin. Non seulement tout doit être rempli, mais tout ce que le client a ajouté doit être correct. Si vous devez revenir vers lui pour obtenir des informations supplémentaires ou correctes, tout le monde perd du temps (et de l'argent) qui aurait pu être consacré à d'autres tâches juridiques.
Il est juste de dire que cette approche de la collecte d'informations est inefficace. Même si vous obtenez tout ce dont vous avez besoin de la part du client lorsque vous demandez les informations, il y aura toujours une double saisie, car les informations reçues devront être réécrites dans le contrat que vous êtes en train de créer.

Comment M-Files Ment vous aider

Heureusement, la méthode consistant à recueillir des informations via des « documents Word » est en voie de disparition. Il existe une meilleure solution : celle qui permet au client de saisir des informations dans un formulaire électronique, lesquelles sont ensuite automatiquement intégrées au projet de contrat. En d’autres termes, vous pouvez générer des documents directement à partir des données fournies par le client, tout en gardant le contrôle total de la version qui sera finalement envoyée, grâce à la fonctionnalité « Link »Ment M-Files Mentdestinée aux clients.

Rationalisation du processus

Lorsque vous envoyez des liens à vos clients, votre processus peut ressembler à ceci :

1. L'avocat doit rédiger un contrat et a besoin d'informations de la part du client.
2. L'avocat ouvre M-Files Ment crée un lien vers le questionnaire destiné au client ; il peut s'agir d'un sous-ensemble de toutes les questions nécessaires à la rédaction du contrat, c'est-à-dire uniquement celles auxquelles le client doit répondre.
3. L'avocat envoie le lien par e-mail au client.
4. Le client ouvre le lien et remplit les questions dans un formulaire électronique optimisé pour les appareils mobiles, puis le renvoie à l'avocat.
5. L'avocat est informé que le client a rempli le questionnaire et peut alors examiner ses réponses et ajouter toute autre information nécessaire au questionnaire.
6. L'avocat soumet le questionnaire et rédige la première version du contrat. C'est simple !

Principaux avantages

Link offre les avantages suivants :

1. Le client saisit les informations demandées par voie électronique directement dans leMent M-Files Ment , ce qui permet à l'avocat d'examiner ses réponses et d'ajouter les éléments nécessaires à la rédaction du contrat, facilement et sans double saisie.
2. Les champs du questionnaire envoyé au client peuvent être limités aux seules informations que vous souhaitez qu'il fournisse et peuvent également inclure des instructions, ce qui réduit le temps passé à demander aux clients de modifier ou d'ajouter des informations.
3. Le temps de rédaction du contrat est réduit : une fois que le client a rempli son questionnaire, l'avocat dispose de tout ce dont il a besoin pour créer une première ébauche de contrat, ce qui rationalise l'ensemble du processus.
4. Ce dernier avantage ne doit pas être sous-estimé. Mettez-vous à la place de votre client : va-t-il vouloir télécharger une pièce jointe, la renommer, la remplir, l'enregistrer et la renvoyer à l'heure actuelle ? Probablement pas. Il est bien plus simple d'envoyer aux clients un lien leur permettant de remplir facilement le questionnaire et de le soumettre. Cela leur facilitera la vie, et ils vous en seront reconnaissants.

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