Vous travaillez peut-être pour l'une des milliers d'organisations qui, ces dernières années, ont commencé à utiliser Microsoft Teams pour les réunions, les chats, les appels vidéo, les travaux départementaux et interdépartementaux, les projets des clients, etc. Ou peut-être votre entreprise envisage-t-elle d'utiliser Teams pour répondre à la nécessité de travailler à domicile tout en continuant à fournir de la valeur aux clients.

D'une manière ou d'une autre, après l'excitation initiale liée à la découverte d'un outil qui peut aller très loin pour aider à la communication et à la collaboration (et avec des GIFs !), vous avez probablement commencé à poser des questions sur la façon dont les documents sont gérés dans Microsoft Teams, et comment vous pouvez faire en sorte que la création, la classification et l'archivage de ces documents soient conformes aux meilleures pratiques et aux réglementations.

Nous avons interrogé cinq professionnels de Microsoft pour discuter des défis communs auxquels leurs clients sont confrontés lorsqu'il s'agit d'utiliser Microsoft Teams pour gérer des documents, ainsi que de leurs recommandations pour assurer le succès du déploiement de Teams. Découvrez ce que ces cinq experts Microsoft - Alan Debijadi, Karoliina Kettukari, Jasper Oosterveld, Bill Tolson et Sharon Weaver - ont à dire sur la gestion des documents dans Microsoft Teams.

Ce dont les employés ont besoin

Lorsque vous utilisez Microsoft Teams pour la gestion des documents dans votre organisation, il convient de commencer par s'assurer que les besoins des employés sont compris et pris en compte. Selon les professionnels de Microsoft que nous avons interrogés, l'une des choses les plus importantes à prendre en compte est la facilité d'accès à une variété d'informations.

"D'après mon expérience", a déclaré Sharon Weaver, PDG de Smarter Consulting, "les utilisateurs ne veulent pas avoir à se rendre à plusieurs endroits pour trouver des informations. Il est essentiel que Teams permette aux utilisateurs d'accéder facilement à des informations provenant de nombreux systèmes différents.

Un point qui a également été soulevé lors de notre entretien avec Karoliina Kettukari : "Teams est le bureau virtuel pour toutes les applications Office 365, mais les travailleurs de l'information utilisent beaucoup d'autres applications. Aujourd'hui, nous pouvons déjà intégrer de nombreuses autres applications à Teams, et je pense que c'est un bon pas en avant."

Il ne s'agit pas seulement d'accéder aux informations stockées dans différents systèmes, mais aussi de le faire en temps voulu et sans effort, comme le souligne Alan Debijadi, de Unitfly: "Il est toujours utile d'avoir un accès rapide aux informations quotidiennes et importantes, et l'élément clé est la rapidité et la précision de l'information. La question qui se pose ici est la suivante : Les équipes peuvent-elles y répondre dès maintenant ? Les employés opteront toujours pour des solutions plus rapides et plus simples, et s'ils ne le peuvent pas, ils opteront pour ce qui leur est plus familier".

Bien entendu, les besoins diffèrent d'une organisation à l'autre. Toutes les entreprises n'ont pas besoin de rassembler des informations provenant de dossiers de réseau, de CRM, d'ERP, de systèmes ECM existants et d'autres outils utilisés dans différents départements. S'appuyant sur son expérience auprès de clients en Europe, Jasper Oosterveld a souligné la nécessité d'examiner chaque situation spécifique avec une vision à 360 degrés, tout en insistant sur les risques que présente une approche étroite de la gestion des documents dans Microsoft Teams.

"Nous n'avons vu que quelques clients utiliser la possibilité d'échanger des documents entre Teams et, par exemple, un système CRM . L'importance dépend des exigences de l'organisation et du processus commercial. Le principal risque, à mon avis, est l'absence d'une expérience de recherche intégrée au sein de Microsoft Teams en combinaison avec des systèmes d'information externes."

Gestion des documents dans les équipes Microsoft

Il ne fait aucun doute que Microsoft Teams pose quelques défis aux administrateurs et aux utilisateurs en ce qui concerne la gestion des documents. Des défis qui, selon Weaver, sont principalement dus à une rupture positive avec le passé.

"Le plus grand défi est qu'il faut concevoir l'architecture en termes de pertinence du groupe, plutôt que de pertinence de l'information. Teams organise le contenu avec des permissions au niveau du groupe, et l'architecture doit donc permettre à tous les membres du groupe d'avoir accès à ce contenu". Contrairement à l'approche traditionnelle, selon laquelle les autorisations sont attribuées aux éléments (ou groupes d'éléments), avec Microsoft Teams, la planification devrait plutôt se faire "autour d'un groupe (ou sous-groupe) de membres qui auront tous besoin d'accéder aux mêmes informations, puis de les regrouper par sujet".

La façon dont les informations sont organisées au sein de chaque équipe est un défi pour les administrateurs qui développent l'architecture d'information appropriée pour le déploiement de Microsoft Teams. Mais c'est aussi un défi pour les utilisateurs qui ont du mal à comprendre où se trouvent les documents ou comment accéder aux conversations passées avec leurs pairs.

