Joel ja Ethan Coen. Elton John ja Bernie Taupin. Doritos ja Taco Bell. Yhteistyö johtaa uraauurtavaan, luovaan työhön. Seuraava mullistava yhteistyö on kuitenkin tietotyöntekijöiden ja robottien - erityisesti tekoälykeskustelurobottien - välillä.

Yhteistyön tulevaisuus on tiiviisti sidoksissa tekoälyn ja tiedonhallinnan integrointiin. MIT Sloan Management Review'n ja Boston Consulting Groupin raportin mukaan yritykset, jotka korostavat tekoälyn ja ihmistyöntekijöiden välistä yhteistyötä, menestyvät paremmin. Tekoälyn avulla voidaan parantaa tiimien yhteistyötä virtaviivaistamalla prosesseja, paljastamalla uusia oivalluksia ja lisäämällä tuottavuutta. Tekoälyteknologiat voivat esimerkiksi integroitua yritysten viestintäsovelluksiin, kuten tiimien yhteistyövälineisiin ja yhtenäistettyyn viestintään, jotta työntekijöiden tuottavuus paranee, aikaa säästyy ja liiketoiminnan yleinen sujuvuus paranee.

Yksi asia on selvä: tehokkaan yhteistyön tulevaisuus kietoutuu yhteen tekoälyn ja tiedonhallintajärjestelmien kanssa. Tekoälyä hyödyntämällä yritykset voivat parantaa tiimien yhteistyötä, virtaviivaistaa prosesseja ja lisätä tuottavuutta.

Työskentely tekoälyn kanssa

Asiantuntijat eri ammateissa ovat innostuneita ChatGPT:n kaltaisten tekoäly-chatbottien tietotyön automatisointiominaisuuksista. Nämä työkalut, joiden taustalla on suuret kielimallit (LLM), voivat toimia tehokkaina yhteistyökumppaneina.

Tietotyöntekijät voivat pyytää tekoälyn chatbotteja etsimään nopeasti yrityksen tietopohjaan tai julkisiin tietokantoihin tallennettuja tietoja yksinkertaisen, kehotuspohjaisen käyttöliittymän avulla. He voivat myös käyttää tekoälychatbotteja todellisina luovina yhteistyökumppaneina, jotka tarjoavat ehdotuksia ja palautetta ideoista.

Tietotyöntekijöiden ja tekoälyn välinen yhteistyö ei ole ainoa tapa, jolla kehittyneet teknologiat vaikuttavat tietotyön tulevaisuuteen. Tekoälyllä toimiva tietojen automatisointi ja liiketoimintaprosessien automatisointi muuttavat tietämyksenhallinnan rooleja sellaisina kuin me ne tunnemme.

Tietämyksen hallinta ja tekoäly

Kun World Wide Web syntyi 1990-luvulla, monet odottivat sen muuttavan yhteistyötä. Vaikka Internet-innovaatiot ovat vuosien mittaan edistäneet yhteistyötä, osaamistyöntekijöiltä puuttuu edelleen kokonaisvaltainen työkalupakki, jolla voitaisiin vähentää manuaalisia tehtäviä. Tekoälyä voidaan käyttää tiedonhallintajärjestelmien hakuominaisuuksien parantamiseen, jolloin käyttäjät voivat löytää asiaankuuluvaa tietoa nopeammin hyödyntämällä asiayhteyttä, synonyymejä ja käyttäjän mieltymyksiä.

Nämä parannukset eivät ainoastaan paranna tuottavuutta, vaan myös kannustavat tiedon jakamiseen. Lisäksi generatiivinen tekoäly (GenAI) mullistaa tiedonhallinnan luomalla uutta sisältöä, kuten tekstiä, kuvia ja videoita, harjoitustietokannasta opittujen tietojen perusteella. Tekoälyteknologia vastaa myös nykyaikaisen tietämyksenhallinnan haasteisiin tekemällä sisällöstä helposti löydettävää ja jaettavaa. Tekoälyn ja koneoppimisen integroiminen tiedonhallintajärjestelmään luo älykkäitä hakuja, mikä lisää tuottavuutta ja parantaa sisällön käyttöä.

Tekoäly ja tietämyksenhallinta muodostavat täydellisen myrskyn yhteistyölle - tekoälyä voidaan käyttää tiedonhallintajärjestelmien hakuominaisuuksien parantamiseen, kun taas GenAI mullistaa tietämyksenhallinnan luomalla uutta sisältöä koulutustietokannasta opittujen tietojen perusteella.

Vaikka digitaalinen muutos siirsi joitakin prosesseja pilvipalveluihin, tietotyöntekijät käyttävät edelleen liikaa aikaa tietojen syöttämiseen, ylläpitämiseen, muokkaamiseen ja etsimiseen. He myös toimivat tietosiiloissa - tietotyöntekijät käyttävät arviolta 12 tuntia viikossa keskeisten tietojen etsimiseen.

