Tekoälyn (AI) digitaalisella muutoksella tarkoitetaan koneälyn käyttöä ongelmien ratkaisemisessa ja tehokkaammassa työskentelyssä. Xeroxin mukaan 46 prosenttia pienten ja keskisuurten yritysten työntekijöistä tuhlaa edelleen päivittäin aikaa tehottomiin, paperiin liittyviin työnkulkuihin. Tämä tarkoittaa, että älykkäät asiakirjahallintajärjestelmät voivat tehdä paljon näiden prosessien parantamiseksi.

Yritykset, jotka jo käyttävät kehittyneitä asiakirjahallintajärjestelmiä, saavat kilpailuetua. Hyvä uutinen on, että näistä älykkäistä työkaluista on eniten apua silloin, kun organisaatiot eivät ole aiemmin juurikaan luottaneet tekniikkaan ja niiden on päästävä perässä. Vielä parempi on, että älykkäät asiakirjahallintajärjestelmät ovat tulleet helpommin lähestyttäviksi ja hyödyllisiksi kaikenkokoisille ja -tyyppisille yrityksille.

5 elintärkeää tehokkuutta lisäävä tekoäly asiakirjahallinnassa

Monet organisaatiot ja toimialat kamppailevat edelleen paperiasiakirjojen kanssa. Vaikka yritys ei tuottaisikaan niitä, se saattaa joutua käyttämään viranomaisilta tai liikekumppaneilta saatuja paperilomakkeita. Lisäksi jotkut yritykset ovat siirtyneet pois fyysisestä paperista. Samalla ne ovat saattaneet ottaa vain pienen askeleen kohti digitalisointia liittämällä taulukkolaskentataulukoita tai skannattuja lomakkeita sähköposteihin ja tallentamalla niitä eri levyasemille satunnaisesti ja epäjärjestyksessä. Kaikki nämä käytännöt hukkaavat aikaa, koska ne voivat johtaa sellaiseen huonoon tiedonhallintaan, joka aiheuttaa turhia, virheellisiä, kadonneita ja turvattomia asiakirjoja.

Sitä vastoin, mieti vain muutamia vallankumouksellisia tapoja, joilla tekoälyn käyttö asiakirjahallintajärjestelmissä, kuten M-Files , voi nopeuttaa ja parantaa tavallisten liiketoimintakäytäntöjen eheyttä:

Automatisoi manuaaliset prosessit

Kun asiakirja on skannattu tai syötetty, tekoälyjärjestelmä voi automatisoida suuren osan työstä ja valvoa samalla hyviä standardeja. Älykkäiden järjestelmien avulla voidaan esimerkiksi luokitella ja merkitä merkintöjä, jotta ne on helppo löytää seuraavalla kerralla. Tämä kyky voi nopeuttaa alkuperäisiä digitalisointitoimia ja auttaa tulevissa tehtävissä. Kun työntekijät käyttävät järjestelmää, tehokkaat haut riippuvat usein asiakirjojen oikeasta merkitsemisestä ja luokittelusta, mutta tämä osa-alue laiminlyödään usein tietoja syötettäessä. Vaikka järjestelmä ei tekisikään merkintöjä ja luokittelua automaattisesti, se voi ottaa käyttöön esiasetetut säännöt, joilla varmistetaan, että työntekijät tekevät tämän ylimääräisen työn uusia asiakirjoja toimittaessaan.

Nopeuttaa liiketoimintatiedustelua

Älykkäät järjestelmät voivat nopeuttaa liiketoimintatiedustelua. Tekoäly voi esimerkiksi havaita kuvioita hyvin suurista tietomääristä paljon nopeammin kuin ihmiset. Esimerkkinä voidaan mainita, että rekrytointipäällikkö voi etsiä ansioluetteloita älykkäällä järjestelmällä, joka löytää avainsanoja, jotka liittyvät aiemmin palkattuihin menestyneisiin henkilöihin tai jotka perustuvat ennalta asetettuihin sääntöihin. Toinen esimerkki voisi olla kausittaisten myyntitrendien etsiminen aiemmista laskuista tai tilauksista.

