Por: Ville Somppi, vicepresidente de Soluciones de Servicios Profesionales de M-Files

Según una nueva encuesta global sobre TI* realizada por M-Files, casi el 70 % de las empresas de servicios profesionales actuales utilizan sistemas de gestión de documentos y contenidos. Estos sistemas facilitan la búsqueda, la gestión y el uso de los documentos, lo que aumenta la productividad y reduce las frustraciones.

Sin embargo, a menudo las empresas de servicios profesionales se acomodan demasiado con la solución predeterminada de Microsoft, SharePoint, y se olvidan de plantearse la siguiente pregunta: ¿Es SharePoint realmente la opción más adecuada para nuestras necesidades?

Retos de la gestión de la información con SharePoint

La mayoría de las organizaciones utilizan la suite Microsoft 365, simplemente porque, al adquirir las aplicaciones básicas de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, el resto de aplicaciones se incluyen en la misma suscripción. Y, en general, las soluciones de Microsoft son excelentes: las herramientas son fáciles de usar desde el primer momento y no requieren mucha configuración ni formación.

Sin embargo, a medida que estas herramientas de productividad siguen mejorando y se hacen aún más fáciles de usar, el reto de gestionar eficazmente el resultado resultante se agudiza. Los riesgos de dispersión de documentos, información aislada y lagunas en el cumplimiento de la normativa aumentan a medida que cualquier miembro de la organización puede crear, duplicar y compartir contenidos con rapidez.

Capacidad de cumplimiento limitada

Si a esto le sumamos una gran empresa de servicios profesionales con necesidades más exigentes, es ahí cuando empiezan los verdaderos problemas. Por ejemplo, las empresas de servicios profesionales suelen operar en sectores regulados con normas estrictas en materia de confidencialidad y conservación de datos. Aunque Microsoft pueda ofrecer funciones en sus suscripciones premium que satisfagan algunos de estos requisitos, son muy pocas las empresas que saben cómo implementar esas funciones. Y si alguien invierte en la gestión de registros, por ejemplo, quiere contar con una herramienta diseñada específicamente para ello.

Ventajas de un sistema de gestión documental (SGD) específico

El otro gran reto que plantea el uso de las aplicaciones de Microsoft para la gestión de la información radica en que Microsoft no se centra en la organización de los datos. La información de Microsoft 365 tiende a dispersarse con facilidad entre las cuentas personales de OneDrive, Teams y las carpetas. Al crear nuevos documentos y guardarlos en Microsoft 365, no es fácil saber dónde debe ir cada dato. Y, dado que normalmente no se impone dónde almacenar la información, esta a menudo se pierde, lo que da lugar a duplicidades y a una pesadilla en el control de versiones. Si a esto le sumamos las unidades de red heredadas y otras aplicaciones empresariales como CRM, el resultado es un caos informativo total.

Organización y búsqueda mejoradas

¿Cuál es la moraleja? El hecho de que SharePoint sea gratuito al adquirir Microsoft 365 no significa que sea la mejor solución para la gestión de documentos. Es probable que SharePoint no pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu empresa sin realizar una importante inversión en desarrolladores para modificarlo o añadirle complementos, lo que supone una solución insostenible que acaba generando insatisfacción.

De hecho, los resultados de la Encuesta Global de TI M-Files revelaron que solo el 35,6 % de los trabajadores del sector de los servicios profesionales se mostraban muy satisfechos con su solución de gestión de documentos y contenidos.

Cumplimiento y seguridad mejorados

Las soluciones especializadas en la gestión de la información, como M-Files, están diseñadas específicamente para potenciar el trabajo de los profesionales del conocimiento, aumentar la coherencia, reducir los errores y mejorar la experiencia del personal.

M-Files clasificar la información de forma fluida y etiquetarla fácilmente para facilitar su localización, al tiempo que garantiza el cumplimiento de las normas empresariales y las políticas de seguridad. Aprovecha los metadatos para optimizar la organización, la búsqueda y el intercambio de documentos, aprendiendo automáticamente y ayudando a etiquetarlos, lo que permite a los empleados centrarse en su trabajo real.

Integración perfecta con Microsoft 365

¿Lo mejor de todo? M-Files a la perfección en la suite de Microsoft 365, lo que ofrece una forma más eficiente de almacenar información en distintos repositorios. Nuestros clientes protegen sus procesos de información y garantizan el cumplimiento normativo sin renunciar a las ventajas de productividad que les aporta su inversión en Microsoft 365.

M-Files: tu socio ideal para la gestión de la información

El 33 % de las empresas de servicios profesionales encuestadas en la Encuesta Global de TI M-Files indicaron que sus organizaciones dependen de la integración entre sistemas. Esto reafirma la necesidad de contar con plataformas de gestión documental que se integren fácilmente con las principales plataformas de entorno de trabajo digital actuales, permitiendo a los trabajadores realizar sus tareas diarias utilizando sus aplicaciones preferidas.

Aumente la eficiencia y el cumplimiento normativo con M-Files

Empresas de servicios profesionales que utilizan M-Files con la suite de Microsoft 365:

• Resolver el problema de la información aislada y el control de versiones
• Automatice los procesos que capturan todo el ciclo de vida del documento -teniendo en cuenta la evolución de los grupos de interés- sin duplicar el contenido.
• Mantener una estructura de gestión de la información que sirva a toda la organización y pueda evolucionar con las demandas cambiantes.
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos de indexación, formación, conservación y otros requisitos de gestión de archivos.
• Proteger la información con derechos de acceso dinámicos a nivel de documento que permitan un acceso temporal auditable sin copiar el contenido.
• Evitar la duplicación y la "gestión de contenidos en la sombra" mediante herramientas de colaboración
• Integrarse con aplicaciones de negocio ajenas al ecosistema de Microsoft para conectar y enriquecer los documentos con sus equivalentes en las bases de datos (por ejemplo, la documentación de obra terminada con las etiquetas ERP pertinentes)

¿Está preparado para agilizar la gestión de documentos y garantizar el cumplimiento? Programe una demostración gratuita o inicie una prueba gratuita hoy mismo.

*La Encuesta M-Files de TI M-Files de 2022 se realizó entre encuestados de América del Norte, Europa Occidental y Asia-Pacífico en sectores como la investigación y la consultoría científica y técnica; los servicios financieros, los servicios de inversión y la gestión patrimonial; la consultoría de gestión y la contabilidad.