Agentes M-Files : IA que lee, razona y distribuye

Por Tapio Luostarinen, Janne Uitto, Yen Hoang y Minja Alakoski

Facturas a la espera de que alguien las compruebe con respecto al contrato. Evaluaciones de riesgo de proveedores pendientes, con indicios dispersos entre registros de no conformidad, contratos y certificaciones por todo el sistema. Hojas de inspección en las que hay que verificar cada medida con respecto a las especificaciones del producto antes de que se pueda aceptar un lote. No se trata de problemas difíciles. Están bien definidos, la información está ahí y la respuesta correcta suele quedar clara para cualquiera que se tome el tiempo de leerlo todo. Ahí está el cuello de botella: alguien tiene que hacerlo. La IA puede leerlo todo más rápido que cualquier persona. Pero cuando se aplica a contenido no regulado, carpetas, archivos planos y sitios desconectados, genera respuestas rápidas, plausibles, pero sin fundamento. El cuello de botella nunca fue la velocidad. Era la velocidad en la que se podía confiar. La generación de contenido es un bien básico; la generación regulada, no.

Hoy presentamos M-Files Agents, pasos de flujo de trabajo basados en inteligencia artificial que leen, razonan y actúan en su nombre, configurados en lenguaje natural por los administradores, sin necesidad de desarrollo personalizado.

Cómo funciona

Llega una factura y pasa al estado de verificación. Para cuando llega al responsable de la aprobación, el agente ya ha leído el contrato, ha registrado sus conclusiones y ha establecido una acción recomendada. Nadie ha puesto en marcha el proceso. El trabajo simplemente se ha realizado. Para las personas cuyos flujos de trabajo ahora incluyen un agente, esa es toda la experiencia: un paso que antes tenía que esperar a alguien ahora se completa por sí solo.

Detrás de esa experiencia, un administrador ha configurado el agente una sola vez. Los administradores configuran los agentes en la pestaña «Automatización» de cualquier estado del flujo de trabajo en M-Files . Una indicación describe la tarea en lenguaje natural. Los marcadores de posición de entrada incorporan contexto procedente del almacén, incluidos los archivos del objeto desencadenante, sus metadatos y las propiedades y archivos de los objetos relacionados. Los marcadores de posición de salida definen exactamente qué propiedades puede modificar el agente. Todo lo que quede fuera de esos marcadores de posición está prohibido, independientemente del razonamiento del agente. Se permite un agente por estado de flujo de trabajo; el mismo agente puede reutilizarse en varios estados y flujos de trabajo.

Cómo se traduce esto en la práctica

A continuación se presentan tres situaciones en las que la combinación de contenido estructurado y un grafo de conocimiento cambia la calidad de la respuesta.

Verificación de facturas de subcontratistas

Antes de que se pueda aprobar la factura de un subcontratista, es necesario verificar lo siguiente: ¿están incluidas las partidas en el contrato? ¿Las tarifas se ajustan a la tabla de tarifas? ¿El importe total se encuentra dentro de los límites autorizados por el contrato?

Si se hace manualmente, esto implica localizar la versión correcta del contrato y compararla con la factura, una por una, cada vez que llega una factura. Cuando el volumen es elevado, el proceso se convierte en un cuello de botella. Las discrepancias pasan desapercibidas cuando los revisores trabajan con prisas o no están familiarizados con el historial del proyecto.

Cuando la factura pasa al estado de verificación en su flujo de trabajo, el agente revisa tanto la factura como el subcontrato. El contrato de subcontratación se recupera de los documentos relacionados del subcontratista en el repositorio, no mediante una consulta de búsqueda que puede o no encontrar la versión correcta, sino a través de una relación explícita que siempre está presente. El agente registra sus conclusiones: qué partidas están confirmadas, cuáles no y cuál es la discrepancia. A continuación, envía la factura directamente a un responsable de aprobación.

