Cómo agilizar el proceso de creación de contratos

Quienes se encargan de redactar contratos reconocen la frustración que supone perder tiempo para obtener toda la información necesaria antes de redactar un contrato. Tanto los bufetes de abogados como los abogados internos tienen clientes que necesitan contratos: clientes del bufete o empresas que confían en el departamento jurídico de la empresa para sus necesidades de contratación.

Obtención de información de los clientes

Lo más probable es que, si se encuentra en esta situación, esté utilizando un formulario de Word que envía con la esperanza de que el cliente le facilite todo lo que necesita. No sólo hay que rellenarlo todo, sino que todo lo que el cliente haya añadido debe ser correcto. Si tienes que volver a ellos para obtener más información o corregirla, todo el mundo pierde más tiempo (y dinero) que podría haberse empleado en otro trabajo jurídico.
Es justo decir que este enfoque de la recopilación de información es ineficaz. Incluso si obtienes todo lo que necesitas del cliente cuando solicitas la información, habrá que teclear dos veces la información recibida en el contrato que estás creando.

CómoMent ayudarte M-Files Ment

Afortunadamente, la forma de recopilar información mediante «documentos de Word» está quedando obsoleta. Existe una forma mejor de hacerlo: una forma que permite al cliente introducir información en un formulario electrónico que, a continuación, se incorpora automáticamente al borrador del contrato. En otras palabras, puedes generar documentos directamente a partir de los datos introducidos por el cliente, sin perder en ningún momento el control total sobre la versión que finalmente se envía, gracias a la función LinkMent M-Files Ment, dirigida al cliente.

Racionalizar el proceso

Cuando envíe enlaces a sus clientes, el proceso puede parecerse más a esto:

1. El abogado necesita redactar un contrato y requiere información del cliente.
2. El abogado abre M-Files Ment crea un enlace al cuestionario destinado al cliente; este puede ser un subconjunto de todas las preguntas que hay que formular para redactar el contrato, es decir, solo aquellas que el cliente debe responder.
3. El abogado envía el enlace por correo electrónico al cliente.
4. El cliente abre el enlace y rellena las preguntas en un formulario electrónico optimizado para dispositivos móviles, y lo envía de vuelta al abogado.
5. El abogado recibe una notificación de que el cliente ha rellenado las respuestas y puede entonces revisar las respuestas del cliente y añadir cualquier otra información al cuestionario según sea necesario.
6. El abogado envía el cuestionario y elabora el primer borrador del contrato. ¡Así de sencillo!

Principales ventajas

Link ofrece las siguientes ventajas:

1. El cliente rellena la información solicitada de forma electrónica directamente en elMent M-Files Ment , lo que permite al abogado revisar sus respuestas e incorporar lo necesario para redactar el contrato con facilidad y sin tener que introducir los datos dos veces.
2. Los campos del cuestionario enviado al cliente pueden limitarse únicamente a los datos que se desee que rellene y también pueden incluir instrucciones, lo que se traduce en menos tiempo dedicado a pedir a los clientes que modifiquen o añadan información.
3. Se reduce el tiempo de redacción del contrato: una vez que el cliente ha rellenado el cuestionario, el abogado debería tener todo lo necesario para crear un primer borrador del contrato, lo que agiliza el proceso en su conjunto.
4. Esta última ventaja no debe subestimarse. Póngase en el lugar de su cliente: ¿va a querer descargar un archivo adjunto, renombrarlo, rellenarlo, guardarlo y reenviarlo en los tiempos que corren? Probablemente no. Enviar a los clientes un enlace que les permita rellenar fácilmente el cuestionario y enviarlo es mucho más sencillo. Les facilitará la vida y se lo agradecerán.

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