Charles River Laboratories
Charles River Laboratories la automatización de procesos y ahorra millones
Destacados
- Ahorro anual estimado de 2,4 millones de dólares gracias a la mejora de la eficiencia de los procesos.
- 9600 horas ahorradas al año gracias a los flujos de trabajo documentales automatizados.
- Ahorro anual de 326 400 dólares en DocuSign .
Caso práctico
Gestión de riesgos y cumplimiento normativo
Gestión de información de proyectos
Gestión de información de clientes
Industria
CRO/Ciencias de la vida: Investigación y desarrollo de fármacos
País
Estados Unidos
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Presentación de la empresa
Con más de 20 000 empleados en todo el mundo, la empresa de investigación farmacéutica Charles River Laboratories CRL) es el mayor proveedor mundial de servicios de descubrimiento, datos, desarrollo no clínico y pruebas de seguridad de medicamentos. La empresa, con sede en Massachusetts, desempeñó un papel fundamental en el proceso de desarrollo de medicamentos para el 85 % de los estudios aprobados por la FDA en 2021.
CRL procesa cada año decenas de miles de documentos para sus clientes con plazos ajustados y altos niveles de calidad exigidos. Estos documentos constituyen un componente clave del proceso de presentación de solicitudes de aprobación de medicamentos por parte de las empresas farmacéuticas. «Siempre nos esforzamos por proporcionar a nuestros clientes datos de forma más eficiente y, a medida que buscamos optimizar nuestros procesos, el acceso a los metadatos de los documentos es cada vez más importante», afirma Jenith Charpentier, directora sénior de Servicios de Entrega de Datos e Informes de CRL.
Un aspecto clave del enfoque de CRL es supervisar la documentación regulada relacionada con la evaluación de la seguridad de los estudios. Áreas de especialización complejas, como los protocolos de medicamentos, las tablas y los informes de pruebas, pueden generar una gran cantidad de documentos en poco tiempo. La unidad de negocio de evaluación de la seguridad de CRL opera en 20 sitios de datos, frente a los cinco que tenía en 2010. El equipo de la unidad colabora y navega por esos sitios para documentar protocolos y procesos y realizar investigaciones científicas.
«Cada protocolo es un proceso colaborativo con nuestros clientes, organismos reguladores y científicos internos para garantizar que estamos preparando el mejor estudio posible para esa investigación», afirmó Jenith. «Hay que gestionar varias capas de revisiones internas, así como intercambios con el cliente, y debemos mantener los comentarios alineados con las versiones para asegurarnos de que todo quede reflejado en el acuerdo final».
A medida que su equipo procesa los estudios, recopilan datos en múltiples plataformas reguladas que generan documentación detallada, así como resultados formateados para el análisis y la presentación de datos. «Para crear el informe principal, podemos combinar cientos de archivos que han pasado por revisiones independientes y estructuras complicadas», añadió Jenith. «Ese documento también se comprueba, revisa y se garantiza su calidad antes de compartirlo con el cliente».
Es evidente que un procesamiento tan complejo y masivo de informes, conjuntos de datos y protocolos normativos requeriría una plataforma de automatización del trabajo intelectual revolucionaria, de modo que los trabajadores intelectuales de CRL pudieran encontrar la información más rápidamente, eliminar el caos informativo y mantener una eficiencia y precisión óptimas en los procesos. Sin embargo, la plataforma de CRL no podía satisfacer las estrictas expectativas de la empresa.
Principales retos a los que se enfrenta M-Files
Con una estructura de carpetas clásica, la plataforma de gestión documental de CRL carecía de la capacidad de cargar automáticamente documentos desde sistemas estándar, por lo que los trabajadores del conocimiento tenían que dedicar horas a colocar manualmente los archivos en las ubicaciones correctas.
Además, la infraestructura de gestión de documentos a menudo almacenaba los archivos en un «agujero negro» documental, lo que dificultaba las búsquedas y resultaba frustrante. Con el tiempo, las variaciones en los nombres y la ubicación de los archivos de un documento determinado comenzaron a obstaculizar la productividad.
«Entonces, estoy haciendo clic: trabajo en este sitio y estoy trabajando en este estudio y en este tipo de archivo bajo este tipo de categoría», dijo Jenith. «Es posible que tengas que profundizar siete niveles antes de llegar a tu archivo».
«Y entonces, —ups— ¿qué pasa si tu compañero interpreta de otra manera dónde colocar ese archivo?», añadió. «Tienes que retroceder cuatro niveles y bajar por la otra rama del árbol para ver si lo encuentras allí. Eso era lo que hacíamos, y era uno de los quebraderos de cabeza asociados a ello».
Para seguir siendo competitiva, CRL necesitaba una solución que le permitiera entregar los proyectos a los clientes con mayor rapidez, al tiempo que se aplicaban normas claras de presentación de informes y se garantizaba la uniformidad de los sistemas en sus más de 20 centros. CRL también necesitaba que esa solución se implementara con una interrupción mínima para adaptarse a su carga de datos actual y evolucionar al ritmo de su rápido crecimiento.
«Charles River se encontraba en una encrucijada tecnológica y necesitaba una solución de gestión documental mejorada que respaldara su trayectoria de crecimiento. M-Files la competencia en los cálculos de CRL sobre el ahorro de tiempo en tareas prioritarias y la reducción general de costes».