Lo que cambia es lo que recibe la persona encargada de la aprobación: un conjunto estructurado de conclusiones ya recopiladas, que abarca lo facturado, lo que permite el contrato y la siguiente acción recomendada. La persona encargada de la aprobación aplica su criterio sobre lo que el agente ha puesto de manifiesto. No tiene que buscar el contrato ni leer ambos documentos desde cero. Cada factura se somete a la misma comprobación, en el mismo tiempo, independientemente de la carga de trabajo del revisor o de su familiaridad con el proyecto.

Puntuación de riesgo de los proveedores

La mayoría de las organizaciones revisan a sus proveedores de forma periódica, pero, en la práctica, esas revisiones son irregulares. Los registros de calidad, el estado de los contratos, la caducidad de las certificaciones, las no conformidades pendientes: las señales están presentes en todo el sistema, pero recopilarlas lleva tiempo, y las revisiones se omiten cuando la carga de trabajo es elevada. Un proveedor con factores de riesgo acumulados puede parecer adecuado a un revisor que solo haya consultado una fuente.

Este caso de uso pone de manifiesto M-Files . Un usuario que utilizara una herramienta de chat tendría que recopilar manualmente los registros de no conformidad, comprobar el estado del contrato, consultar la fecha de caducidad de la certificación y, a continuación, pegar toda esa información en un mensaje, para cada proveedor y en cada ciclo de revisión. El agente obtiene toda esa información recopilada automáticamente, ya que la información ya existe como objetos conectados en el almacén. No hay que pegar ningún documento. Cada dato de entrada (categoría del proveedor, fecha de inicio de la relación, registros de incumplimientos, estado del contrato, fecha de caducidad de la certificación) procede de metadatos y relaciones entre objetos que se resuelven en tiempo de ejecución. El agente recorre esas relaciones, reconstruye el panorama completo y lo analiza.

La indicación de puntuación aplica criterios mínimos deterministas: una certificación caducada o una no conformidad pendiente siempre da lugar, como mínimo, a una calificación de riesgo «Medio». Una instrucción de escalado permite al agente evaluar el riesgo combinado cuando la combinación o el contexto de los hallazgos justifica un nivel superior. El agente registra un nivel de riesgo, una breve explicación de su razonamiento y una fecha de revisión posterior calculada a partir del calendario definido en la indicación. Los proveedores calificados como «Alto» pasan a un estado de revisión humana; todos los demás vuelven automáticamente al estado «Activo» y se les programa su próxima evaluación. Todos los proveedores del sistema reciben una evaluación completa en cada ciclo, no solo aquellos que alguien ha tenido tiempo de revisar.

Control de entrada: verificación de mediciones

Cuando un proveedor entrega un lote de productos, adjunta una hoja de inspección en la que se recogen los valores medidos correspondientes a dicha entrega. Antes de que el lote pueda ser aceptado, es necesario localizar cada medición, compararla con la tolerancia permitida y señalar cualquier desviación o valor que falte. Se trata de una tarea muy minuciosa y repetitiva, y los errores por fatiga son precisamente el tipo de errores que permiten que pase un lote no conforme.

Cuando se realiza de forma manual, el revisor lee la hoja de inspección, localiza las especificaciones del producto y comprueba una a una todas las medidas. Cuando el volumen de inspección es elevado, o cuando una misma persona revisa muchas hojas similares de forma consecutiva, el proceso se convierte tanto en un cuello de botella como en un riesgo.

Cuando la hoja de inspección pasa al estado «Análisis» en su flujo de trabajo, el agente la lee junto con el documento de diseño del producto, al que accede a través de la cadena de relaciones entre objetos del repositorio. Un revisor que utilice una herramienta de IA genérica tendría que buscar la especificación adecuada, determinar qué medidas se aplican a este tipo de producto e introducir toda esa información en una solicitud. En este caso, el repositorio ya lo sabe: el producto está vinculado a su documento de diseño, y los metadatos del producto definen qué medidas son necesarias para la inspección de entrada. El agente comprueba que esas medidas concretas figuren en la hoja de inspección y que se encuentren dentro de las tolerancias definidas en la especificación. Añadir un nuevo producto implica crear un documento de diseño y establecer las medidas requeridas en el registro del producto. La configuración del agente en sí misma nunca tiene que modificarse.

