Desbloquear la eficiencia: Guía para implantar con éxito la GEC

¿Su empresa quiere mejorar sus prácticas de gestión de documentos e información y está pensando en implantar un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM)?

La implantación de un sistema ECM puede ser una solución eficaz a los problemas de contenidos. Sin embargo, sólo puede alcanzar todo su potencial de aumento de la eficacia si la organización ha realizado eficazmente el trabajo previo a la implantación. Esto significa que la organización conoce el punto de partida y el estado deseado, además de dedicar tiempo y recursos suficientes a la definición, implantación y seguimiento.

Sentar las bases del éxito: Planificación previa a la implantación

En un proyecto de gestión de contenidos empresariales, como en cualquier otro proyecto, es importante establecer las expectativas básicas y comprender lo que la organización pretende hacer.

Definir sus objetivos empresariales

Para tener éxito, la organización necesita dar tres pasos vitales para empezar a planificar un proyecto de implantación de ECM:

• Establecer objetivos empresariales claros
• Comprender el cambio y lo que significa para la organización y para las personas que la integran.
• Comprender los riesgos

Sin estos tres pasos, es imposible planificar y gestionar el proyecto de forma que apoye a la empresa y sus procesos clave. Y, inevitablemente, no se conseguirá aumentar la eficiencia, ya que las nuevas formas de trabajar no respaldarán los procesos empresariales clave.

Comprender el factor humano & Change Management

Aunque un proyecto de implantación de ECM suele incluir software nuevo que debe ponerse en funcionamiento, NO es un proyecto de TI. Un proyecto de implantación de ECM cambiará y debe cambiar los procesos empresariales, los flujos de trabajo y, sobre todo, el comportamiento de los empleados. Si no se presta la debida atención al aspecto humano, se corre el riesgo de fracasar en algunos de los objetivos clave.

Identificar y mitigar los riesgos potenciales

Podemos considerar el proyecto como cinco etapas de transformación. El núcleo es el nuevo sistema ECM. Le siguen las prácticas de gestión de documentos y cómo cambian con el nuevo sistema. La siguiente área de interés es generar eficiencia mediante el desarrollo de flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo respaldarán los procesos empresariales y transformarán la forma de gestionarlos. Y, por último, todo esto tiene que cambiar el comportamiento de los empleados. Si los empleados no adoptan el nuevo sistema y las nuevas formas de trabajar, no se producirá el efecto deseado en la rentabilidad.

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