Kolme tapaa saada enemmän irti Microsoft 365 -investoinnistasi
Microsoft 365 (aiemmin Office 365) on digitaalisen tuottavuusohjelmistomarkkinoiden kiistaton markkinajohtaja, jonka osuus tuottavuusohjelmistojen maailmanmarkkinoista on yli 80 prosenttia. Tuttuja nimiä, kuten Microsoft Excel, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive, Word ja PowerPoint, on vakiintunut kiinteäksi osaksi lähes jokaisen toimiston arkea.
Vaikka Microsoft 365 tarjoaa laajan valikoiman tehokkaita ja helppokäyttöisiä tuottavuustyökaluja, paketin suurimmat edut voivat myös aiheuttaa ongelmia myöhemmin.
Kun Microsoft 365 -työkalut kehittyvät jatkuvasti ja niiden käyttö helpottuu entisestään, haaste hallita syntyvää tuotosta tehokkaasti ja tuloksellisesti voi paradoksaalisesti luoda uusia tuottavuushaasteita. Asiakirjojen määrän räjähdysmäisen kasvun, tiedon siiloutumisen ja sääntöjen noudattamisen puutteiden riskit vain kasvavat, kun tietotyöläisten on entistä helpompi luoda, kopioida ja jakaa sisältöä nopeasti.
Ennakoivasti toimivat organisaatiot voivat hyödyntää tietotyön automatisointialustan tarjoamia mahdollisuuksia tehostaakseen Microsoft 365:n toimintoja, turvatakseen tietoprosessit ja varmistaakseen säännösten noudattamisen ilman, että koko ohjelmistoinvestoinnin tuomat tuottavuushyödyt kärsivät. Näin se onnistuu:
Tiedon kaaoksen poistaminen
Organisaatioiden kasvaessa myös tietomäärä kasvaa. Tietomäärän kasvaessa tiedot hajautuvat. Mitä tästä seuraa? Tietotyöläiset joutuvat usein ponnistelemaan löytääkseen oikeat tiedot valtavasta tietomäärästä, joka on hajallaan erillisissä tietovarastoissa, kuten Microsoft SharePointissa ja Microsoft OneDrivessa sekä muissa kuin Microsoftin järjestelmissä.
Hämmästyttävät 56 prosenttia tutkituista organisaatioista sanoo, että niiden asiakirjahallintajärjestelmät eivät ole yhteydessä muihin käytössä oleviin järjestelmiin.
Vaikka Microsoft tarjoaa tehokkaita tietojen tallennus- ja hallintatyökaluja, Microsoft 365 ei sisällä valmiita suunnitelmia tai käytäntöjä, jotka määrittäisivät tietojen hallinnan. Asiakirjoja syntyy päällekkäisiä, versioiden hallinta pettää, eikä käyttöoikeuksien hallinta pysty sopeutumaan kaoottisiin muutoksiin. Tietotyöläiset tuhlaavat aikaa oikeiden tietojen etsimiseen, turhautuvat ja ”keksivät pyörän uudelleen” omilla tallennusratkaisuillaan, mikä heikentää tuottavuutta.
Tietotyön automatisointialusta yhdistää Microsoftin ja muiden valmistajien järjestelmät luoden yhden luotettavan tietolähteen yrityksen tiedoille. Se tarjoaa myös hakutoimintoja, joiden avulla tietoa voidaan etsiä sen sisällön perusteella sen sijainnin sijaan, sekä mahdollistaa asiakirjojen käyttöoikeuksien, versioiden, julkaisun ja jakelun hallinnan.
Työnkulkujen tehostaminen Microsoft SharePointissa
Microsoftin pilvipohjainen asiakirjanhallintaohjelmisto, Microsoft SharePoint, auttaavirtaviivaistamaan työnkulkujaja maksimoimaan tuottavuuden. Microsoft SharePoint integroituu automaatio-ohjelmistoihin, joten organisaatiot voivat suunnitella, ottaa käyttöön ja hallita työnkulkuja entistä tehokkaammin.
Tietotyön automaatioalustan integroiminen luo tehokkaan sähköisen asiakirjajärjestelmän, jossa käytetään tekoälyä tiedostojen jakamiseen ja sisällönhallintaan pilvipalvelussa.
Työnkulkujen automatisointi Microsoft Teamsissa
Microsoft Teams on tehokas työkalu yhteistyön tehostamiseen, ja se tarjoaalaajan valikoimanautomaatio-lisäosia. Alusta helpottaa yhteistyötä, mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän ja varmistaa, että tiimit työskentelevät aina uusimpien tietojen pohjalta.
Microsoft Teams on keskeinen työkalu toimivassa automatisoidussa työympäristössä, sillä se luo tuottavan työympäristön. Automatisoitujen työnkulkujen integroiminen Microsoft Teamsiin mahdollistaa edistyneiden ominaisuuksien, kuten tekoälypohjaisten ja muokattavien työnkulkujen, hyödyntämisen. Tämä parantaa tietotyön tehokkuutta.
Varmistetaan pääsynvalvonnan noudattaminen
Uusimmat artikkelit
Näe M-Files toiminnassa
