Uudelleenmääritelty dokumenttienhallinta tekoälyn avulla

M-Files perustettiin visiosta auttaa tietotyöntekijöitä työskentelemään älykkäämmin.

M-Files kaksi vuosikymmentä sitten yksinkertaisen ajatuksen pohjalta: entä jos asiakirjat voitaisiin järjestellä sen mukaan, mitä ne ovat, eikä sen mukaan, missä ne sijaitsevat? Entä jos käyttäjät voisivat tallentaa asiakirjat vain kerran, mutta tarkastella, järjestellä ja etsiä niitä monin eri tavoin omien tarpeidensa mukaan? Tämä vapauttaisi organisaatiot pyrkimyksestä määritellä kansiorakenne, johon kaikki olisivat tyytyväisiä, ja vapauttaisi käyttäjät pyrkimyksestä muistaa, mihin asiakirjat oli tarkoitus tallentaa.

Kun ensimmäinen ajatus oli saanut siivet, syntyi toinenkin uusi oivallus: asiakirjat eivät koskaan ole itsenäisiä, vaan ne liittyvät aina johonkin asiayhteyteen tai liiketoimintaprosessiin. Entä jos voisimme hyödyntää sitä, mitä jo tiedämme asiakirjoista, ja soveltaa automaattisesti liiketoimintaprosesseja ja hallintasääntöjä? Tämä lähestymistapa poistaisi käyttäjiltä manuaalista työtä ja auttaisi organisaatioita noudattamaan sisäisiä käytäntöjä ja ulkoisia määräyksiä.

Vaikka M-Files jatkanut tuotekehitystä ja toimintojen laajentamista, nämä kaksi perusajatusta ovat olleet ytimessämme jo kahden vuosikymmenen ajan. Nykyään meillä on yli 5 000 asiakasta yli 100 maassa, ja autamme tietotyöläisiä löytämään tietoa nopeammin, työskentelemään älykkäämmin sekä varmistamaan tietoturvan ja säännösten noudattamisen. Perustajamme ja tuotekehittäjämme on edelleen aktiivisesti mukana ja vie meitä kohti seuraavia teknologisen huippuosaamisen aaltoja. Olemme erinomaisessa asemassa hyödyntämään generatiivista tekoälyä missiossamme auttaa tietotyöläisiä työskentelemään älykkäämmin.

Lähestymistapamme on ainutlaatuinen tiedonhallintamarkkinoilla

Kaikilla asiakirjanhallintamarkkinoiden toimittajilla on paperilla katsoen samanlaiset ominaisuudet: ne kaikki hallinnoivat asiakirjoja ja metatietoja jossain määrin, ja niillä on asiakirjojen työnkulku- ja liiketoimintaprosessien hallintaominaisuudet. M-Files , metatietopohjainen lähestymistapa on kuitenkin edelleen ainutlaatuinen markkinoilla. Toisin kuin muut toimittajat, meillä on olio-orientoitunut tietomalli, jota voidaan käyttää asiakirjojen lisäksi minkä tahansa yritystiedon hallintaan. Kykyämme tuoda perustietoja useista yritysjärjestelmistä, luoda suhteita liiketoimintaobjektien ja asiakirjojen välille sekä ohjata niihin liittyviä liiketoimintaprosesseja yhdellä integroidulla ratkaisulla on ainutlaatuinen. Tämä on myös täydellinen perusta generatiivisen tekoälyn (GenAI) hyödyntämiselle, koska se tarvitsee kuratoituja tietoja kontekstissa voidakseen antaa tarkkoja ja relevantteja vastauksia.

Vaikka nämä ominaisuudet tuottavat asiakkaillemme valtavaa arvoa, niitä on joskus vaikea selittää ihmisille, joilla on ennakko-odotuksia asiakirjahallinnosta. Markkinaluokat auttavat ihmisiä ymmärtämään tuotteita, antavat mahdollisuuden tehdä tuotevertailuja, luovat yhteistä sanastoa ja avaavat ovia analyytikkoyrityksille markkinoiden kuvaamiseen tai ohjelmistoarvostelusivustoille loppukäyttäjien palautteen keräämiseen.

Jos tuotteita ei kuitenkaan ole helppo luokitella, koska ne eroavat toisistaan kilpailullisesti, miten niitä voidaan vertailla asianmukaisesti?

Tietotyön automatisointi kuvaa sitä, mitä teemme, ei segmenttiä, jossa toimimme.

Suurimmasta osasta nykyaikaisesta työvoimasta on vähitellen tulossa tietotyöntekijöitä, ja tämä työ on hyvin yhteistoiminnallista ja edellyttää lukemista, kirjoittamista ja tietojen käsittelyä. Monilla toimialoilla tämä tieto vaatii vahvaa hallintaa arkaluonteisuuden, sääntelyn tai standardien vuoksi.

