Joel et Ethan Coen. Elton John et Bernie Taupin. Doritos et Taco Bell. Les collaborations débouchent sur des travaux novateurs et créatifs. Mais la prochaine collaboration qui changera la donne sera celle entre les travailleurs du savoir et les robots, en particulier les chatbots d'IA.

L'avenir de la collaboration est étroitement lié à l'intégration de l'intelligence artificielle (IA) et de la gestion de l'information. Selon un rapport du MIT Sloan Management Review et du Boston Consulting Group, les entreprises qui mettent l'accent sur la collaboration entre l'IA et les travailleurs humains sont plus performantes. L'IA peut être utilisée pour améliorer la collaboration au sein d'une équipe en rationalisant les processus, en révélant de nouvelles perspectives et en stimulant la productivité. Par exemple, les technologies d'IA peuvent s'intégrer aux applications de communication d'entreprise telles que les outils de collaboration d'équipe et les communications unifiées pour améliorer la productivité des travailleurs, gagner du temps et améliorer le flux global de l'entreprise.

Une chose est sûre : l'avenir d'une collaboration efficace sera étroitement lié à l'IA et aux systèmes de gestion de l'information. En tirant parti de l'IA, les entreprises peuvent améliorer la collaboration au sein des équipes, rationaliser les processus et stimuler la productivité.

Travailler avec l'IA

Les experts de toutes les professions sont fascinés par les capacités d'automatisation du travail de connaissance des chatbots d'IA tels que ChatGPT. Alimentés par de grands modèles de langage (LLM), ces outils peuvent fonctionner comme de puissants partenaires de collaboration.

Les travailleurs du savoir peuvent demander aux chatbots IA de localiser rapidement des informations stockées dans la base de connaissances de leur entreprise ou dans des ensembles de données publiques en utilisant une interface utilisateur simple, basée sur des invites. Ils peuvent également utiliser les chatbots d'IA comme de véritables partenaires de collaboration créative qui offrent des suggestions et un retour d'information sur les idées.

La collaboration entre les travailleurs du savoir et l'IA n'est pas la seule façon dont les technologies avancées influencent l'avenir du travail du savoir. L'automatisation de l'information et des processus métier alimentée par l'IA va remodeler les rôles de gestion des connaissances tels que nous les connaissons.

Gestion des connaissances et intelligence artificielle

Lorsque le World Wide Web est apparu dans les années 1990, nombreux sont ceux qui s'attendaient à ce qu'il transforme la collaboration. Bien que les innovations Internet aient contribué à améliorer la collaboration au fil des ans, les travailleurs du savoir ne disposent toujours pas d'un ensemble d'outils de bout en bout pour réduire les tâches manuelles. L'IA peut être utilisée pour améliorer les capacités de recherche au sein des systèmes de gestion des connaissances, permettant aux utilisateurs de trouver plus rapidement des informations pertinentes en exploitant le contexte, les synonymes et les préférences de l'utilisateur.

Ces améliorations permettent non seulement d'accroître la productivité, mais aussi d'encourager le partage des connaissances. En outre, l'IA générative (GenAI) révolutionne la gestion des connaissances en créant de nouveaux contenus tels que du texte, des images et des vidéos sur la base d'informations tirées d'un ensemble de données d'apprentissage. La technologie de l'IA répond également aux défis modernes de la gestion des connaissances en facilitant la découverte et le partage du contenu. L'intégration de l'IA et de l'apprentissage automatique dans un système de gestion des connaissances permet d'effectuer des recherches intelligentes, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et une amélioration de l'utilisation du contenu.

L'IA et la gestion des connaissances constituent une collaboration idéale : l'IA peut être utilisée pour améliorer les capacités de recherche au sein des systèmes de gestion des connaissances, tandis que la GenAI révolutionne la gestion des connaissances en créant de nouveaux contenus à partir d'informations tirées d'un ensemble de données d'apprentissage.

Alors que la transformation numérique a déplacé certains processus dans le nuage, les travailleurs du savoir passent encore trop de temps à saisir, maintenir, modifier et rechercher des informations. Ils travaillent également dans des silos de données - on estime que les travailleurs du savoir passent 12 heures par semaine à rechercher des informations clés.

