Tiempos de búsqueda de documentos: ¿Cuánto se tarda realmente en encontrar un archivo?

¿Cuánto se tarda realmente en encontrar un documento?

Rastreemos la cronología de las respuestas en los últimos veinte años...

2001

IDC informa de que los trabajadores que gestionan, crean o editan documentos para una empresa dedicaban hasta 2,5 horas al día a buscar lo que necesitaban.

2003

IDC publicó Moving Beyond Search: Advanced Data Gathering in the Enterprise, que incluye el comentario:

"Casi el 70% de los encuestados (trabajadores del conocimiento) en la encuesta sobre búsquedas de la Conferencia KMWorld de IDC indicaron que dedican cinco o más horas a la semana a realizar búsquedas de información en línea, y el 16% indicó que dedica 12 horas semanales o más a realizar búsquedas."

2011

IDC publica Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs:

"Las encuestas de IDC revelan que el tiempo dedicado a buscar información es de 8,8 horas semanales de media".

2012

Según McKinsey, los empleados dedican 1,8 horas al día a buscar y recopilar información.

La Encuesta a Trabajadores de la Información de IDC afirma que los trabajadores dedican 5 horas semanales a buscar documentos. (Ver gráfico).

2013

Gartner afirma que los profesionales dedican el 50% de su tiempo a buscar información y, de media, tardan 18 minutos en localizar cada documento.

Entonces, ¿qué sabemos?

Parece que en las últimas décadas ha disminuido el tiempo que se tarda en encontrar información. Eso se comprueba. En 2001, no teníamos ni de lejos la aptitud tecnológica que tenemos ahora. Merece la pena mencionar que las estadísticas anteriores no son ni mucho menos homogéneas en su metodología, algo que Martin White señala de forma muy conmovedora en su artículo de LinkedIn Pulse "Tiempo de búsqueda: cronología del mito e investigación reciente.

Pero aún así...

Por lo que recuerdo, solía dedicar bastante tiempo a buscar información antes de conocer M-Files. Da igual si eran dos horas y media al día o dieciocho minutos por documento, porque puedo asegurarles que era mucho más tiempo del necesario: tenía que estar cambiando entre las carpetas de mi portátil, Salesforce y otros sistemas para encontrar la versión correcta.

En aras de la argumentación, supongamos que se tardó menos de los 18 minutos que Gartner sugiere que se tarda en encontrar un documento. Supongamos menos de 15 minutos... menos de 12... menos de 10. Digamos que, por término medio, se tarda 8 minutos en encontrar un documento.

Puedo decirte enfática e inequívocamente...

Ahora solo tardo unos 15 segundos en encontrar cualquier dato que necesite con la ayuda de M-Files quizá 30 segundos como mucho si está un poco más abajo en los resultados de búsqueda.

Eso está muy lejos de 8 minutos o incluso 5 minutos. Imagina cuánto tiempo podrías recuperar para un trabajo más productivo si, literalmente, todos los documentos que necesitas -creados por ti o por otra persona, para este proyecto o aquel cliente- estuvieran disponibles en un solo lugar con un par de clics.

El poder de la búsqueda federada y los resultados similares a los de Google

Como ya hemos mencionado anteriormente, la búsqueda federada es una tecnología de búsqueda que permite explorar varias fuentes de información al mismo tiempo. Podría decirse que una de las características más atractivas M-Fileses que permite realizar una verdadera búsqueda federada.

Conectarse a todos los sistemas y rincones donde se esconde la información

M-Files son, en sí mismos, un repositorio en el que los usuarios pueden guardar archivos, documentos y otro tipo de información.

Pero M-Files se conecta a los sistemas existentes para presentar la información, independientemente de dónde se encuentre. Imagina un mundo en el que no importe si la información que necesitas está en tu CRM, SharePoint, ERP, carpetas de red o en cualquier otro lugar. Esto significa que puedes implementar M-Files alterar los sistemas existentes que prefieren determinadas unidades de negocio o departamentos. Puedes establecer una estrategia de gestión de la información global y escalable sin necesidad de una migración masiva de datos.

Una sola palabra clave es todo lo que necesita para encontrar información

Basta con teclear una palabra clave y encontrar lo que necesitas. Hablemos de eso.

Los metadatos. Son la base de toda la plataforma de gestión M-Files de la información M-Files . Son los que te permiten encontrar lo que necesitas con solo una palabra clave. Son los que separan de forma efectiva la información empresarial de la ubicación del archivo y ponen el énfasis donde debe estar: en el contenido del archivo.

Cuando se guarda un archivo, se pide a los usuarios que introduzcan información clave en la tarjeta de metadatos: fechas, personas, tipo de documento, palabras clave. La inteligencia artificial puede incluso ayudarte a hacerlo por ti.

El resultado es sencillo, pero profundo: los archivos son muy fáciles de encontrar.

Resultados similares a los de Google

Buscar información en Google es algo natural para nosotros. Tecleamos una palabra o frase y boom... página tras página de resultados. Los resultados se presentan por relevancia y pueden filtrarse fácilmente por fecha, sitio web y otros parámetros.

Ahora imagine que tiene la misma experiencia al buscar información empresarial: basta con introducir una palabra clave (y un filtro o dos, si lo desea) y el sistema le devuelve una ventana de búsqueda con los resultados más relevantes en la parte superior.

Esto es lo que ocurre en M-Files. Una vez más, independientemente de dónde esté almacenada tu información, M-Files todo tu ecosistema de información para ofrecerte los resultados de búsqueda más relevantes.

Entre tú y yo, M-Files un montón de funciones increíbles que convierten tu negocio en una máquina bien engrasada. Pero cuando mis amigos y familiares me preguntan a qué se dedica mi empresa, esto es lo que suelo decirles. Les explico el concepto de «búsqueda federada» y enseguida caen en la cuenta.

Es potente. Es sencillo. Es una experiencia que todo oficinista debería tener en su lugar de trabajo. No sé cómo conseguía ser productivo antes, cuando tardaba más de unos segundos en encontrar lo que necesitaba para hacer mi trabajo.