Tietämyksenhallintajärjestelmä yhdessä tekoälyratkaisujen kanssa purkaa siiloja ja automatisoi manuaaliset, virhealttiit prosessit, jotka tuhlaavat tietämystyöntekijöiden aikaa. Alan johtavat tiedonhallintajärjestelmät poistavat informaatiokaaoksen järjestämällä tiedot automaattisesti riippumatta siitä, missä ne sijaitsevat.

Asiakirjahallinnan ja tiedonhallinnan vaikutus

Tietotyön on saatava käyttöönsä oikeat tiedot oikeaan aikaan. Tieto tallennetaan yleensä asiakirjoina, ja useimmat organisaatiot tallentavat kriittisiä asiakirjoja erilaisiin järjestelmiin, kuten:

• Tietovarastot
• Sovellukset
• Jaetut tiedostot
• ECM-järjestelmät
• CRM alustat

Älykäs asiakirjahallintajärjestelmä tuo järjestystä kaaokseen. Järjestelmä luo koneoppimisen avulla älykkäitä yhteyksiä tietosisällön välille missä tahansa organisaatiossa ja merkitsee asiakirjat metatiedoilla. Tällaisen järjestelmän avulla työntekijät voivat löytää tietoa yksinkertaisesti etsimällä etsimänsä sen sijaan, että heidän tarvitsisi tietää, missä se on tallennettu.

Tietotyön yhteistyön haasteet ja ratkaisut

Tietotyöläisten työn tulevaisuus on rehevä maisema, jossa yhteistyö lisääntyy ja kiireinen työ vähenee. Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla tekoälyautomaatio-ohjelmistot luovat entistä yhtenäisempiä tietoympäristöjä.

Asiakirjojen luominen

Pyörän keksiminen uudelleen aina, kun työntekijä haluaa luoda uuden asiakirjan, on asiakirjahallinnan parhaiden käytäntöjen vastakohta. Asiakirjojen automatisointiohjelmistojen avulla työntekijät voivat helposti luoda ja käyttää malliasiakirjoja tai asiakirjakokonaisuuksia. Näiden koodittomien työkalujen avulla jopa ei-tekniset käyttäjät voivat luoda kehittyneitä malleja muutamassa minuutissa.

Asiakirjojen etsiminen

Ilman vankkaa asiakirjahallintajärjestelmää sisällön kaaos on väistämätön. Tietämyksenhallinnan tekoäly organisoi asiakirjat ja auttaa tietotyöntekijöitä löytämään ja käyttämään tietoa helposti oikeassa liiketoimintakontekstissa.

Asiakirjojen työnkulut

Tiedostojen jakaminen sidosryhmien välillä on useimmissa yrityksissä yleinen käytäntö. Prosessin hallinta manuaalisesti on tietotyöntekijöiden ajanhukkaa ja voi johtaa pullonkauloihin. Tekoälykäyttöiset, robottiprosessien automatisointityökalut voivat kaapata, tallentaa ja luoda uudelleen käyttäjien työnkulut. Tietotyöntekijät voivat keskittyä olennaiseen ja työskennellä älykkäämmin.

FAQ

Mitä hyötyä tiedonhallintajärjestelmistä on?

Tiedonhallintajärjestelmät säästävät työntekijöiden aikaa kiireiseltä työltä ja vähentävät manuaalisiin prosesseihin liittyviä virheitä automatisoimalla liiketoimintatietojen keräämisen, jakamisen, ylläpidon, tallentamisen ja haun. Näin tietotyöntekijät voivat käyttää enemmän aikaa luovan ja ongelmanratkaisuosaamisen hyödyntämiseen.

Mitä on tietämyksen työnkulun hallinta?

Tietämyksen työnkulun hallintaohjelmisto tallentaa ja automatisoi tietämystyöhön liittyvät yleiset työnkulut, ja se toimii parhaiten tekoälyllä tehostettuna.

Moniin työnkulkuihin kuuluu asiakirjojen jakaminen, muokkaaminen ja hyväksyminen. Kun käyttäjä luo asiakirjan, tekoäly skannaa asiakirjan sisällön käynnistääkseen työnkulut ja asettaakseen käyttöoikeudet. Tämän jälkeen ohjelmisto jakaa asiakirjan automaattisesti asianmukaisille henkilöille.

Ohjelmisto automatisoi tehtävät alusta loppuun. Aina kun joku saa tehtävänsä valmiiksi, ohjelmisto ilmoittaa muille sidosryhmille ja muistuttaa heitä tehtäviensä suorittamisesta. Tämä säästää kaikkien osapuolten aikaa.

Miten dokumentti automatisoidaan?

Asiakirjojen automatisointiohjelmisto on nopein ja helpoin tapa automatisoida asiakirjamallien luominen ja hallinta. Tekoälytyökalut vievät asian askeleen pidemmälle ja oppivat organisaatiosta ja sen työnkuluista, kun käyttäjät käyttävät ohjelmistoa. Asiakirja-automaatiotyökalut tarjoavat ennakoivaa tietoa ja ehdotuksia asiakirjojen lajittelusta. Ne myös parantavat asiakirjojen automaattista luokittelua ja tehostavat asiakirjojen hakutoimintoja.