El agente genera una lista de validación estructurada: cada medida obligatoria, su rango permitido según el documento de diseño y si se encuentra dentro de la tolerancia, fuera de ella o no figura en la hoja de inspección. En función de sus resultados, controla directamente la transición del flujo de trabajo. Las hojas en las que todas las medidas obligatorias están presentes y dentro de la tolerancia se aceptan automáticamente; cualquier desviación o valor que falte deriva la hoja a un revisor humano para su resolución. Sin colas, sin decisiones manuales de derivación.

IA regulada, explicable por diseño

Cada acción del agente se ejecuta dentro de los límites establecidos por el administrador. Los permisos dependen del estado: el agente solo ve lo que la indicación le permite ver y solo modifica lo que se le ha permitido modificar. Los marcadores de posición de salida de la indicación definen el conjunto completo de propiedades que el agente puede modificar. No se puede modificar ninguna propiedad que no figure en esa lista, independientemente de lo que pueda sugerir el razonamiento del agente.

Lo que hace que esto sea algo más que una medida de seguridad en la configuración es lo que ocurre después de que el agente actúe. Cada valor que establece el agente se marca en la ficha de metadatos con un indicador de IA. Al hacer clic en él, se abre el razonamiento del agente, es decir, la explicación de por qué se eligió ese valor, basada en el contenido de origen que el agente ha leído. Un gestor de contratos puede ver exactamente por qué se ha marcado una partida de una factura. Un ingeniero de calidad puede verificar con qué ha comparado el agente una medición. Un responsable de compras puede leer los fundamentos completos de la calificación de riesgo de un proveedor antes de tomar una decisión al respecto.

Ese razonamiento sigue estando disponible en el historial de versiones, incluso después de que un usuario haya modificado o anulado el valor. El registro de decisiones es un artefacto de primer orden: el razonamiento original de la IA y su justificación siguen formando parte del registro, no solo el resultado.

Para las organizaciones que operan en entornos regulados, esto reviste una importancia especial. La Ley de IA de la UE exige que los sistemas de IA utilizados en la toma de decisiones profesionales sean transparentes, explicables y auditables. La arquitectura de razonamiento persistente M-Files responde directamente a esos requisitos: cada valor de metadatos generado por IA cuenta con una explicación trazable, vinculada al contenido de origen, almacenada junto con el objeto y accesible para cualquiera que necesite consultarla. El registro de auditoría no es un informe independiente, sino que forma parte del propio documento.

A medida que la precisión del agente se va poniendo de manifiesto con el tiempo, los flujos de trabajo pueden ir evolucionando. Una fase de revisión humana que tenía sentido al principio puede llegar a ser innecesaria una vez que las recomendaciones del agente hayan demostrado ser fiables, y el resultado estructurado que genera el agente facilita esa transición cuando la organización esté preparada para ello.

El trabajo que antes tenía que esperar a que alguien se ocupara de él es ahora el que se realiza en primer lugar, con un registro completo de cómo y por qué.

Qué significa esto para tu organización

Todas las facturas se someten al mismo proceso de verificación. A cada proveedor se le realiza una evaluación completa de riesgos en cada ciclo. Todas las hojas de inspección se comparan con las especificaciones antes de que un humano las revise. El trabajo se adapta sin necesidad de ampliar el equipo, y cada decisión que toma el agente es explicable, trazable y auditable a partir del propio registro del documento.

Ya disponible en versión beta
M-Files Agents está disponible en versión beta a partir de la actualización del 24 de junio de 2026. La Guía del administradorM-Files Agents te guía desde la instalación hasta la configuración de tu primer agente.