Un système de gestion des connaissances, associé à des solutions d'IA, élimine les silos et automatise les processus manuels et sujets aux erreurs qui font perdre du temps aux travailleurs du savoir. Les systèmes de gestion de l'information de pointe éliminent le chaos de l'information en organisant automatiquement les données, quel que soit l'endroit où elles se trouvent.

L'impact de la gestion des documents et de la gestion de l'information

Le travail de la connaissance doit permettre d'accéder à la bonne information au bon moment. L'information est généralement stockée sous forme de documents, et la plupart des organisations stockent les documents critiques dans divers systèmes, notamment :

• Référentiels
• Applications
• Fichiers partagés
• Systèmes ECM
• CRM plates-formes

Un système intelligent de gestion des documents met de l'ordre dans le chaos. Grâce à l'apprentissage automatique, le système crée des connexions intelligentes entre les contenus de connaissances partout dans l'organisation, en étiquetant les documents avec des métadonnées. Un tel système permet aux travailleurs de trouver des informations simplement en recherchant ce qu'ils cherchent plutôt que de devoir savoir où elles sont stockées.

Défis et solutions en matière de collaboration pour le travail de la connaissance

L'avenir du travail pour les travailleurs du savoir est un paysage luxuriant où la collaboration est renforcée et la charge de travail réduite. Voici comment les logiciels d'automatisation de l'IA créeront des environnements d'information plus intégrés.

Création de documents

Réinventer la roue chaque fois qu'un employé souhaite créer un nouveau document est à l'opposé des meilleures pratiques de gestion documentaire. Les logiciels d'automatisation des documents permettent aux employés de créer et d'utiliser facilement des modèles de documents ou des suites de documents. Ces outils sans code peuvent aider même les utilisateurs non techniques à générer des modèles avancés en quelques minutes.

Recherche de documents

Sans un système de gestion documentaire robuste, le chaos du contenu est inévitable. L'IA pour la gestion des connaissances organise les documents et aide les travailleurs du savoir à trouver et à utiliser facilement les informations dans le contexte professionnel approprié.

Flux de documents

Le transfert de fichiers entre les parties prenantes est une pratique courante dans la plupart des entreprises. La gestion manuelle de ce processus est une perte de temps pour les travailleurs du savoir et peut entraîner des goulots d'étranglement. Les outils d'automatisation des processus robotisés et alimentés par l'IA peuvent capturer, stocker et recréer les flux de travail des utilisateurs. Les travailleurs du savoir peuvent se concentrer sur ce qui est important et travailler plus intelligemment.

FAQ

Quels sont les avantages des systèmes de gestion de l'information ?

Les systèmes de gestion de l'information permettent aux employés de gagner du temps et de réduire les erreurs liées aux processus manuels en automatisant la collecte, le partage, la maintenance, le stockage et l'extraction des données commerciales. Les travailleurs intellectuels peuvent ainsi consacrer plus de temps à l'application de leur savoir-faire en matière de créativité et de résolution de problèmes.

Qu'est-ce que la gestion des flux de connaissances ?

Les logiciels de gestion des flux de connaissances capturent et automatisent les flux de travail courants liés au travail de connaissance et fonctionnent mieux lorsqu'ils sont améliorés par l'IA.

De nombreux flux de travail impliquent le partage, la modification et l'approbation de documents. Lorsqu'un utilisateur crée un document, l'IA analyse le contenu du document pour déclencher des flux de travail et définir des autorisations. Le logiciel partage ensuite automatiquement le document avec les personnes concernées.

Le logiciel automatise les tâches dans un processus de bout en bout. Chaque fois qu'une personne termine sa tâche, le logiciel alerte les autres parties prenantes et leur rappelle de terminer leurs tâches. Cela permet à toutes les personnes concernées de gagner du temps.

Comment automatiser un document ?

Les logiciels d'automatisation des documents constituent le moyen le plus rapide et le plus simple d'automatiser la création et la gestion des modèles de documents. Les outils d'IA vont encore plus loin et apprennent à connaître l'organisation et ses flux de travail au fur et à mesure que les utilisateurs utilisent le logiciel. Les outils d'automatisation des documents fournissent des informations proactives et proposent des suggestions pour le tri des documents. Ils améliorent également l'auto-classification des documents et les fonctions de recherche de documents.