Descubrimiento en el jardín
Backyard Discovery agiliza Change Management de ingeniería Change Management la colaboración global con M-Files
Destacados
- Las órdenes de modificación técnica se completaron hasta un 75 % más rápido, lo que redujo los tiempos de ciclo de una o dos semanas a aproximadamente tres días.
- Los tiempos de acceso a los documentos se han reducido en más de un 95 %, lo que permite a los equipos de todo el mundo acceder casi al instante a planos, listas de materiales e instrucciones de montaje.
- Una única fuente fiable de documentación técnica que elimina la confusión entre versiones y simplifica las auditorías.
- Integración perfecta con sistemas ERP, de ciclo de vida del producto y de atención al cliente, respaldada por una infraestructura basada en Azure.
Caso práctico
Gestión de la información de productos
Gestión de la información de clientes
Industria
Manufactura
País
Estados Unidos
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Presentación de la empresa
Backyard Discovery diseña, fabrica y distribuye productos para el ocio y el estilo de vida al aire libre que transforman los jardines en lugares donde las familias se reúnen, juegan y se relajan. La empresa comenzó con estructuras de juego de madera y ha ampliado rápidamente su catálogo para incluir cenadores, pérgolas, saunas, cocinas de exterior y soluciones de barbacoa de alta gama.
A medida que crecía la cartera de productos de la empresa, Backyard Discovery también amplió su presencia industrial a nivel mundial, colaborando estrechamente con socios internacionales en regiones como China y la India. Este crecimiento supuso unas exigencias cada vez mayores en materia de documentación técnica, colaboración y capacidad para gestionar los cambios en los productos de forma rápida y precisa a nivel internacional.
Principales retos a los que se enfrenta M-Files
Acceso lento y fragmentado a la información de ingeniería
Antes de implementar M-Files, Backyard Discovery utilizaba servidores FTP y, posteriormente, un sistema de intercambio de archivos basado en Citrix para gestionar los documentos de ingeniería. Estos sistemas basados en carpetas generaban importantes dificultades, especialmente para los equipos internacionales.
Para los socios fabricantes en el extranjero, el acceso a los documentos de ingeniería era lento y poco fiable. La descarga de planos, listas de materiales o instrucciones de montaje solía llevar decenas de minutos por archivo, lo que dificultaba la colaboración en tiempo real y limitaba la productividad de los equipos de ingeniería y fabricación.
«Con el servidor FTP, la comunicación era muy, muy lenta. Fue todo un desastre», afirmó Tim Goodwin, director de CADD en Backyard Discovery.
Confusión con las versiones y dificultades en las auditorías
La falta de un control de versiones estructurado hacía que, a menudo, existieran varios documentos con el mismo nombre en la misma ubicación. A los equipos les costaba determinar qué planos o listas de materiales estaban aprobados y eran los vigentes para la producción.
Las órdenes de modificación técnica resultaban especialmente difíciles de seguir. Los cambios se gestionaban manualmente y la respuesta de los socios de fabricación podía tardar entre una y dos semanas, si es que llegaba. Para confirmar cuándo se había aplicado un cambio, a menudo había que buscar entre correos electrónicos y canales de comunicación inconexos.
«Hacer un seguimiento de nuestras órdenes de modificación técnica era una pesadilla», dijo Tim. «No sabíamos en qué pedido de compra se había iniciado una modificación ni cuál era la fecha exacta de implementación. Para las auditorías, era realmente complicado».
Una infraestructura que limitaba la velocidad, la escalabilidad y el control
A medida que Backyard Discovery crecía rápidamente, sus sistemas heredados tenían dificultades para seguir el ritmo. Los permisos basados en carpetas a veces exponían la información a usuarios no autorizados, lo que aumentaba el riesgo, mientras que la lentitud del acceso entre regiones agravaba los retrasos.
La empresa se dio cuenta de que seguir creciendo con esta infraestructura no haría más que agravar estos retos. Backyard Discovery necesitaba una solución accesible a nivel mundial que permitiera gestionar los cambios de ingeniería, aumentar la velocidad y garantizar una trazabilidad clara.
