Cómo incorporar con seguridad la IA a su pila tecnológica
Tres formas de utilizar Aino M-Files Aino la contabilidad
Las empresas de contabilidad se enfrentan a nuevos retos en materia de seguridad de los datos debido a plataformas como ChatGPT, Google Gemini y Microsoft Copilot. Algunos profesionales del conocimiento están compartiendo datos de clientes con plataformas públicas de IA generativa, a pesar de las instrucciones de la empresa. Utilizan estas plataformas para una amplia variedad de tareas, como la investigación contable, la revisión de documentos de trabajo, la comunicación con los clientes y otras muchas.
Las empresas necesitan identificar cómo incorporar la IA a su pila tecnológica de forma segura. El mejor camino a seguir es proporcionar a su personal recursos aprobados por la empresa.
En este blog, veremos cómo los contables pueden utilizar Aino su trabajo diario con ejemplos extraídos directamente del sistema.
Gane tiempo con la contabilidad basada en IA
Como alguien que ha trabajado anteriormente en la contabilidad pública, estoy familiarizado con los malabares con cientos de documentos a través de múltiples clientes y plazos de todo dentro de un par de meses. Revisar estos documentos para familiarizarme con el enfoque único del cliente y entender si esto es siquiera lo que pedí era algo habitual. Siempre buscábamos una forma mejor.
Gracias a la tecnología de inteligencia artificial (IA) M-Files , Aino el trabajo intelectual a un nuevo nivel al poner la base de datos de tu empresa al alcance de tu mano. M-Files Aino organiza la información, comprende el contexto de los documentos y permite a los usuarios interactuar fácilmente con su contenido. Aino tiempo a los usuarios al automatizar tareas administrativas necesarias, como la síntesis de contenidos, la búsqueda de datos contables, la introducción de datos y mucho más!
El modelo de lenguaje natural Aino facilita a los usuarios la interacción con su contenido y con la plataforma.
La ventaja del procesamiento del lenguaje natural (PLN)
Las técnicas de PNL permiten a los ordenadores entender el lenguaje humano. Salvan la distancia entre lo que los humanos hablan y escriben y lo que los ordenadores pueden procesar. Según Gartner, "la PNL proporciona formas intuitivas de comunicación entre los seres humanos y los sistemas. La PNL incluye técnicas lingüísticas computacionales (simbólicas y subsimbólicas) destinadas a reconocer, analizar, interpretar, etiquetar automáticamente, traducir y generar (o resumir) lenguajes naturales"*.
M-Files Aino un ejemplo de cómo los usuarios pueden interactuar con la tecnología de procesamiento del lenguaje natural (NLP). Aino capaz de traducir y generar textos a partir de información procedente de socios y dirigida al personal. Además, Aino etiquetar documentos con metadatos generados por Aino.
Aino tiempo
Según el Informe Anual del Índice de Tendencias Laborales, el 70% de las personas delegaría trabajo en la IA para reducir su carga de trabajo. Los líderes empresariales tienen el doble de probabilidades de afirmar que la IA aportará valor al aumentar la productividad frente a la reducción de personal.
En la siguiente sección, nos centraremos en los siguientes tipos de documentos en los que los contables trabajan con frecuencia o que reciben de los clientes:
- Cartas de compromiso/Contratos
- Arrendamientos
- Asistencia al cliente
Confirmación de integridad
En lo que respecta a las cartas de encargo y los contratos, en primer lugar, los contables comprobarán si han sido debidamente firmados por las personas autorizadas. En segundo lugar, se asegurarán de que el plazo y los honorarios de los servicios incluidos estén correctamente indicados. Aino identificar rápidamente quién firmó el documento y cuándo. También puede calcular el coste total del encargo.
En el siguiente ejemplo, le enviamos tres preguntas Aino . Las respuestas que nos da nos ahorrarán tiempo a la hora de revisar cada página manualmente.
Pregunta: ¿Quién es el firmante de este documento?
Aino: Kyle Gillette
Pregunta: ¿Cuándo se ejecutó esta carta de compromiso?
Aino: 1 de abril de 2024
Pregunta: ¿Cuánto cuestan los servicios?
Aino: 50 000 dólares
Para confirmar esta interpretación, los usuarios pueden revisar el documento, ya sea a través de la pestaña «Vista previa» o abriendo el documento. Los usuarios pueden comprobar que las Aino coinciden con el contenido del documento. Una vez que saben lo que están buscando, pueden hacerlo rápidamente.
Resumir contenidos
Los clientes suelen proporcionar contratos de arrendamiento de decenas de páginas. También pueden estar en un idioma diferente según la ubicación del artículo o activo arrendado. Esto aumenta el tiempo que el contable debe dedicar a revisar el documento para encontrar la información que necesita para respaldar sus conclusiones.
