¿Recuerdas cuando trabajar en una solicitud urgente significaba tener que volver a la oficina a buscar documentos en papel, buscar un archivo adjunto en el correo electrónico o buscar un archivo antiguo en el gestor de archivos del ordenador? ¿Sigue haciéndolo? Podría ser el sello distintivo de una estrategia de gestión de la información mediocre. Según un estudio patrocinado por Ricoh, esas formas torpes e ineficaces de buscar información pueden describir su flujo de trabajo si trabaja para una del 83% de las empresas que siguen gestionando mal la información.

El estudio también descubrió que la minoría del 17% de empresas que hacen un buen trabajo desarrollando una estrategia de información disfrutan de mayores beneficios con flujos de trabajo mejorados que se traducen en decisiones y acciones mejores y más rápidas. Si sigues considerando la gestión de la información como una actividad de baja prioridad, es hora de que te plantees tratar tus datos como el activo valioso que deberían ser.

Las estrategias eficaces de gestión de la información ofrecen una ventaja competitiva

El éxito de su organización depende probablemente de la información que necesita almacenar, proteger y, por supuesto, a la que necesita acceder cuando la necesita. En esta era de la información, la forma en que los datos fluyen entre empleados, clientes y aplicaciones convierte a casi todas las empresas en negocios digitales. Naturalmente, para algunos tipos de empresas la gestión de la información puede ser aún más crítica que para otras. Por ejemplo, un sector muy regulado, como el financiero o el sanitario, puede tener que gestionar y proteger determinados documentos para cumplir la normativa y evitar multas. Aun así, todas las empresas necesitan invertir en la gestión de la información para alcanzar sus objetivos empresariales generales, entre los que se incluyen satisfacer a los clientes, operar con eficacia y aumentar su propio valor.

Una gestión eficaz de la información ya no significa únicamente disponer de recursos de hardware y software informático para procesar y proteger datos y documentos. Hoy en día, muchas grandes empresas han creado el nuevo puesto de Chief Data Officer, o CDO, para supervisar la estrategia y la gestión de la información. A diferencia del CTO, o director de tecnología, un CDO se centra en maximizar el valor de los datos corporativos y no sólo del software y el hardware.

Según CMSWire, las empresas pierden casi 10 millones de dólares al año simplemente por los malos resultados en un único aspecto de la gestión de datos, el análisis de datos. Parte de la misión del CDO incluye mitigar estas pérdidas. Igual de importante es que este líder de la información trabaje para reducir costes y mejorar el valor de la información ayudando a tomar mejores decisiones sobre el almacenamiento, la seguridad, la recopilación, el análisis, el intercambio y el control de calidad de los datos.

¿Por qué necesita su empresa una estrategia de gestión de la información?

En esta era de big data, generamos 250 terabytes de información digital cada día. CMSWire también informó de que el 80% de las empresas obtienen beneficios cuando empiezan a gestionar mejor su propia parte de ese volumen masivo de datos. Puede que no todas las organizaciones necesiten un ejecutivo que se encargue únicamente de la estrategia de la información; sin embargo, para convertirse en una empresa digital de éxito, necesitarán una estrategia para minimizar las pérdidas y maximizar el valor de los datos críticos. También necesitarán el liderazgo y las herramientas para garantizar que la empresa sigue la estrategia para maximizar los beneficios.

Pocos pueden discutir que la información se ha convertido en un activo valioso, y un fallo a la hora de valorar y gestionar ese activo deja a las empresas expuestas a pérdidas por una seguridad inadecuada, problemas a la hora de compartir y colaborar, mala calidad de los datos y, por supuesto, pérdida de tiempo. Igual de importante es que muchas empresas también descubren que la creación de una estrategia de gestión de la información revela otras oportunidades para mejorar los ingresos.

Por ejemplo, algunas empresas pueden imponer una mejor integración con los sistemas de marketing y ventas para mejorar el servicio al cliente y los ingresos. Un número creciente de empresas incluso aprenden el valor de mercado de sus datos y empiezan a ofrecer nuevos servicios basados en su información, todo ello para crear fuentes de ingresos adicionales. Por último, los propios datos de una empresa son la mejor fuente de inteligencia empresarial que ayuda a la dirección a detectar tendencias y problemas. Sólo las empresas que gestionan bien los datos pueden maximizar estas ventajas o incluso saber qué oportunidades explorar.

Implantación de una estrategia de gestión de la información en toda la organización

Las mejores estrategias de gestión de la información no se limitan a liberar a las empresas de la carga del papel o de archivos informáticos mal organizados. Una buena estrategia no debe centrarse sólo en los individuos o incluso en los departamentos, sino en toda la organización. Una tecnología inteligente de gestión de la información mantiene los documentos -y la información sobre estos documentos- accesibles a todas las partes interesadas.

Estas herramientas empiezan a ayudarle a mejorar la gestión de la información porque los empleados pueden utilizar el sistema para saber lo que tienen y encontrar lo que necesitan. Además, le permiten establecer y aplicar normas de gobernanza como la forma en que la información se añade al sistema, quién puede ver los documentos y quién puede compartirlos. Este tipo de gestión de la información añade valor a este activo fundamental y, a su vez, a toda la empresa. Su empresa puede beneficiarse del ahorro de tiempo, la mejora de la transparencia, el cumplimiento de la normativa y la reducción de costes. Como estas plataformas también fomentan la colaboración y ofrecen a los gestores de datos una mejor visión de lo que tienen, pueden incluso abrir nuevas vías de ingresos y mejorar la inteligencia empresarial.