«Lo que más me llamó la atención fue la escalabilidad. Necesitábamos algo que pudiera crecer al ritmo de la empresa, integrarse con nuestros otros programas y funcionar en distintos países».
Tim Goodwin, responsable de CADD, Backyard Discovery
«Llevamos un par de semanas utilizando M-Files Services y ya ha merecido la pena. Podemos abrir una vista y ver de inmediato qué productos requieren un análisis más detallado desde el punto de vista de los costes».
Tim Goodwin, responsable de CADD, Backyard Discovery
M-Files
Gestión de documentos basada en el contexto para eliminar las fricciones operativas
Tras evaluar varias soluciones de gestión documental, Backyard Discovery se decantó por M-Files, el sistema de gestión documental «Context-First». M-Files por su capacidad para adaptarse a una escala global, integrarse con los sistemas existentes y organizar la información en función del contexto, en lugar de por carpetas.
«Lo que más me llamó la atención fue la escalabilidad. Necesitábamos algo que pudiera crecer al ritmo de la empresa, integrarse con nuestros otros programas y funcionar en distintos países», explicó Tim.
En lugar de basarse en rutas de carpetas, M-Files los planos de ingeniería, las listas de materiales, los documentos de pruebas y las órdenes de modificación mediante metadatos que conectan automáticamente la información relacionada. Esto facilita la búsqueda, la reutilización y la fiabilidad del contenido, al tiempo que permite una toma de decisiones más rápida y fiable a lo largo de todo el ciclo de vida del producto.
Change Management optimizada Change Management de ingeniería Change Management capacidad de auditoría integrada
M-Files la única fuente de información fiable de Backyard Discovery para la documentación de ingeniería y la gestión de cambios, sustituyendo a los sistemas fragmentados de intercambio de archivos y a los traspasos manuales. Las órdenes de cambio de ingeniería se gestionan ahora mediante flujos de trabajo estructurados que notifican a todas las partes interesadas pertinentes, recogen los comentarios de los socios en el extranjero y documentan claramente las fechas de implementación.
«Ahora, cuando enviamos una orden de modificación, esta sigue un flujo de trabajo, todo el mundo está al tanto, se notifica a todos y recibimos información sobre cuándo se implementa», explicó Tim. Esta visibilidad permite al equipo de ingeniería tomar mejores decisiones, como agrupar los cambios o programar las actualizaciones en función de futuras órdenes de compra.
Una única fuente de información fiable integrada en todos los sistemas
Backyard Discovery utiliza M-Files sistema central para la información de ingeniería, al tiempo que permite a otros departamentos seguir trabajando con las herramientas que prefieran. Los datos almacenados en M-Files los sistemas posteriores a través de integraciones con Azure Blob Storage.
Estas integraciones conectan M-Files sistemas ERP, herramientas de gestión del ciclo de vida del producto, portales de atención al cliente y la documentación destinada a los clientes en el sitio web de la empresa.
«Aunque algunos equipos utilizan su propio software, siguen utilizando M-Files. Utilizan la información de M-Files alimentar sus sistemas, de modo que no acabamos teniendo documentos contradictorios», afirmó Tim.
Optimización continua con los servicios M-Files
Backyard Discovery colabora estrechamente con M-Files Services para optimizar los flujos de trabajo, ampliar el uso de metadatos y dar respuesta a necesidades avanzadas de generación de informes.
Un ejemplo es la extracción de metros cúbicos de madera directamente de las listas de materiales para incorporarlos a los metadatos, lo que permite generar informes al instante para la elaboración de previsiones, la fijación de precios y el análisis de costes.
«Llevamos un par de semanas utilizándolo y ya ha dado sus frutos», señaló Tim. «Podemos abrir una vista y ver de inmediato qué productos requieren un análisis más detallado desde el punto de vista de los costes».
