Tres maneras de utilizar M-Files' Aino para la contabilidad

Las empresas de contabilidad se enfrentan a nuevos retos en materia de seguridad de datos con plataformas como ChatGPT, Google Gemini y Microsoft Copilot . Algunos trabajadores del conocimiento están compartiendo datos de clientes con plataformas GenAI públicas a pesar de las instrucciones de la empresa. Utilizan estas plataformas para una amplia gama de tareas, como la investigación contable, la revisión de documentos de trabajo, las comunicaciones con los clientes, etc.

Las empresas necesitan identificar cómo incorporar la IA a su pila tecnológica de forma segura. El mejor camino a seguir es proporcionar a su personal recursos aprobados por la empresa.

En este blog, exploraremos cómo los contables pueden utilizar Aino en su trabajo diario con ejemplos extraídos directamente del sistema.

Gane tiempo con la contabilidad basada en IA

Como alguien que ha trabajado anteriormente en la contabilidad pública, estoy familiarizado con los malabares con cientos de documentos a través de múltiples clientes y plazos de todo dentro de un par de meses. Revisar estos documentos para familiarizarme con el enfoque único del cliente y entender si esto es siquiera lo que pedí era algo habitual. Siempre buscábamos una forma mejor.

Gracias a la tecnología de inteligencia artificial generativa (IA) de M-Files , Aino lleva el trabajo del conocimiento al siguiente nivel poniendo la base de información de su empresa al alcance de su mano. M-Files Aino Organiza la información, comprende el contexto de los documentos y permite a los usuarios interactuar con su contenido fácilmente. Aino ahorra tiempo a los usuarios mediante la automatización de tareas administrativas necesarias, como el resumen de contenidos, la investigación contable, la introducción de datos y mucho más.

Ainofacilita a los usuarios la interacción con sus contenidos y la plataforma.

La ventaja del procesamiento del lenguaje natural (PLN)

Las técnicas de PNL permiten a los ordenadores entender el lenguaje humano. Salvan la distancia entre lo que los humanos hablan y escriben y lo que los ordenadores pueden procesar. Según Gartner, "la PNL proporciona formas intuitivas de comunicación entre los seres humanos y los sistemas. La PNL incluye técnicas lingüísticas computacionales (simbólicas y subsimbólicas) destinadas a reconocer, analizar, interpretar, etiquetar automáticamente, traducir y generar (o resumir) lenguajes naturales"*.

M-Files Aino es un ejemplo de cómo los usuarios humanos pueden interactuar con la tecnología PLN. Aino tiene capacidad para traducir y generar texto basado en de socios a personal. Además, Aino puede etiquetar documentos con metadatos generados por Aino.

Aino Ahorra tiempo

Según el Informe Anual del Índice de Tendencias Laborales, el 70% de las personas delegaría trabajo en la IA para reducir su carga de trabajo. Los líderes empresariales tienen el doble de probabilidades de afirmar que la IA aportará valor al aumentar la productividad frente a la reducción de personal.

En la siguiente sección, nos centraremos en los siguientes tipos de documentos en los que los contables trabajan con frecuencia o que reciben de los clientes:

• Cartas de compromiso/Contratos
• Arrendamientos
• Asistencia al cliente

Confirmación de integridad

Cuando se trata de cartas de encargo y contratos, en primer lugar los contables identificarán si está plenamente ejecutado por los firmantes autorizados. En segundo lugar, se asegurarán de que el periodo de tiempo y los honorarios por los servicios cubiertos se indican correctamente. Aino puede identificar rápidamente quién firmó el documento y cuándo. También puede identificar el coste total del encargo.

En el siguiente ejemplo, consultamos Aino con tres preguntas. Las respuestas proporcionadas nos ahorrarán tiempo revisando cada página manualmente.

Pregunta: ¿Quién es el firmante de este documento?

Aino: Kyle Gillette

Pregunta: ¿Cuándo se ejecutó esta carta de compromiso?

Aino: 04/01/24

Pregunta: ¿Cuánto cuestan los servicios?

Aino: $50, 000

Para confirmar este entendimiento, los usuarios pueden revisar el documento a través de la pestaña "vista previa" o abriendo el documento. Los usuarios pueden verificar que las respuestas de Aino coinciden con el contenido del documento. Una vez que saben lo que buscan, pueden hacerlo rápidamente.

Resumir contenidos

Los clientes suelen proporcionar contratos de arrendamiento de decenas de páginas. También pueden estar en un idioma diferente según la ubicación del artículo o activo arrendado. Esto aumenta el tiempo que el contable debe dedicar a revisar el documento para encontrar la información que necesita para respaldar sus conclusiones.

Con M-Files Aino , puede solicitar un resumen del documento en su idioma. Esto permitirá a los contables saber si disponen de la documentación correcta que se ajusta a su solicitud. En segundo lugar, pueden preguntar a Aino sobre el coste del alquiler, las escaladas del alquiler, el arrendador y el arrendatario, y mucho más. Una vez que el contable entienda lo que busca, podrá abrir fácilmente el documento y confirmar que Aino ha proporcionado la información correcta.