Con M-Files Aino, puedes solicitar un resumen del documento en tu idioma. Esto permitirá a los contables comprobar si disponen de la documentación correcta que se ajusta a su solicitud. Además, pueden preguntar Aino el coste del alquiler, los aumentos del alquiler, el arrendador y el arrendatario, y mucho más. Una vez que el contable tenga claro lo que busca, podrá abrir fácilmente el documento y confirmar Aino la información correcta.
En el siguiente ejemplo, le hacemos Aino de una pregunta a la vez. Aino a cada pregunta como corresponde.
Pregunta: ¿Quiénes son el arrendador y el arrendatario en este contrato de arrendamiento?
Aino: Arrendador: Real Estate Inc. Arrendatario: Acme
Pregunta: ¿Cuánto cuesta un año de alquiler?
Aino: Coste del alquiler el primer año: 60 000,00 $
Pregunta: ¿Cuánto aumenta anualmente el alquiler entre el año 1 y el año 2?
Aino: Aumento anual del alquiler entre el primer y el segundo año: 10 000,00 $
Pregunta: ¿Hay otras escaladas de alquiler en este contrato?
Aino: Hay otras escaladas de alquiler en este contrato, con el alquiler aumentando en 10.000,00 dólares anuales.
Gestión de la asistencia prestada por el cliente
Los clientes proporcionan conjuntos de datos en diversos formatos, como Microsoft Excel y PDF. Para ahorrar tiempo a los contables a la hora de dar formato a estos documentos, pueden plantear Aino preguntas Aino sobre los anexos o listados de los clientes. En el ejemplo siguiente, le pedimos Aino calcule el total de gastos de varias transacciones.
Pregunta: ¿Cuáles son los gastos totales de publicidad?
Aino: 125 000 dólares
Pregunta: ¿Qué periodo cubre este horario?
Aino: Para el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2023.
Después de revisar el calendario de gastos, podemos ver que $125.000 de los $228.000 del total de gastos de marketing se atribuyeron a gastos de publicidad para el periodo finalizado el 31/12/23.
PREGUNTAS FRECUENTES
P: Nuestra empresa gestiona una gran cantidad de información confidencial. ¿CómoAino M-Files Aino la seguridad y la confidencialidad de la información de mis clientes?
R: Aino las medidas de seguridad y los derechos de acceso ya establecidos en su M-Files . Los usuarios solo podrán consultar o solicitar documentos a los que tengan acceso. A diferencia de las plataformas públicas de IA generativa, la información y las consultas almacenadas en M-Files dentro del entorno de seguridad de la empresa, lo que reduce en general el riesgo de violaciones de seguridad.
P: M-Files Aino el procesamiento del lenguaje natural (NLP). ¿Hay que pasar por un proceso de aprendizaje para utilizar esta tecnología de forma eficaz?
M-Files Aino seAino utilizar de inmediato, ya que M-Files utiliza metadatos y tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para comprender el contenido del documento. La base de datos a partir de la cual Aino o proporciona información ya existe en su almacén. Gracias a la capacidad M-Files para mantener una única fuente de verdad y organizar los documentos en función de su contenido y no de su ubicación, Aino ponerse a trabajar de forma fácil y rápida para ayudar a sus usuarios.
*Fuente: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6
BIO:
Courtney Kunzig, CPA Gerente de Soluciones Sectoriales, Contabilidad M-Files
Courtney Kunzig, una contable con amplia trayectoria y experiencia en diversos puestos y sectores, ocupa actualmente el cargo de directora de Soluciones Sectoriales para Contabilidad en M-Files. Su especialidad radica en aprovechar la tecnología para mejorar la experiencia de los empleados, agilizar los procesos manuales y optimizar la gestión del tiempo en el ámbito de la contabilidad.
Liderazgo intelectual y comparecencias
Artículos publicados:
- "Preguntas y respuestas sobre la automatización en la contabilidad"
- Kunzig explora el papel fundamental de la inteligencia artificial y la automatización para las empresas de contabilidad. El artículo profundiza en las aplicaciones prácticas y las estrategias para reducir las tareas manuales y emprender una transformación digital.
- "Subsanar las carencias de competencias contables mediante la retención y la automatización"
- Kunzig habla de estrategias innovadoras para hacer frente a las carencias de personal cualificado en el sector de la contabilidad. Destaca la importancia de la retención y la automatización para cultivar el talento y mantener la competitividad.
- Kunzig arroja luz sobre el papel fundamental de la inteligencia artificial para reforzar la ciberseguridad en las empresas de contabilidad. Su artículo explora aplicaciones prácticas y medidas proactivas para salvaguardar datos sensibles.
El liderazgo de pensamiento y las contribuciones de Courtney Kunzig ponen de manifiesto su compromiso con el avance del campo de la contabilidad a través de soluciones impulsadas por la tecnología. Su experiencia resuena entre los profesionales que buscan optimizar los flujos de trabajo, garantizar el cumplimiento y mejorar la experiencia del cliente.
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