Resultados
Las órdenes de modificación técnica se completan en días en lugar de semanas
Al eliminar los obstáculos operativos provocados por la lentitud en el acceso, la confusión entre versiones y el seguimiento manual de los cambios, M-Files Backyard Discovery acelerar considerablemente la ejecución de los proyectos de ingeniería.
Las órdenes de modificación técnica, que antes tardaban entre una y dos semanas, ahora se completan en unos tres días.
«Ya no somos el cuello de botella», dijo Tim. «De hecho, podemos actuar con mayor rapidez de lo que tardan otros departamentos en tomar decisiones».
Acceso casi instantáneo a documentos importantes
Los equipos internacionales pueden ahora acceder a planos de piezas, instrucciones de montaje y listas de materiales en cuestión de segundos, en lugar de minutos. Para los socios fabricantes de China, esto supone una reducción drástica del tiempo que dedican a esperar la información técnica.
Antes de M-Files, acceder a documentos críticos a través de los antiguos sistemas de intercambio de archivos solía llevar entre 10 y 45 minutos por archivo. Con M-Files, esos mismos documentos están disponibles casi al instante, lo que reduce los tiempos de acceso a los documentos en más de un 95 %.
En el caso de productos con cientos de piezas, estos retrasos solían ocupar la mayor parte de la jornada laboral de los ingenieros o los planificadores de producción. Al eliminar los tiempos de espera y los intentos repetidos de descarga, M-Files devuelve M-Files un día completo de productividad por ciclo de producto a los equipos en el extranjero.
El resultado es una resolución más rápida de los problemas, una mayor capacidad de respuesta y una colaboración más fluida entre las operaciones a nivel mundial.
«Ahora podemos abrir un plano de pieza en el extranjero en cuestión de segundos. Solo eso ya nos permite recuperar un día o más de productividad», explicó Tim.
«Ya no somos el cuello de botella. De hecho, podemos actuar con mayor rapidez de lo que tardan otros departamentos en tomar decisiones».
Tim Goodwin, responsable de CADD, Backyard Discovery
Mayor precisión y autoservicio en todos los equipos
Gracias a un sólido control de versiones y a una función de búsqueda intuitiva, los empleados de todos los departamentos pueden encontrar con total seguridad los documentos correctos y actualizados sin tener que recurrir al departamento de ingeniería para que les ayude. «Ya nadie me envía correos electrónicos para pedirme documentos», comentó Tim. «Pueden encontrar lo que necesitan y saben que es la versión correcta».
Este acceso de autoservicio permite a los equipos de ingeniería centrarse en tareas de mayor valor, al tiempo que garantiza que todos trabajen con información fiable.
Una base escalable para un crecimiento continuo
A medida que Backyard Discovery sigue creciendo, M-Files la flexibilidad necesaria para añadir usuarios, ampliar los flujos de trabajo e incorporar nuevas funciones, como la asistencia basada en inteligencia artificial y una colaboración mejorada, sin necesidad de cambiar de plataforma ni alterar la forma de trabajar de los equipos.
«Lo que funcionaba hace tres años puede que hoy ya no sirva. Con M-Files, podemos adaptarlo, ampliarlo y ajustarlo a nuestras necesidades a medida que crecemos», concluyó Tim.
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Cómo Backyard Discovery eliminó las fricciones operativas y agilizó los flujos de trabajo de ingeniería a nivel mundial
En esta sesión bajo demanda, Tim Goodwin, director de CADD en Backyard Discovery, y Kelsey Doughten, directora sénior de marketing de productos para el sector manufacturero en M-Files cómo Backyard Discovery eliminó los obstáculos operativos en la gestión de cambios de ingeniería y logró mejoras cuantificables en cuanto a rapidez, eficiencia y cumplimiento normativo.
Vea la sesión bajo demandapara descubrir cómo la gestión de documentos basada en el contexto ayuda a los equipos de fabricación a acelerar los procesos de ingeniería, reforzar la gobernanza y sentar las bases para una IA fiable y un crecimiento escalable.
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