"Toutes les informations écrites sont visibles, mais faciles à manquer", a déclaré Alan Debijadi. "Le plus grand défi pour les équipes Microsoft concerne la capacité de recherche, c'est-à-dire la manière de trouver la bonne information et la manière de la trouver rapidement.

Jasper Oosterveld a expliqué très clairement pourquoi cela se produit et quelles sont les conséquences indésirables : "Les principales informations partagées et stockées dans les équipes sont les documents. Les équipes sont divisées en plusieurs canaux. Un canal crée automatiquement un dossier dans la bibliothèque de documents SharePoint connectée". Voici où vous aboutissez lorsque vous cliquez sur l'onglet Fichiers dans un espace de travail Teams. "L'absence d'une expérience intégrée de navigation dans les fichiers empêche d'avoir une vue d'ensemble claire de tout le contenu stocké dans une équipe, ce qui entraîne une duplication des documents et fait que les membres passent à côté d'informations précieuses."

Les documents, les images, les enregistrements de réunions, les conversations privées - et les documents qui y sont échangés - sont tous stockés dans des endroits différents. L'absence d'archives centrales où tout est stocké et où l'on peut effectuer des recherches est également un problème lorsqu'il s'agit de sujets liés à la gouvernance de l'information tels que l'archivage, la conservation des données et l'administration de la preuve électronique.

Bill Tolson, l'un des principaux experts de Microsoft et de la conformité, qui a récemment écrit un article sur le blog Archive360 sur ce même sujet, a déclaré ce qui suit au cours de notre entretien : "Teams ne dispose pas d'un référentiel central où tous les objets de données Teams peuvent être stockés. Au lieu de cela, [ceux-ci] sont stockés dans OneDrive, SharePoint, dans des boîtes aux lettres privées cachées et dans des boîtes aux lettres cachées de groupe. Pour cette raison, la définition de politiques de conservation du contenu de Teams peut s'avérer complexe, dans la mesure où chaque référentiel doit avoir une politique de conservation Teams."

M. Tolson avait également quelques conseils à donner à ceux qui sont sur le point de commencer à utiliser Teams (ou qui l'ont déjà fait, mais qui n'ont pas encore prêté attention à ces sujets).

"Tout d'abord, il faut savoir ce que l'archivage intégré de Teams peut faire et ce qu'il ne peut pas faire. Ensuite, il faut savoir que la conservation des données Teams est répartie entre plusieurs applications Office 365. Enfin, pour s'assurer que les données de Teams sont archivées de manière conforme et juridiquement défendable, il peut être judicieux d'utiliser un outil tiers spécialement conçu pour les besoins d'archivage de Teams.

Un dernier sujet qui revient souvent lorsqu'on parle de gestion des documents dans les équipes Microsoft est la sécurité de l'information. Comme le dit Karoliina Kettukari, "tout ce qui se trouve dans votre équipe est visible et modifiable par tous les membres de l'équipe et les invités, et c'est la condition de base pour un travail moderne basé sur la connaissance".

Dans ce scénario, pour contrer le risque d'exposition accidentelle d'informations sensibles, au moins au niveau des canaux, Microsoft a récemment mis en place des canaux privés. Les experts que nous avons interrogés s'accordent à dire que les canaux privés peuvent être un bon moyen de garantir la sécurité de certains documents.

"Il existe plusieurs façons de gérer des autorisations uniques, mais la plus simple pour les administrateurs est de créer simplement un canal privé", explique M. Weaver. "Cela permet de créer un site SharePoint distinct pour prendre en charge les fichiers auxquels seule une partie de l'équipe a besoin d'accéder. Le canal ne sera visible que pour les membres du canal privé, et n'apparaîtra pas pour ceux qui n'y ont pas accès."

Planifier à l'avance

Nous avons récemment publié un article de blog intitulé 7 questions auxquelles vous devez répondre pour utiliser efficacement les équipes Microsoft pour la gouvernance de l'information. Dans cet article, nous avons insisté sur l'importance de mettre en place des équipes au sein de votre personnel avec intention et planification, en rédigeant des lignes directrices et en investissant du temps et des ressources dans la formation.

C'est particulièrement vrai en ce qui concerne la gestion des documents dans Microsoft Teams, et tous les professionnels que nous avons interrogés ont également souligné la nécessité d'accompagner l'adoption par les utilisateurs avec une stratégie adéquate.

"Le plus grand défi pour un utilisateur final est l'absence de lignes directrices claires pour la gestion des informations de base", a déclaré Karoliina Kettukari. "Quand dois-je créer une nouvelle équipe ? Quand un canal est-il suffisant ? Doit-il être public ou privé ? Quels types de documents puis-je stocker dans Teams ? Qu'en est-il de l'archivage des informations et des informations sensibles ? Ces questions, et bien d'autres encore, doivent trouver une réponse bien avant la mise en œuvre : "Réfléchissez à la gouvernance de Teams, au provisionnement des équipes et au modèle de cycle de vie, y compris aux directives de gestion des documents, et tenez-en compte avant même d'attribuer des licences aux utilisateurs finaux. Simplifiez les choses, créez des directives visuelles et faites des efforts pour communiquer ces directives."