GenAI:n esiinmarssi on luonut merkittäviä uusia mahdollisuuksia siihen, miten ohjelmistopohjainen automaatio voi muuttaa liiketoimintaprosesseja, joihin liittyy asiakirjoja ja jäsentymätöntä tietoa. Kokemuksemme mukaan asiakkaiden odotukset ovat alkaneet siirtyä perinteisten asiakirjojen hallinnan, yhteistyön ja transaktioiden käyttötapausten ulkopuolelle ja sisältävät tarpeen automatisoida mahdollisimman paljon tietotyötä. Näin tietotyöntekijät voivat keskittyä olennaiseen työhön, eikä heitä kuormiteta hallinnollisilla tehtävillä. Olemme ottaneet tietotyön automatisoinnin käsitteen asemointimme ytimeen, sillä se kertoo siitä, että voimme antaa asiakkaillemme mahdollisuuden automatisoida kaikki tietotyön osa-alueet nykyisten ja uusien teknologioiden avulla. Meille on ensisijaisen tärkeää, että puhumme potentiaalisille asiakkaillemme ja asiakkaillemme tavalla, joka saa heidät ymmärtämään.

Gartner tunnustaa kykymme toteuttaa ja tuottaa innovaatioita.

Gartner on asiakirjahallintamarkkinoita kattava analyytikkoyritys, johon viitataan eniten. Markkinoiden pysähtyneisyyden vuoksi Gartner päätti lakkauttaa Content Service Platforms -alustojen Magic Quadrantin vuonna 2021. GenAI loi innovaatiovyöryn kyseisille markkinoille, ja vastauksena tähän Gartner otti Magic Quadrantin uudelleen käyttöön Document Management Magic Quadrantina.

M-Files mukana CSP:n Magic Quadrant -raportissa jo yli vuosikymmenen ajan. Gartner M-Files vuoden 2024 asiakirjanhallinnan Magic Quadrant M-Files , ja saimme korkeat pisteet toteutuskyvystämme, mikä johtui kypsyydestämme asiakkaiden arvostamissa osa-alueissa, kuten tuotteet/palvelut, asiakaskokemus, markkinareagointikyky, yrityksen elinkelpoisuus ja aiemmat saavutukset. Gartner kiitti meitä Gartner kyvystämme toteuttaa ja tuoda innovaatioita markkinoille. Integroitujen tekoälyominaisuuksiemme ansiosta M-Files johtajaksi erillisessä Gartner generatiivisen tekoälyn tietohallintaa ja yleistä tuottavuutta koskevassa Gartner Quadrant -raportissa.

Arviointiprosessin aikana kävi selväksi, että analyytikoilla oli puutteita ymmärryksessään visiostamme ja strategiasta. Kuten aiemmin todettiin, M-Files markkinoilla ainutlaatuinen, mikä asettaa haasteen sovittaa meidät perinteiselle asiakirjanhallinnalle luotuun malliin. Tämä epäsuhta vaikutti pisteisiimme markkinaymmärryksen ja strategian osioissa, minkä seurauksena sijoituimme haastajaksi johtajan sijaan.

Asiakaskeskeisyys on keskeinen arvo M-Filesille

M-Files kolme perusarvoa: Tee se mahdolliseksi, Auta muita ja Rakasta asiakkaita. Asiakaslähtöisyys on ollut meille perusarvo alusta asti, ja alan parhaat asiakaspysyvyysluvut ja asiakastyytyväisyystulokset osoittavat, että toimimme edelleen asiakkaidemme edun mukaisesti. Olemme säännöllisesti yhteydessä asiakkaisiin käyttäjätutkimuspaneleiden, globaalien ja alueellisten käyttäjäkonferenssien sekä asiakasseurantaprogrammien kautta. Asiakkaiden kuunteleminen ja heidän palautteensa huomioon ottaminen tuotesuunnitelmissamme näkyy selvästi kyvyssämme toteuttaa asioita.

Vaikka kolmansien osapuolten tunnustukset ja palkinnot saavat aina nöyräksi, tärkein vahvistus tulee asiakkailtamme. Heidän palautteensa pitää meidät keskittyneinä siihen, mikä on tärkeää, ja heidän jatkuva uskollisuutensa pitää liiketoimintamme kasvussa. Kuka tahansa, joka tarkastelee M-Files -sivustoa, voi saada tietoa asiakkailtamme; he ymmärtävät arvomme ja todistavat sen mielellään. Tutustu Voice of the Customer -sivuumme, niin näet, että 96 prosenttia asiakkaista suosittelisi M-Files. Tai selaa tapaustutkimuksiamme löytääksesi asiakkaita eri toimialoilta ja alueilta ja heidän saavuttamansa arvon.

Olemme tietotyön automatisoinnin edelläkävijöitä, ja tiedämme, että monet muut seuraavat perässä.

Jos haluat tietää lisää:

• Asiakkaan ääni
• Gartner Magic Quadrant -raportti