Cómo Microsoft y M-Files la gestión de contenidos

Cómo Microsoft y M-Files revolucionando juntos la gestión de contenidos

Ian Story, de Microsoft, y Antti Nivala, de M-Files cómo su colaboración tiene como objetivo ofrecer a los usuarios lo mejor en gestión de contenidos

Durante años, los directivos de Microsoft y del proveedor de plataformas de gestión documental M-Files en los pasillos de los eventos del sector, a menudo como competidores. Hoy en día, la situación ha cambiado. Ambas empresas son ahora socios y colaboran para crear soluciones integradas que ayuden a las empresas a trabajar de forma más productiva y segura.

«Durante todos esos años en los que nos veíamos en distintos eventos, siempre estábamos compitiendo», recuerda Ian Story, arquitecto principal de OneDrive y SharePoint en Microsoft. «Me emociona mucho estar aquí ahora como socios».

Para Antti Nivala, fundador y director ejecutivo de M-Files, esta colaboración se ajusta a la visión que tenía cuando fundó M-Files.

«Desde el principio, mi idea principal fue ofrecer la mejor experiencia posible a los usuarios finales», explica. «La mayoría de los clientes con los que trabajamos utilizan herramientas de Microsoft como entorno de trabajo digital. Por eso, para mí ha sido importante asegurarme de que M-Files con las herramientas de Office, con el sistema operativo Windows y, hoy en día, con Microsoft 365 en la nube».

Esa integración ha alcanzado un nuevo nivel, ya que M-Files los usuarios crear y editar documentos de forma simultánea en las aplicaciones de escritorio de Microsoft 365, mientras que la M-Files organiza la información, guía los procesos empresariales y automatiza la seguridad y el cumplimiento normativo.

«La colaboración en la redacción de documentos es muy importante para M-Files », afirma Nivala.M-Files el mejorM-Files los clientes cuando no es solo el sistema de registro, sino también el sistema de trabajo. El cumplimiento normativo se vuelve automático. Uno puede limitarse a hacer su trabajo mientras todo lo demás se gestiona en segundo plano».

Story añade: «Ofrece el 100 % de las funciones nativas de coautoría de Microsoft 365 —comentarios, menciones, indicador de presencia, trabajo con Copilot no solo una funcionalidad parcial».

La base de estas capacidades es SharePoint Embedded, una solución basada exclusivamente en API que permite a los desarrolladores de aplicaciones utilizar la funcionalidad de almacenamiento de archivos y documentos de Microsoft 365.

«La solución aprovecha la tecnología de almacenamiento central, las funciones de cumplimiento normativo y las capacidades de seguridad de SharePoint, pero no su interfaz de usuario», afirma Story. «Los usuarios solo interactúan a través de la interfaz de usuario M-Files. Es lo mejor de ambos mundos».

La coautoría marca el inicio de lo que Nivala y Story prevén como una colaboración mucho más profunda, en la que el trabajo de desarrollo que ambas empresas ya han realizado abrirá nuevas vías de innovación.

«Ahora contamos con una estrecha integración entre M-Files Microsoft 365, utilizando básicamente el almacenamiento de Microsoft 365 para el contenido», afirma Nivala. «Esto abre un sinfín de posibilidades. Hay muchísimos casos de uso que se adaptan perfectamente a M-Files desde la simple sincronización y el intercambio de archivos hasta la gestión de documentos de alto nivel. Esta colaboración tiene mucho sentido».

Para Nivala, el verdadero valor de la nueva colaboración para los clientes de Microsoft reside en la información contextual que M-Files proporcionar.

«Nos integramos con sistemas empresariales como SAP Salesforce, y utilizamos esos objetos empresariales como contexto para los documentos», afirma. «No se trata solo de gestión documental. Desde los datos de los clientes hasta los datos de las instalaciones y los equipos: se puede reunir todo ello mediante metadatos dentro de Microsoft 365. Eso es algo bastante exclusivo de M-Files».

M-Files podrán ahora utilizar las funciones de SharePoint a través de la M-Files .

La IA abre nuevas posibilidades que Microsoft y M-Files explorar.
«Que Copilot pueda acceder Copilot al contenido es una perspectiva muy interesante», afirma Nivala. «Al poner M-Files Copilot el contexto empresarial y los documentos de M-Files , junto con Microsoft Graph, se llega realmente a la conclusión adecuada para cualquier necesidad del usuario».
Story también prevé que las empresas colaboren para desarrollar agentes de IA especializados.

«Me imagino futuros agentes para los ámbitos fiscal y contable, la ingeniería o las ciencias de la vida», afirma. «Con el contexto de objetos de negocio de M-Files los datos de colaboración de Microsoft Teams y el correo electrónico en Microsoft Graph, se trata de una combinación realmente potente».
La seguridad y el cumplimiento normativo seguirán siendo un aspecto central de la colaboración.

"Un ejemplo muy práctico son las etiquetas de sensibilidad", dice Nivala. "Ahora, gracias a la integración, podemos crear etiquetas de sensibilidad automáticamente con metadatos. Si un documento se refiere a un proyecto confidencial, los metadatos pueden activar el cifrado y evitar que se comparta en exceso."

El artículo destaca las ventajas en materia de cumplimiento normativo que obtienen los clientes al trabajar con Microsoft 365 a través de la M-Files .

«Es muy sencillo saber que todo tu contenido está en un solo lugar», afirma. «No tienes parte en Microsoft 365 y otra parte en otro sitio. Está protegido por Microsoft Purview, con certificaciones como FedRAMP, SOC 2 e HIPAA. Si los clientes preguntan si tienen acceso a Microsoft Defender o a Advanced Threat Protection, la respuesta es sí: es igual que cualquier otro contenido de Microsoft 365. Todo está integrado de forma nativa en Word, Excel e incluso Acrobat. Sin complementos, sin herramientas adicionales: simplemente funciona».

Tanto Nivala como Story consideran que las integraciones actuales son sólo el principio.

«La combinación de Microsoft 365 y M-Files solo M-Files para resolver los problemas actuales, sino que sienta las bases para la forma en que las personas colaborarán en el futuro», afirma Story. «Gracias a la inteligencia artificial, el cumplimiento normativo y la coedición integrada, ayudamos a los clientes a avanzar hacia un entorno de trabajo en el que el contenido esté siempre disponible, siempre seguro y siempre en contexto».

Nivala está de acuerdo: "Este es el comienzo de un viaje mucho mayor. Cuanta más inteligencia y automatización introduzcamos en el flujo diario de trabajo, más cerca estaremos de conseguir que la gestión de la información no suponga ningún esfuerzo. Esa es nuestra visión, y no hemos hecho más que empezar".