Rakenteen soveltaminen jäsentymättömään dataan

Tietotekniikka-alan ihmiset ovat tottuneet näkemään tiedot järjestettyinä muotoiltuihin tietokantoihin tai raportteihin. Kukaan ei voi odottaa, että useimmissa asiakirjoissa olisi samanlainen järjestys. Sen sijaan viestintä tulee usein sähköposteina, tekstiviesteinä, kirjeinä tai toisen organisaation lomakkeina. Aikaisemmin ihmisten piti haravoida tällaisia viestinnän muotoja poimiakseen ja järjestääkseen tietoja. Nykyään älykäs tiedonhallinta voi tehdä suuren osan tästä raskaasta työstä. Adobe blogissa mainitaan esimerkkinä erinomainen käyttötapaus:

"Vielä dramaattisempi esimerkki on, että jotkut yritykset käyttävät tekoälyä ja koneoppimista sähköpostien, tekstiviestien ja muun asiakasviestinnän läpikäymiseen ymmärtääkseen sanoja, semantiikkaa ja tunteita ja yhdistävät nämä tiedot laskutus- ja palveluhistoriaan ennustaakseen, kuka ostaa mitäkin tuotteita ja palveluja. Mikä huomattavinta, nämä mallit päihittävät säännöllisesti mallit, jotka käyttävät vain strukturoitua dataa."

Virtaviivaistaa asiakirjojen valmistelua

Sen sijaan, että työntekijöille pitäisi opettaa, miten erilaiset asiakirjat muotoillaan oikein, tekoäly voi yksinkertaisesti pyytää tietoja ainutlaatuisia, uusia asiakirjoja varten. Järjestelmä voi esimerkiksi luoda automaattisesti työsopimuksen uusille työntekijöille työntekijän nimen ja muiden rekrytointiprosessista jo tiedossa olevien tietojen perusteella.

Paranna asiakirjojen turvallisuutta

Tekoälyn kyky suojata tietoja voi osoittautua yhdeksi sen suurimmista eduista. Asiakirjahallintajärjestelmä voi automaattisesti skannata arkaluonteiset tiedot ja merkitä kaikki niitä sisältävät asiakirjat. Vielä parempi on se, että ohjelmisto voi havaita epätavalliset yksityisiä tietoja koskevat pyynnöt ja estää pääsyn tai hälyttää tietoturvaryhmät. Market Watchin mukaan monet nykypäivän kyberuhkat tulevat sisäpiirin töistä, joko tahallisesti tai tahattomasti. Tekoäly voi tarjota tehokkaan aseen kaikenlaisia tietoturvauhkia vastaan.

Tietojen laadun parantaminen

Älykäs asiakirjahallintajärjestelmä voi auttaa vähentämään tietojen päällekkäisyyttä, havaitsemaan syöttövirheet ja estämään tiedostojen häviämisen. Yritykset tarvitsevat hyviä tietoja tehokkaaseen päätöksentekoon ja liiketoiminnan käsittelyyn, ja tämä on toinen ominaisuus, jonka tekoäly voi tarjota.

Asiakirjapohjainen digitaalinen muutos voi virtaviivaistaa useimpia yrityksiä.

Asiakirjahallinnan tekoäly voi parantaa tehokkuutta mullistavilla tavoilla aina oikeudellisista tiimeistä, joiden on analysoitava löytöasiakirjoja, ja vähittäiskaupoista, joiden on ennustettava myynnin trendejä. Se voi tuoda järjestystä kaaokseen, tuottaa hyödyllisiä oivalluksia ja jopa auttaa ehkäisemään sellaisia yleisiä tapahtumia kuin tietojen syöttövirheet. Jos haluat hyödyntää arvokkaita tietojasi parhaalla mahdollisella tavalla, sinun kannattaa harkita älykkään asiakirjahallintajärjestelmän apua.