Jasper Oosterveld recommande l'organisation d'un atelier préliminaire impliquant différentes parties prenantes. "Je conseille vivement de commencer par un atelier de gouvernance. L'atelier débouche sur une stratégie de gouvernance pour la mise en œuvre des équipes Microsoft au sein de l'organisation afin de préserver la qualité des équipes Microsoft au sein de l'organisation."

Une fois le plan de gouvernance mis en place, Sharon Weaver propose des conseils très intéressants et réfléchis sur la manière de le communiquer. "Mettez en œuvre une combinaison de formations enregistrées et en direct, ainsi qu'un suivi et des heures de bureau dédiées aux questions-réponses, afin de vous assurer que vos utilisateurs comprennent comment votre entreprise va utiliser Teams.

"Commencez également avec quelques équipes pilotes qui ont une excellente attitude et qui parleront à tout le monde de leur succès. En montrant à vos utilisateurs des exemples d'utilisation réussie de Teams dans le cadre des plans de gouvernance mis en œuvre, vous leur montrez qu'ils peuvent rapidement accéder aux informations dont ils ont besoin et limiter l'accès aux informations dont ils n'ont pas besoin.

Réflexions finales

Lorsqu'il s'agit de tenir ses collègues au courant, de passer un appel vidéo ou de convenir des prochaines étapes d'un projet client, Microsoft Teams est assez intuitif et ne nécessite probablement pas de planification ni de formation intensive. Après tout, il s'inscrit parfaitement dans une tradition récente d'outils de communication auxquels nous sommes de plus en plus habitués et dont l'objectif principal est de faciliter la collaboration et l'échange d'informations entre les travailleurs, sans les obstacles des systèmes plus traditionnels.

Pourtant, c'est probablement cette même familiarité et intuitivité qui fait des équipes un défi pour les administrateurs et les utilisateurs finaux lorsqu'il s'agit de s'assurer que les documents et les informations sont gérés conformément aux règles internes et externes.

Les employés ne comprennent pas toujours que ce qu'ils disent ou partagent dans une discussion privée avec un collègue peut exposer leur organisation à différents types de risques. En même temps, comme le dit Bill Tolson, ils partent encore principalement du principe que leurs données professionnelles leur appartiennent, "et qu'ils les contrôlent localement, ce qui les rend presque invisibles pour les avocats et augmente considérablement les coûts de recouvrement".

C'est pourquoi il est important que les dirigeants et les responsables informatiques prennent l'initiative de planifier soigneusement le déploiement de Teams (et d'autres outils, d'ailleurs), d'engager les parties prenantes dès le début dans une conversation sur les besoins et les nécessités, et d'investir dans la formation initiale et continue.

Les cinq professionnels de Microsoft que nous avons interrogés n'ont pas manqué l'occasion de partager leur point de vue à ce sujet avec notre public, et nous les remercions vivement pour le temps qu'ils nous ont consacré et les informations qu'ils nous ont fournies. Pour terminer, Karoliina Kettukari nous rappelle qu'il est important d'être conscient qu'en l'absence d'une meilleure compréhension et de lignes directrices claires, "les employés finiront par travailler avec de vieilles méthodes et de vieux outils, parce que c'est ce qu'ils connaissent. L'inconnu et le flou sont toujours plus effrayants".

À propos des experts Microsoft

Alan Debijadi

Alan Debijadi est cofondateur et directeur de l'exploitation de Unitflyune société qui met en relation la technologie et l'entreprise. Il a été architecte logiciel principal pour l'une des principales sociétés informatiques croates et a travaillé sur l'intégration et l'automatisation de différents systèmes d'entreprise, de solutions sur site et en nuage.

Karoliina Kettukari

Karoliina Kettukari est consultante en adoption des utilisateurs de Teams et Microsoft MVP. Elle accompagne les entreprises dans leur parcours de transformation numérique et aide les organisations à développer un travail d'équipe moderne et à améliorer les communications internes à l'aide de Teams et d'autres outils d'Office 365.

Jasper Oosterveld

Jasper Oosterveld travaille comme consultant pour une société néerlandaise appelée InSpark. Dans le cadre de ses fonctions, il guide les clients dans la mise en œuvre, la gestion et l'adoption de Microsoft Teams. En outre, il est également 6 fois Microsoft MVP pour Office Apps & Services.

Bill Tolson

Bill Tolson est vice-président de la division Global Compliance & eDiscovery chez Archive360. Il compte plus de 20 ans d'expérience dans les secteurs de l'archivage, de la gouvernance de l'information et de l'eDiscovery. Il intervient fréquemment lors d'événements juridiques ou liés à la gouvernance de l'information et est l'auteur de quatre livres électroniques sur le sujet.

Sharon Weaver

Sharon Weaver, présidente et directrice générale de Smarter Consulting, est une formatrice certifiée Microsoft et Microsoft Office 365, l'amélioration des processus et l'expert en productivité. Sharon intervient professionnellement lors d'événements locaux, nationaux et internationaux et enseigne des sujets tels qu'Office 365, l'analyse d'entreprise, Six Sigma et le leadership.