En el siguiente ejemplo, hacemos a Aino más de una pregunta a la vez. Aino responde a cada pregunta en consecuencia.

Pregunta: ¿Quiénes son el arrendador y el arrendatario en este contrato de arrendamiento?

Aino: Arrendador: Real Estate Inc. Arrendatario: Acme

Pregunta: ¿Cuánto cuesta un año de alquiler?

Aino: Coste del alquiler en el primer año: 60.000 dólares.

Pregunta: ¿Cuánto aumenta anualmente el alquiler entre el año 1 y el año 2?

Aino: Aumento anual del alquiler entre el año 1 y el año 2: 10.000,00 $.

Pregunta: ¿Hay otras escaladas de alquiler en este contrato?

Aino: Hay otras escaladas de alquiler en este contrato, con el alquiler aumentando en 10.000,00 dólares anuales.

Gestión de la asistencia prestada por el cliente

Los clientes proporcionan conjuntos de datos en varios formatos, como Microsoft Excel y PDF. Para ahorrar tiempo a los contables formateando estos documentos, pueden hacer a Aino preguntas específicas sobre los horarios o listados del cliente. En el ejemplo siguiente, pedimos a Aino que calcule los gastos totales de varias transacciones.

Pregunta: ¿Cuáles son los gastos totales de publicidad?

Aino: $125,000

Pregunta: ¿Qué periodo cubre este horario?

Aino: Para el ejercicio finalizado el 31/12/23.

Después de revisar el calendario de gastos, podemos ver que $125.000 de los $228.000 del total de gastos de marketing se atribuyeron a gastos de publicidad para el periodo finalizado el 31/12/23.

PREGUNTAS FRECUENTES

P: Nuestra empresa gestiona mucha información sensible. Cómo garantiza M-Files Aino la seguridad y confidencialidad de la información de mis clientes?

R: Aino sigue los derechos de seguridad y acceso ya establecidos en su almacén de M-Files . Los usuarios sólo podrán consultar o solicitar documentos a los que tengan acceso. A diferencia de las plataformas GenAI públicas, la información y las consultas almacenadas en M-Files permanecen dentro del entorno de seguridad de la empresa, lo que reduce el riesgo de violación de la seguridad.

P: M-Files Aino utiliza el Procesamiento del Lenguaje Natural (PLN). Existe una curva de aprendizaje para utilizar esta tecnología de forma eficaz?

M-Files Aino puede utilizarse inmediatamente, ya que la plataforma M-Files utiliza metadatos y tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para comprender el contenido del documento. La base de datos a partir de la cual Aino resume o proporciona información ya existe en su almacén. Gracias a la capacidad de M-Files de mantener una única fuente de verdad y organizar los documentos en función de lo que son y no de dónde están almacenados, Aino puede ponerse a trabajar fácil y rápidamente para ayudar a sus usuarios.

*Fuente: https://www.gartner.com/en/topics/artificial-intelligence#q6

BIO:

Courtney Kunzig, CPA Directora de Soluciones Industriales, Contabilidad M-Files

Courtney Kunzig, experta contable con amplia experiencia en diversos puestos y sectores, es actualmente Directora de Soluciones Sectoriales para Contabilidad en M-Files. Su experiencia radica en aprovechar la tecnología para mejorar la experiencia de los empleados, agilizar los procesos manuales y optimizar la gestión del tiempo en el ámbito de la contabilidad.

Liderazgo intelectual y comparecencias

Artículos publicados:

• "Preguntas y respuestas sobre la automatización en la contabilidad"
  • Kunzig explora el papel fundamental de la inteligencia artificial y la automatización para las empresas de contabilidad. El artículo profundiza en las aplicaciones prácticas y las estrategias para reducir las tareas manuales y emprender una transformación digital.
• "Subsanar las carencias de competencias contables mediante la retención y la automatización"

• Kunzig habla de estrategias innovadoras para hacer frente a las carencias de personal cualificado en el sector de la contabilidad. Destaca la importancia de la retención y la automatización para cultivar el talento y mantener la competitividad.

• "El papel fundamental de la IA en la mejora de la ciberseguridad de los despachos de contabilidad"

• Kunzig arroja luz sobre el papel fundamental de la inteligencia artificial para reforzar la ciberseguridad en las empresas de contabilidad. Su artículo explora aplicaciones prácticas y medidas proactivas para salvaguardar datos sensibles.

El liderazgo de pensamiento y las contribuciones de Courtney Kunzig ponen de manifiesto su compromiso con el avance del campo de la contabilidad a través de soluciones impulsadas por la tecnología. Su experiencia resuena entre los profesionales que buscan optimizar los flujos de trabajo, garantizar el cumplimiento y mejorar la experiencia del cliente.