Por qué falla el control de documentos de ingeniería y cómo solucionarlo
Por qué falla el control de documentos de ingeniería (y qué hay que cambiar)
El plano que hay en el taller no es el que se aprobó.
Siempre empieza igual.
Se envía una solicitud de cambio. Un proveedor presenta un paquete. Una autoridad reguladora programa una auditoría. De repente, alguien tiene que demostrar qué revisión era la oficial, quién la aprobó y si las personas adecuadas llegaron a verla.
Los ingenieros revisan minuciosamente los hilos de correo electrónico en busca de la última versión de un plano. Los responsables de control de documentos reconstruyen los registros de envío a partir de la memoria y de búsquedas en la bandeja de entrada. Los jefes de proyecto intentan recordar qué proveedor confirmó la recepción de qué paquete y cuál no respondió nunca. Los responsables de cumplimiento normativo solicitan un historial de auditoría de PSM/MOC que se encuentra en tres sistemas diferentes, ninguno de los cuales coincide con los demás.
Todo el mundo está trabajando duro. Nadie está trabajando con la misma versión.
Así es como funciona actualmente el control de documentos en muchas empresas manufactureras, no porque los equipos sean descuidados, sino porque los sistemas en los que se basan nunca se diseñaron para gestionar los documentos de ingeniería como un proceso único e integrado.
El verdadero problema no es el sistema PLM. Es que todo el mundo trabaja al margen de él.
La mayoría de los fabricantes ya utilizan un sistema PLM y, en lo que respecta a la ingeniería, cumple bien su función. Gestiona el expediente de diseño, la lista de materiales y el plan de trabajo.
Pero el PLM se diseñó para los ingenieros. Rara vez se extiende a las personas que manejan un documento una vez que este sale del departamento de ingeniería: el responsable de control de documentos que prepara una nota de envío, el proveedor que acusa recibo, el equipo de calidad que recopila pruebas para una auditoría o el ingeniero de planta que confirma que se está fabricando según la revisión actual.
Esas personas trabajan al margen del sistema PLM y recurren al correo electrónico, las hojas de cálculo y las unidades compartidas en lugar de utilizar un verdadero sistema de gestión de documentos de fabricación. Así pues, aunque el registro de diseño está controlado, el proceso de intercambio y aprobación de cambios relacionado con él no lo está.
Esto genera una brecha entre lo que sabe el sistema PLM y lo que ocurre realmente sobre el terreno, y es precisamente en esa brecha donde reside el riesgo.
Cómo se manifiesta realmente la fricción operativa
Esta fricción no es solo un inconveniente. Se traduce en un coste real y cuantificable:
- Incidentes por planos obsoletos: un operador o proveedor fabrica siguiendo un documento que nunca fue la revisión vigente, lo que da lugar a desechos, reelaboraciones o el incumplimiento de un hito.
- Conflictos en el envío: no hay constancia en el sistema de qué versión se envió a un proveedor o contratista, ni de si llegó a recibirse
- Simulacros de auditoría: la documentación relativa al PSM/MOC y a la ISO se recopila a partir de los archivos de correo electrónico días antes de una inspección, en lugar de estar disponible de forma permanente.
- Conflictos por cambios simultáneos: dos ingenieros aprueban cambios en el mismo plano sin que se haya realizado una revisión conjunta
- Puntos ciegos del SLA: los jefes de proyecto deben llevar un seguimiento manual de qué documentos de envío están pendientes y desde cuándo.
Un solo caso de reelaboración debido a una revisión errónea, o una nota de transmisión objeto de controversia en un proyecto en curso, suele suponer un gasto de seis cifras, a menudo superior al coste del software de gestión documental que lo habría evitado.
Por qué las soluciones puntuales no resuelven el problema
Muchos fabricantes han intentado solucionar este problema mediante una estructura de unidades compartidas, una convención de nomenclatura más estricta o un módulo de órdenes de modificación de PLM más complejo. Cada una de estas soluciones aporta una mejora marginal, pero ninguna resuelve el problema de fondo.
Los programas tradicionales de gestión de contenidos empresariales y de gestión de archivos heredados se diseñaron para almacenar archivos, no para regular quién puede modificar un documento, cuándo y con qué autorización. Almacenar un documento no es lo mismo que controlarlo. Lo que falta no es otro repositorio, sino la automatización del flujo de trabajo documental para el propio proceso de modificación e intercambio, de modo que el cumplimiento de las normas no dependa de que las personas se acuerden de seguirlas en todo momento, en todos los proyectos, en todas las sedes y con todos los proveedores.
La pieza que falta: el contenido regulado
Un plano que se encuentra en una carpeta compartida no sabe qué revisión está aprobada, a qué proyecto pertenece, a qué proveedor se le envió ni si dicho proveedor lo ha confirmado.
Ese conocimiento se encuentra en la mente de las personas, en las bandejas de entrada y en las hojas de cálculo, lo que significa que desaparece en cuanto alguien se da de baja por enfermedad, cambia de puesto o, simplemente, se olvida de actualizar el registro.
Lo que los fabricantes necesitan, en cambio, es un enfoque inteligente de gestión de documentos: fijar cada documento en su versión aprobada, canalizar cada cambio y cada intercambio a través de un proceso estructurado y revisable, y registrar automáticamente el historial de auditoría a medida que se desarrolla el trabajo, en lugar de reconstruirlo a posteriori.
Presentamos un enfoque diferente: « M-Files » para el sector manufacturero
M-Files for Manufacturing es un software de control de documentos para el sector manufacturero que aporta precisamente esta disciplina a la gestión de cambios técnicos y al intercambio de información. El control de cambios técnicos regula todo el ciclo de vida de un cambio, desde su inicio hasta la revisión multidisciplinar, la aprobación, la revisión y la publicación, manteniendo el documento afectado bloqueado en la revisión exacta que se está revisando. La gestión de envíos sustituye los hilos de correo electrónico y las unidades compartidas por un paquete codificado según su finalidad y con seguimiento de los acuerdos de nivel de servicio (SLA), que se envía a proveedores y contratistas a través de un canal externo regulado.
El resultado no es solo una mejor organización. Se trata de un registro controlado que recoge quién modificó qué, quién lo aprobó y a quién se le facilitó, disponible cuando se solicite y que no haya que reconstruir a toda prisa.
De reconstruir las pruebas a disponer ya de ellas
Cuando los cambios y los intercambios se gestionan desde el principio, la preparación de la auditoría deja de ser un acontecimiento aislado. Los ingenieros aprueban los planos según la revisión correcta, ya que es la única disponible. Los responsables del control de documentos obtienen un historial completo de transmisiones en cuestión de minutos, no de días. Y cuando está a punto de producirse la siguiente auditoría o el siguiente incidente relacionado con un plano sustituido, es el sistema —y no la memoria de una persona— el que lo detecta primero.
En resumen
Los fabricantes no necesitan otro módulo de PLM ni otra norma para el uso de unidades compartidas. Necesitan un software de gestión de documentos de fabricación que controle cada cambio de ingeniería y cada intercambio, y que funcione en combinación con los sistemas de PLM y ERP con los que ya cuentan.
Porque cuando el cambio y el intercambio se rigen por el contexto, todo lo que viene después se agiliza: menos disputas, menos incidentes y mucho menos ajetreo cuando llega la siguiente auditoría o la siguiente inspección.
Últimos artículos
Vea los expedientes M en acción