Jenith Charpentier, directora sénior de Servicios de Entrega de Datos e Informes, Charles River Laboratories
M-Files
Tras analizar 19 proveedores de gestión documental, CRL redujo la selección a cinco. Parte de ese proceso consistió en examinar detenidamente Gartner . M-Files sido reconocido por los clientes como «Customers’ Choice» en el informe Gartner Peer Insights de marzo de 2022Peer Insights Voice of the Customer: Content Services Platforms». En el informe, M-Files uno de los cinco proveedores que recibieron una puntuación superior a la media del mercado y la distinción «Elección de los clientes». De hecho, el 95 % de los encuestados recomendaría M-Files.
Sin embargo, Jenith señala que la flexibilidad M-Filesfue realmente el factor decisivo: «Como organización de investigación por contrato, a veces nos encontramos con que las soluciones estándar no se adaptan a nuestras necesidades», afirmó. «Nos entusiasmaba mucho la posibilidad de crear repositorios y flujos de trabajo basados en nuestros procesos, así como el potencial de conexión entre sistemas».
Como plataforma líder del sector para la automatización del trabajo intelectual basada en metadatos, M-Files CRL M-Files comprender cuál era la mejor forma de automatizar los flujos de trabajo documentales para los diseños analizados por CRL, lo que, a su vez, impulsó la eficiencia en otros procesos.
«El trabajo que llevamos a cabo junto con el M-Files en las configuraciones de preparación de informes y publicación realmente nos abrió nuevas posibilidades», afirmó Jenith.
«Por ejemplo, diseñamos un sistema de publicación independiente que se alimenta de una recopilación de información, documentos y metadatos procedentes de M-Files. Se trató de una solución verdaderamente creativa y colaborativa que amplió nuestras posibilidades».
Resultados
En la actualidad, CRL utiliza M-Files crear vistas específicas que permiten supervisar el estado de los flujos de trabajo y evaluar su adopción y avance. Los usuarios pueden ver y comprender fácilmente las cargas de trabajo individuales y de equipo de una forma que habría sido imposible con una estructura tradicional de archivos y carpetas.
Además, CRL utiliza M-Files facilitar los traspasos automatizados dentro de los flujos de trabajo, obtener las firmas electrónicas necesarias para cumplir con los requisitos normativos de manera eficiente y obtener una visión clara del estado de cualquier documento. Con M-Files, CRL también reduce el riesgo empresarial al mantener historiales de documentos accesibles que permiten establecer las cadenas de auditoría necesarias y cumplir con la normativa.
Jenith añadió que su equipo puede utilizar los metadatos de los documentos de un estudio sobre medicamentos para ayudar a elegir las plantillas adecuadas.
«Así que todo eso ocurre de forma orgánica dentro del sistema de gestión documental», dijo Jenith.
«Además, no tenemos que seleccionar y recrear todo eso en un sistema de publicación. Lo tenemos todo ahí mismo. Así que eso supone un gran ahorro de tiempo. También fue una gran ventaja en lo que respecta a las licencias», añadió. Antes de M-Files, CRL utilizaba tres sistemas de publicación diferentes tras una serie de fusiones y adquisiciones. Ahora, el equipo de Jenith utiliza uno solo. «Así que, si tenemos poco trabajo en una sede y mucho en otra, nos resulta muy fácil distribuir las tareas».
En la actualidad, Charles River Laboratories la automatización de las tareas intelectuales para optimizar los procesos de los estudios, lo que permite ahorrar tiempo, reducir costes y disminuir el trabajo manual, al tiempo que se optimiza el retorno de la inversión. «[Con M-Files], podemos comprender los elementos del diseño del estudio: tenemos a nuestro cliente, nuestras plantillas, nuestros centros, y realmente somos capaces de impulsar acciones a través de esos metadatos, lo cual forma parte de lo que estamos tratando de implementar en todo nuestro flujo de datos y en nuestras iniciativas de habilitación de datos», afirmó Jenith.
Una comparación de los ahorros entre el antiguo sistema de gestión documental de CRL y M-Files lo siguiente:
- Fichas de registro, validación, informes y publicación optimizados
- Plataforma de automatización del trabajo intelectual mejorada e integrada con repositorios externos
sin costosas migraciones. - 15 segundos ahorrados por documento procesado: 8658 horas al año.
- Ahorro total estimado: 2,4 millones de dólares.
«Antes de M-Files, CRL utilizaba tres sistemas de publicación distintos tras una serie de fusiones y adquisiciones. Con M-Files, diseñamos un sistema de publicación independiente que se basa en una recopilación de información, documentos y metadatos procedentes de M-Files. Se trató de una solución verdaderamente creativa y colaborativa que amplió nuestras capacidades».
Jenith Charpentier Directora sénior, Servicios de entrega de datos e informes, Charles River Laboratories
«Llevo mucho tiempo haciendo esto, y es fácil saber cuándo un proveedor escucha activamente tus necesidades y te ofrece soluciones que el sistema puede ayudar a satisfacer, en lugar de limitarse a reformular los materiales de marketing», afirma Jenith. «Fue emocionante interactuar con una empresa que se mostró receptiva a nuestras ideas desde el principio, y estoy encantada de que la relación haya continuado en esa línea».
Para Jenith, el éxito de la asociación es un reflejo natural del éxito del equipo de CRL: «Contamos con unos 20 000 empleados en todo el mundo. Su colaboración y eficiencia contribuyeron a generar unos ingresos de 3500 millones de dólares en 2021, lo que supuso un crecimiento interanual de más del 20 % para la empresa», afirmó.
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