Comment tirer le meilleur parti d'un projetMent M-Files Ment

Un projet pilote est un projet qui permet à une organisation d'évaluer si un logiciel correspond à ses besoins en adoptant la technologie pour un cas d'utilisation particulier et en mesurant son succès. Il s'agit généralement d'un précurseur d'un déploiement plus large de la technologie et vise à évaluer un cas d'utilisation avant d'investir du temps et des ressources dans un projet de changement plus important.

Principaux avantages

Un projet pilote permet à l'entreprise de comprendre
- Le processus nécessaire pour adopter la technologie,
- la manière dont la formation sera dispensée aux utilisateurs
- Le processus de résolution des bogues et d'assistance,
- la manière dont la technologie sera maintenue
- les problèmes qui peuvent survenir afin que les leçons puissent être retenues pour les cas d'utilisation futurs.

Ment M-Files Ment

M-Files Ment des projets pilotes aux clients qui envisagent de souscrire un abonnement, mais qui souhaitent s'assurer au préalable que la solution répond à leurs besoins. Il est assez courant que nos clients optent pour un projet pilote d'un à deux mois afin que l'entreprise et ses utilisateurs puissent se familiariser rapidement avec la solution, tout en bénéficiant deMent et de l'expertiseMent M-Files Ment pour la mise en place réussie des premiers modèles du client. À l'issue du projet pilote, le client devrait être en mesure de passer à un déploiement plus large.

Éléments du projetMent M-Files Ment

Voici quelques points clés à prendre en compte concernant le projetMent M-Files Ment :

Objectif

Chaque client aura une vision différente de ce qu'il espère accomplir en adoptant M-Files Ment cette vision dépendant globalement du type d'organisation dont il s'agit (qu'il s'agisse d'une entreprise interne ou d'un cabinet d'avocats) et de la raison pour laquelle il l'utilise : pour améliorer l'efficacité interne ou pour rationaliser les processus en contact avec la clientèle.

Dans tous les cas, nous travaillerons avec le client pour cerner ses objectifs en matière d'adoption M-Files Ment, et nous définirons des indicateurs de performance afin qu'il puisse facilement évaluer le succès du projet pilote.

Voici quelques exemples de projets pilotes que nous avons réalisés dans le passé :
- Mise en œuvre de contrats de travail au sein d'un cabinet d'avocats afin que celui-ci puisse les rédiger plus rapidement et fournir un meilleur service à ses clients ;
- Mise en œuvre de Widgets (liens vers des modèles automatisés) afin que le client puisse proposer des abonnements par le biais d'un paywall sur son site web ;
- Automatisation des NDA et des SCC en interne afin que les utilisateurs non juristes aient la possibilité de les générer eux-mêmes avec un soutien limité de l'équipe juridique.

Calendrier

Cela dépendra probablement principalement de l'objectif, mais aussi de la capacité et de l'engagement des personnes au sein de l'organisation du client. Notre objectif est d'achever le projet pilote dans un délai de quatre semaines, ce qui permet d'élargir le tremplin vers l'automatisation des cas d'utilisation futurs et d'obtenir une valeur ajoutée le plus rapidement possible.

Notre objectif principal est de rassembler les différents acteurs au sein de l'entreprise du client afin de faciliter la mise en place de M-Files Ment et de permettre aux utilisateurs de générer des documents en temps réel dans les meilleurs délais. Il va sans dire que, pour y parvenir en seulement quatre semaines, il faudra que le client limite au maximum les retards tout au long du processus, par exemple en finalisant les modèles juridiques, en obtenant les autorisations nécessaires, etc.

Produits à livrer

À l'issue de la phase pilote, le client devrait :
• Disposer d'un maximum de trois modèles automatisés et prêts à l'emploi (générant un retour sur investissement dès la fin de la phase pilote) ;
• Avoir fourni aux utilisateurs concernés l'accès aux modèles automatisés ;
• Savoir comment automatiser eux-mêmes les modèles, ce qui leur permettra de développer l'automatisation des documents de manière autonome avec un soutien limité ;
• Être prêt à déployer M-Files Ment d'autres cas d'utilisation au sein de l'organisation ;
• Savoir quelsMent M-Files Ment sont disponibles et comment les utiliser.

L'équipe

Le projet pilote estMent M-Files et rassemble les principales parties prenantes du client. Il doit inclure toutes les parties prenantes concernées par la mise en œuvre du cas d'utilisation en question. Il peut également s'avérer utile d'impliquer d'autres membres de l'organisation susceptibles d'être concernés parMent à l'avenir, afin qu'ils puissent eux aussi tirer profit de l'expérience acquise lors du projet pilote.
Comme pour tout projet pilote ou mise en œuvre technologique, il est important que les personnes impliquées soient engagées et prêtes à mener à bien le changement au sein de l'organisation. Un manque d'engagement risque de limiter le succès de l'adoption du projet pilote. Cependant, étant donné queMent M-Files Ment sont très courts (quatre semaines), nous ne pensons pas que cela posera problème.

Coût

Ce programme pilote a certes un coût, mais celui-ci devrait s'avérer plus abordable que n'importe quel autre programme pilote proposant un produit similaire sur le marché. L'investissement en vaut la peine : il permettra d'obtenir un retour sur investissement dans les plus brefs délais et donnera un nouvel élan au déploiement de M-Files Ment l'entreprise du client, qui pourra ensuite l'exploiter pour d'autres cas d'utilisation.

Si le projet pilote vise à lancer un service de génération de documents par abonnement, le coût du projet pilote sera probablement compensé par les recettes ultérieures générées par les abonnements.

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